Οι αναφορές του ταμία είναι απαραίτητα στοιχεία για την οργάνωση των οικονομικών μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Πρέπει να ακολουθούν μια βασική φόρμουλα, αλλά εκτός αυτού του τύπου είναι ευέλικτα έγγραφα που μπορούν να αλλάξουν για να καλύψουν συγκεκριμένες ανάγκες.
Βασική φόρμουλα
Προσδιορίστε την ισορροπία εκκίνησης. Αυτό είναι το χρηματικό ποσό που είχε ο οργανισμός στην αρχή της περιόδου του ταμείου (συνήθως γίνεται κάθε τρίμηνο ή έτος). Η γενική μορφή είναι να τοποθετήσετε τη φράση "Staring Balance" σε μια αριστερή στήλη και στη συνέχεια τοποθετήστε το ποσό (για παράδειγμα, "3500.24") χωρίς ένα σημάδι δολαρίου στη δεξιά στήλη.
Προσδιορίστε τα έξοδα. Τι έχει ξοδέψει ο οργανισμός τα χρήματα κατά τη διάρκεια του θησαυροφυλακίου; Οργανώστε τις δαπάνες σε σαφείς και εύκολα κατανοητές κατηγορίες όπως "Προμήθειες" ή "Είσπραξη κεφαλαίων" και στη συνέχεια αναγράψτε λεπτομερώς κάθε μεμονωμένη δαπάνη κάτω από την κατηγορία.
Προσδιορίστε το iIncome. Η εταιρεία σας έκανε χρήματα; Αν ναι, τοποθετήστε την πηγή εσόδων (για παράδειγμα, "Bake Sale") σε μια αριστερή στήλη και στη συνέχεια τοποθετήστε τα ακριβή ποσά στα δεξιά (για παράδειγμα, "875.00").
Προσδιορίστε την τελική ισορροπία. Ο τύπος για αυτό είναι "Αρχικό Υπόλοιπο" μείον "Έξοδα" συν "Εισόδημα" ισούται με "Τέλος Υπόλοιπο". Το "Ending Balance" θα πρέπει να βρίσκεται σε αριστερή στήλη με το συνολικό ποσό στα δεξιά.
Πληκτρολογήστε την αναφορά. Η αναφορά θα πρέπει να γραφεί στο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Η "Αναφορά του Ταμία" πρέπει να είναι κεντραρισμένη στο πάνω μέρος της σελίδας, κάτω από το επιστολόχαρτο. Καταχωρίστε την περίοδο αναφοράς στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Οι "Αρχικές Ισορροπίες", "Έξοδα", "Εισόδημα" και "Τελικό Υπόλοιπο" θα πρέπει να εμφανίζονται με έντονα γράμματα στην αριστερή στήλη, με τα αντίστοιχα αριθμητικά στοιχεία να αναγράφονται κατωτέρω.
Υπογράψτε και προσθέστε συνημμένα. Το πλήρες όνομα και η θέση του ταμία θα πρέπει να τερματίσει την αναφορά. Ο ταμίας θα πρέπει να υπογράψει την αναφορά και να επισυνάψει αντίγραφα των δικαιολογητικών στην έκθεση, π.χ. τραπεζικές δηλώσεις, εκθέσεις συγκέντρωσης κεφαλαίων.
