Μια έκθεση που γράφει ο πρόεδρος μιας εταιρείας ή επικεφαλής ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού είναι μια αισιόδοξη ματιά στις οργανωτικές δραστηριότητες και πρωτοβουλίες. Συνήθως, ένας πρόεδρος θα γράψει μια αναφορά που δεν υπερβαίνει τις 1.000 λέξεις που απευθύνονται στους πελάτες, τους μετόχους, τα μέλη ή άλλους με ενδιαφέρον για την οργάνωση. Η επιστολή αυτή περιλαμβάνεται στην ετήσια έκθεση.
Ελέγξτε τις δραστηριότητες του παρελθόντος έτους για να συμπεριληφθεί στην έκθεση. Οι ιδέες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για την ένταξη περιλαμβάνουν παραδείγματα επιτυχιών και επιτευγμάτων, αναγνώριση των χορηγών βοήθειας, βασικές αλλαγές προσωπικού ή ανακοίνωση σχεδίων για μελλοντικές πρωτοβουλίες. Οργανώστε τις πληροφορίες σας ανά ομάδες και, στη συνέχεια, αποφασίστε πώς να παρουσιάσετε τις πληροφορίες έτσι ώστε να ρέουν φυσικά μεταξύ των θεμάτων.
Γράψτε το πρώτο σχέδιο. Ανάλογα με το στυλ σας, μπορείτε να ξεκινήσετε την αναφορά σας με μικρή ομιλία ή να πάτε δεξιά στην επιχείρηση του οργανισμού. Ξεκινήστε με ενημερώσεις σχετικά με πρόσφατες πρωτοβουλίες. Δώστε αρκετές λεπτομέρειες ώστε όλοι να καταλάβουν τι συνέβη, χρησιμοποιώντας σύντομες λέξεις, ώστε να μην χαθείτε σε περίπλοκες προτάσεις. Καθώς προχωράτε σε άλλα θέματα, αφιερώστε χρόνο για να συζητήσετε κάθε σημείο που θέλετε να καλύψετε με ένα συνοπτικό τρόπο. Να είστε ενημερωτικοί χωρίς να πάτε πολύ βαθιά στις λεπτομέρειες.
Επεξεργαστείτε την αναφορά σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλα τα θέματα που έχετε συγκεντρώσει στο στάδιο του σχεδιασμού. Στη συνέχεια, ελέγξτε ότι οι παράγραφοι σας ρέουν με μια λογική πρόοδο προς το τέλος. Ξεκινήστε μια νέα παράγραφο όταν αλλάζετε θέματα. Ελέγξτε τα γραμματικά λάθη. Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησής σας, δεν πρέπει να παραλείψετε να ευχαριστήσετε τους συμμετέχοντες ηγέτες. Ελέγξτε τα πάντα όλα. Τι γίνεται με τον τόνο της αναφοράς σας; Είναι ελαφρύ και αισιόδοξο; Θέλετε να προβάλλετε αισιοδοξία και δύναμη.
Ζητήστε από έναν αξιόπιστο συνάδελφο ή δύο να εξετάσει την αναφορά σας για σφάλματα και να προσφέρει εισροή. Γράψτε το τελικό σχέδιο, ενσωματώνοντας τις προτεινόμενες αλλαγές.
Συμβουλές
-
Δώστε στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε την επιστολή σας.
Προειδοποίηση
Πάρτε χρόνο με τη διαδικασία επεξεργασίας. Εδώ μπορείτε να κάνετε μεγάλες αλλαγές που επηρεάζουν την ποιότητα της αναφοράς σας.
