Μπορείτε να προσφέρετε κακά νέα στους υπαλλήλους, τους πελάτες ή τη διοίκηση μέσω μιας ποικιλίας μεθόδων. Πολλοί άνθρωποι προτιμούν να έχουν αρνητικά μηνύματα που παρέχονται απλά και άμεσα. Άλλοι προτιμούν μια πιο λεπτές προσεγγίσεις, μαζεύοντας το μήνυμα στην λιγότερο προσβλητική γλώσσα. Είτε έτσι είτε αλλιώς, πρέπει να παραδώσετε νέα που είναι πιθανότατα ανεπιθύμητα και ανεπιθύμητα με σαφή και συνοπτικό τρόπο.
Διατηρήστε τη σχέση
Ακριβώς επειδή έχετε ανεπιθύμητες πληροφορίες για αναμετάδοση, δεν σημαίνει ότι πρέπει να βλάψετε τη σχέση με το μέρος που λαμβάνει. Είτε αφαιρείτε τους υπαλλήλους, απορρίπτοντας ένα αίτημα δωρεάς ή απορρίπτοντας την επιστροφή των ταξιδιών, λάβετε υπόψη ότι η κατάσταση ενδέχεται να αλλάξει στο μέλλον και η απόφασή σας μπορεί να αντιστραφεί. Προσθέστε ένα συμπλήρωμα στο σημείωμα, όπως λέγοντας στους υπαλλήλους πόσο έχετε αξιολογήσει τις συνεισφορές τους. Εξηγήστε στους fundraisers ότι προς το παρόν ο προϋπολογισμός σας δεν επιτρέπει ορισμένες δαπάνες. Η προσθήκη θα μαλακώσει το χτύπημα και θα διατηρήσει ανοικτές τις γραμμές επικοινωνίας για πιθανές μελλοντικές σχέσεις.
Μήνυμα πλαισίου με θετική γλώσσα
Οι λέξεις που επιλέγετε στο σημείωμα θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε μια θετική ανταπόκριση, παρόλο που στέλνετε ένα αρνητικό μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε περισσότερες πληροφορίες για να επεξεργαστείτε ένα νομισματικό αίτημα παρά να γράψετε ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες δεν είναι αποδεκτές. Ενημερώστε τους υπαλλήλους για το τι μπορούν να κάνουν αντί για το τι δεν μπορούν να κάνουν. Για παράδειγμα, γράψτε "παρακαλώ φορέστε τις επαγγελματικές ενδυμασίες τις Παρασκευές" αντί για "μην φορέστε τζιν στις περιστασιακές Παρασκευές". Στείλτε μια σημείωση στον πελάτη σας λέγοντας "μπορείτε να παραλάβετε τα εμπορεύματά σας τη Δευτέρα" και όχι " δεν θα είναι έτοιμη μέχρι την επόμενη Δευτέρα."
Αποτροπή νομικών συνεπειών
Τα εταιρικά μνημόνια συχνά φτάνουν έξω από τα επιχειρηματικά τείχη σας και στα χέρια των μέσων ενημέρωσης ή άλλων κομμάτων. Αποφύγετε τη χρήση οποιασδήποτε γλώσσας που υπονοεί τις παράνομες ή διακριτικές πρακτικές. Για παράδειγμα, αντί να γράψουμε "ο λογιστής μας εγκαταλείπει την εταιρεία επειδή έκανε εκτεταμένα σφάλματα στις αναφορές του έτους, γράψτε" μετά από πολλά χρόνια αναγνωρισμένης υπηρεσίας, ο λογιστής μας προχωρά σε άλλες ευκαιρίες. "Η σαφήνεια συμβάλλει στην αποτροπή ανεπιθύμητων φημών από που θα μπορούσε να βλάψει τη φήμη της εταιρείας σας. Ένα ασαφές αρνητικό μήνυμα είναι "εξαιτίας παραπτωμάτων, ορισμένα μέλη του χρηματοοικονομικού προσωπικού αποχωρούν". Ένα καλύτερο σημείωμα αναφέρει ότι "είμαστε ενθουσιασμένοι που ανακοινώνουμε ότι τα νέα μέλη του χρηματοοικονομικού προσωπικού πρόκειται να αντικαταστήσουν τα εξερχόμενα μέλη της λογιστικής υπηρεσίας".
Ρυθμίστε τα κακά νέα
Τα αρνητικά σημειώματα συχνά έχουν ως αποτέλεσμα ενοχλήματα και θυμωμένες απαντήσεις. Μπορείτε να ανακουφίσετε ή τουλάχιστον να μειώσετε το ποσό της απόρριψης από τις κακές ειδήσεις όταν το ρυθμίσετε με καλά νέα. Για παράδειγμα, ξεκινήστε μια αρνητική σημείωση με την ένδειξη "θα εκτιμήσετε τον αριθμό των πρόσθετων παροχών που περιλαμβάνονται στο ασφαλιστήριο συμβόλαιο σας" όταν πρέπει να αυξήσετε τα ασφαλιστικά επιτόκια. Ωστόσο, διατηρήστε το buffer που συσχετίζεται με το μήνυμα για να διατηρήσετε τη σαφήνεια. Με άλλα λόγια, μην πείτε "το νέο κατάστρωμα παρκαρίσματος ανοίγει την επόμενη εβδομάδα" όταν στέλνετε ένα μήνυμα σχετικά με τη μείωση των παροχών.
