Μπορεί να γράψετε μια ανεπιθύμητη επιστολή έρευνας για διάφορους λόγους. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε μια επιστολή σε μια εταιρεία που ρωτάει για τις θέσεις εργασίας ή σε έναν συγγραφέα ενός ακαδημαϊκού άρθρου που ζητά περισσότερες πληροφορίες ή άδεια χρήσης τμημάτων στη δουλειά σας. Οι ανεπιθύμητες επιστολές διεκπεραίωσης δεν είναι απαραιτήτως ανεπιθύμητες, αλλά πρέπει να ακολουθήσετε τις γενικές διαδικασίες και τους κανόνες της εθιμοτυπίας για τη διεξαγωγή έρευνας, επειδή χρειάζεται χρόνος από την ημέρα του παραλήπτη για να απαντήσει.
Ορίστε τα περιθώρια σας σε 1 ίντσα και στις τέσσερις πλευρές. Αυτή είναι η τυπική μορφή για επιχειρηματικές επιστολές. Το να είσαι επαγγελματίας είναι σημαντικό επειδή δεν ζητήθηκε αυτή η επιστολή και θα πρέπει να κάνεις μια καλή πρώτη εντύπωση.
Ορίστε την απόσταση γραμμών σας σε 1.0, η οποία είναι μονής απόστασης. Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου έχουν ένα προκαθορισμένο εύρος γραμμής 1,15.
Αλλάξτε τη γραμματοσειρά σε Garamond, Times New Roman, Cambria ή παρόμοιο γραμματοσειρά τύπου serif. Οι γραμματοσειρές Serif έχουν "πόδια" ή ραβδώσεις στο πάνω και στο κάτω μέρος που βοηθούν στην καθοδήγηση του ματιού στην εκτυπωμένη σελίδα. Αυτές οι γραμματοσειρές σχεδιάζονται για να χρησιμοποιηθούν στην εκτύπωση και φαίνονται πιο επαγγελματίες σε μια επιστολή.
Πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας χωρίς το όνομά σας. Στη συνέχεια, παραλείψτε ένα κενό και πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Περάστε έναν άλλο χώρο και πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη, τον τίτλο εργασίας, το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνσή σας ή πληκτρολογήστε "Ανθρώπινο δυναμικό" εάν κάνετε μια αυτόκλητη ερώτηση για μια εργασία και δεν έχετε το όνομα ενός ατόμου επαφής.
Πληκτρολογήστε "Αγαπητέ (όνομα προσώπου):". Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, όπως στην περίπτωση του Διευθυντή Ανθρωπίνων Πόρων, πληκτρολογήστε "Αγαπητέ Επικεφαλής Ανθρώπινου Δυναμικού" ή "Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία:". Περάστε άλλη γραμμή.
Εισαγάγετε τον εαυτό σας και εξηγήστε τον λόγο που γράφετε. Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τις πληροφορίες που θέλετε. Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη να ανταποκριθεί καλύτερα στο αίτημά σας.
Γράψτε τις ερωτήσεις ή τα στοιχεία που χρειάζεστε σε μορφή λίστας για να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης δεν θα χάσει καμία από τις πληροφορίες.
Συμπεριλάβετε ένα αυτοκόλλητο, σφραγισμένο φάκελο εάν στέλνετε μια ερώτηση μέσω ταχυδρομείου. Αν ζητάτε τα στοιχεία να ταχυδρομηθούν, προσφέρετε να αποζημιώσετε τον παραλήπτη για τα ταχυδρομικά τέλη ή ζητήστε να αποσταλεί το πακέτο με αντικαταβολή (COD), οπότε καταβάλλετε την παραλαβή σας.
Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για το χρόνο και το πρόβλημα του. Προσφέρετε στον παραλήπτη ένα κίνητρο, κατά περίπτωση, όπως μια αναφορά στο άρθρο σας.
Πληκτρολογήστε "Ειλικρινά" και παρακάμπτονται τρεις διαστήματα γραμμής. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας. Εκτυπώστε το γράμμα και υπογράψτε το όνομα που πληκτρολογήσατε με μπλε ή μαύρο μελάνι.
Συμβουλές
-
Όποτε είναι δυνατόν, καλέστε το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή άλλο αρμόδιο τμήμα για να αποκτήσετε το όνομα του επικεφαλής τμήματος. Έχετε περισσότερες πιθανότητες να λάβετε μια απάντηση εάν το αναφέρετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο αντί για έναν τίτλο εργασίας.
