Τα δελτία αποστολής, που καλούνται επίσης συνοδευτικά γράμματα, συνοδεύουν φαξ και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να περιγράψουν τα περιεχόμενα των φαξ ή τα αρχεία που επισυνάπτονται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα δελτία αποστολής διασφαλίζουν επίσης ότι τα έγγραφα δίνονται στο σωστό πρόσωπο εάν αποστέλλονται σε κοινόχρηστο φαξ ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτά τα γράμματα είναι συνήθως σύντομα και παρέχουν μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες. Επειδή οι επιστολές μετάδοσης είναι μια μορφή επαγγελματικής αλληλογραφίας, πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένα πρότυπα για να γράψετε ένα σωστά.
Πληκτρολογήστε το όνομά σας ή το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και άλλα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας στο πάνω μέρος του εγγράφου, τοποθετώντας το στη δεξιά πλευρά της σελίδας. Εναλλακτικά, μπορείτε να γράψετε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας αντί.
Περάστε μια γραμμή και καταχωρίστε την ημερομηνία κάτω από τις πληροφορίες σας στη δεξιά πλευρά της σελίδας.
Πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη, τη διεύθυνση και, κατά περίπτωση, τον αριθμό λογαριασμού ή άλλες πληροφορίες ταυτοποίησης, στην αριστερή πλευρά της σελίδας, δύο γραμμές κάτω από την ημερομηνία.
Απευθυνθείτε στην επιστολή ειδικά στο άτομο που θα την λάβει. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, αρκεί να γράψετε "Αγαπητέ κύριε ή κυρία".
Καταγράψτε τον λόγο για τον οποίο γράφετε το γράμμα στην πρώτη πρόταση. Αναφέρετε εάν στέλνετε βιογραφικό σημείωμα, πρόταση επιχείρησης, αναφορά ή πληροφορίες σχετικά με ένα προϊόν ή μια υπηρεσία.
Δώστε πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο που στέλνετε στο δεύτερο εδάφιο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ημερομηνίες κατά τις οποίες ο αναγνώστης πρέπει να ενεργεί με βάση τις πληροφορίες που περιέχονται στο έγγραφο ή, εάν το έγγραφο έχει πολλές σελίδες, μια σύντομη επεξήγηση των σελίδων που περιλαμβάνονται. Μπορείτε επίσης να υπενθυμίσετε στον αναγνώστη κάθε συζήτηση ή αλληλογραφία που είχατε μαζί του σχετικά με το έγγραφο.
Ευχαριστούμε τον αναγνώστη για την ώρα της στην τελευταία παράγραφο και ζητήστε της να επικοινωνήσει μαζί σας εάν έχει ερωτήσεις.
Πληκτρολογήστε το όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας, όπως τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον αριθμό τηλεφώνου σας, στο κάτω μέρος της σελίδας. Χειρόγραφη την υπογραφή σας πάνω από το όνομά σας.
