Η αποτελεσματική επικοινωνία με τους υπαλλήλους είναι μια από τις προκλήσεις του να είσαι διαχειριστής. Σε αντίθεση με μια προσωπική συζήτηση, στην οποία το μήνυμα μπορεί να προσαρμοστεί στο άτομο που την λαμβάνει, όταν μιλάτε στους εργαζομένους στο σύνολό τους, πρέπει να μιλήσετε με ένα στυλ που είναι κατάλληλο για όλους. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο όταν γράφετε ένα αρνητικό σημείωμα - αυτό που είναι κρίσιμο ή που προσφέρει κακές ειδήσεις. Η αποτύπωση ενός τέτοιου μηνύματος απαιτεί ο διευθυντής να είναι άμεσος, αλλά και διακριτικός. Ο στόχος πρέπει να είναι να ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να αλλάζουν τις ενέργειές τους χωρίς να προκαλούν κακά συναισθήματα.
Αφήστε πρώτα τα κακά νέα. Όταν γράφετε ένα αρνητικό σημείωμα, είναι γενικά καλύτερα να πάρετε αμέσως τα κακά νέα. Συμπεριλαμβανομένου ενός σημαντικού ποσού προσαύξησης στο μήνυμα έχει αρκετά μειονεκτήματα: πρώτον, μπορεί να το κάνει να ακούγεται σαν να καθυστερείτε. Δεύτερον, ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να σταματήσουν να διαβάζουν πριν φτάσουν στο σημείωμα. και τρίτον, αν το μήνυμα έχει προβλεφθεί, πολλοί υπάλληλοι θα παραλείψουν την εισαγωγή ούτως ή άλλως. Ο τόνος αυτού του τμήματος πρέπει να είναι απλός και τα γεγονότα να διατυπώνονται με σαφήνεια. Προσπαθήστε να αποφύγετε τον θυμό ή την υπερβολική αρνητικότητα.
Προσφορά ενθάρρυνσης. Αφού διατυπώσετε τα κακά νέα, μετατοπίστε τον τόνο και την εστίαση του σημείωμά σας ώστε να είναι λίγο πιο αισιόδοξος. Εάν η επιστολή σας ήταν κρίσιμη, προσφέρετε λόγια επαίνων και ενθάρρυνσης. Αν έχετε παραδώσει δυσάρεστες ειδήσεις, δώστε έμφαση στο θετικό. Ο στόχος της δουλειάς σας ως διαχειριστής είναι να οδηγήσετε, ένα καθήκον που δεν είναι ποτέ πιο ζωτικής σημασίας από ό, τι σε περιόδους δυσκολίας.
Παρουσιάστε μια λύση. Ένα από τα διλήμματα που αντιμετωπίζουν συχνά οι εργαζόμενοι όταν λαμβάνουν ένα αρνητικό σημείωμα δεν είναι να μάθουν τι είδους ενέργεια τους θέλει ο επόπτης τους να πάρουν τώρα. Στο τρίτο και τελευταίο μέρος της επιστολής, περιγράψτε μια σαφή πορεία δράσης που μπορούν να κάνουν οι εργαζόμενοι για να βελτιώσουν την κατάσταση. Αυτή η οδηγία θα πρέπει να παρέχει σαφή μέτρα για τους υπαλλήλους και θα πρέπει να παρέχεται με έναν αισιόδοξο τόνο.
Διαβάστε το δυνατά. Πριν στείλετε το σημείωμα, θα πρέπει να το δείτε και μετά να το διαβάσετε δυνατά. Διαβάστε το ξεκάθαρα πρώτα στον εαυτό σας και έπειτα σε τουλάχιστον ένα άλλο άτομο που μπορεί να δώσει σχόλια. Ακούστε προσεκτικά τις δικές σας επιλογές λέξεων και προσπαθήστε να ακούσετε οποιαδήποτε γλώσσα μπορεί να παρερμηνευθεί. Αφού κάνετε αυτές τις διορθώσεις, η επιστολή θα πρέπει να είναι κατάλληλη για γραμματική, στίξη και ορθογραφία - για να δείξετε στους υπαλλήλους σας ότι γράψατε με προσοχή την επιστολή.
