Ο ταμίας μιας εταιρείας, μιας οργάνωσης ή άλλης ομάδας παρακολουθεί τον προϋπολογισμό και τις δαπάνες της ομάδας. Εάν έχετε τη δουλειά του ταμίας, είστε υπεύθυνος για τη σύνταξη και την παρουσίαση μιας έκθεσης στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου. Υπάρχουν ορισμένα στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτήν την αναφορά, συμπεριλαμβανομένης της μείωσης των δαπανών για τη χρονική περίοδο και των τρεχουσών συμμετοχών της ομάδας.
Προετοιμάστε μια γραπτή έκδοση της έκθεσης πριν από τη συνάντηση. Η έκθεση αυτή πρέπει να περιλαμβάνει τέσσερα στοιχεία: το υπόλοιπο στην αρχή της περιόδου, το εισόδημα της περιόδου, τα έξοδα της περιόδου και το υπόλοιπο στο τέλος της περιόδου. Εκτυπώστε ένα αντίγραφο για κάθε μέλος που θα συμμετάσχει συν μερικά επιπλέον και δώστε τα αντίγραφα πριν ξεκινήσετε την παρουσίασή σας.
Δηλώστε το υπόλοιπο όλων των λογαριασμών που ανήκε στην ομάδα ή την εταιρεία σας στην αρχή της περιόδου από την τελευταία σας συνάντηση. Αυτός ο αριθμός θα πρέπει να είναι ένα σύνολο δολαρίων όλων των λογαριασμών. Μην συμπεριλάβετε σεντ για να κάνετε τον αριθμό εύκολο να απεικονίσετε και να θυμηθείτε. Αυτό θα προσφέρει ένα καλό σημείο εκκίνησης για την υπόλοιπη έκθεση.
Δηλώστε το εισόδημα ή τα χρήματα που πήρατε για την περίοδο. Εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό όπου το εισόδημα είναι το ίδιο ή παρόμοιο κάθε μήνα, δεν χρειάζεται να πάτε σε βάθος γι 'αυτό. Αν έχετε μια μεγάλη πηγή εισοδήματος που δεν είναι τυπική, θα πρέπει να εξηγήσετε από πού προέρχονται αυτά τα χρήματα.
Εξηγήστε τα έξοδα που είχε η ομάδα σας για το χρονικό διάστημα. Όπως και τα εισερχόμενα κεφάλαια, τα εξερχόμενα κεφάλαια δεν χρειάζεται να εξηγηθούν σε βάθος, εάν επαναλάβουν τα έξοδα που γνωρίζει το διοικητικό συμβούλιο -για παράδειγμα λογαριασμοί κοινής ωφελείας ή μισθοί των εργαζομένων. Εάν υπάρχει μια μεγάλη δαπάνη που είναι ασυνήθιστη, να είστε βέβαιος να εξηγήσει ποια ήταν η δαπάνη και γιατί ήταν απαραίτητο.
Δηλώστε το υπόλοιπο όλων των λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων των μετρητών και των επενδύσεων, ως συμπέρασμα σας. Αυτό το ποσοστό είναι αυτό που τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα χρησιμοποιήσουν ως βάση για αποφάσεις σχετικά με τις δαπάνες κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Πριν τελειώσετε, ρωτήστε αν κάποιος χρειάζεται κάποια διευκρίνιση.
