Είτε η συνάντηση με τους πελάτες να παρουσιάσουν μια πρόταση είτε να πραγματοποιήσουν ένα γεύμα εργασίας με το προσωπικό, στέλνοντας μια πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένας γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος συντονισμού της εκδήλωσης.
Εξετάστε το κοινό σας. Ο τόνος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να προσαρμοστεί σε όποιον προσκαλείτε στη συνάντηση για το μεσημεριανό γεύμα. Ένας απλός ήχος λειτουργεί καλά, αν η συνάντησή σας με το γεύμα είναι με το προσωπικό και θα ξοδεύετε χρόνο συζητώντας τις στρατηγικές και την καταιγίδα ιδεών. Αν ο σκοπός της συνάντησης είναι πιο σοβαρός, θα χρειαστεί να το καταστήσετε σαφές στην αλληλογραφία σας προς τα προσκεκλημένα μέλη του προσωπικού. Εάν η συνάντηση με το γεύμα γίνεται με πελάτες, μπορεί να χρειαστείτε πιο επίσημο τόνο, ανάλογα με τη σχέση εργασίας που έχετε μαζί σας.
Εντοπίστε ένα εστιατόριο που θα μπορεί να φιλοξενήσει την ομάδα σας. Ανάλογα με τον αριθμό των προσκεκλημένων, μπορεί να θέλετε να αναζητήσετε μια εγκατάσταση που να διαθέτει ιδιωτικό δωμάτιο. Όταν σχεδιάζετε μια συνάντηση με τους πελάτες σας, μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε ένα εστιατόριο που είναι λιγότερο έντονο, όπου η συνομιλία δεν θα είναι τεντωμένη λόγω θορύβου.
Αποφασίστε ποιον να προσκαλέσετε στη συνάντηση για το μεσημεριανό γεύμα και να συμβουλευτείτε το ημερολόγιο γραφείου για να διαπιστώσετε αν όλα τα μέρη θα είναι διαθέσιμα κατά την εν λόγω ημερομηνία. Για συναντήσεις με μεσημεριανό γεύμα, πραγματοποιήστε μια γρήγορη τηλεφωνική κλήση για να ρωτήσετε αν οι επιλεγμένοι προσκεκλημένοι θα είναι διαθέσιμοι εκείνη την ημέρα και στη συνέχεια να τους ζητήσετε να το κρατήσουν ανοιχτό ενώ τα σχέδια έχουν ολοκληρωθεί.
Καλέστε το εστιατόριο της επιλογής και δημιουργήστε μια προσωρινή κράτηση. Αφήστε τους να γνωρίζουν ότι μπορεί να χρειαστεί να προσαρμόσετε τον αριθμό των παρευρισκομένων πιο κοντά στην ημερομηνία αυτή. Αν ανακαλύψετε ότι θα έχετε περισσότερες συμμετοχές από ό, τι είχε αρχικά προγραμματιστεί, βεβαιωθείτε ότι ενημερώσατε το εστιατόριο το συντομότερο δυνατό, ώστε το προσωπικό να μπορεί να ικανοποιήσει τις ανάγκες σας.
Σύνθεση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε προσώπου που θέλετε να προσκαλέσετε. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να δηλώσετε τον λόγο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συμπεριλάβετε λέξεις όπως "Σημαντικό" ή "Σημειώστε τα ημερολόγιά σας" και συμπεριλάβετε την ημερομηνία και το λόγο. Για παράδειγμα, το θέμα σας μπορεί να διαβάσει: "Σημαντικό: Γεύμα εργασίας στις 2/18/09-RSVP που χρειάζεται." Για μεσημεριανό γεύμα με έναν πελάτη, φυσικά, θα χρειαστεί να τελειοποιήσετε τη γραμμή θέματος και να την μετατρέψετε σε αίτημα και όχι σε ζήτηση.
Χρησιμοποιήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εξηγήσετε την αναγκαιότητα της συνάντησης για το μεσημεριανό γεύμα και τι θα θέλατε να φέρουν ή να μοιραστούν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση. Ανάλογα με το πόσο δύσκολο είναι να απομακρύνετε τους ανθρώπους, ίσως να θέλετε να τους ζητήσετε το RSVP, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε τον αριθμό των κρατήσεων με το εστιατόριο.Εάν δημιουργείτε ένα μεσημεριανό γεύμα πελάτη, μπορεί να θέλετε να ζητήσετε μια συνάντηση για το μεσημεριανό γεύμα και να δηλώσετε ποια στοιχεία θα θέλατε να συζητήσετε μαζί τους
Συμβουλές
-
Η προσέγγιση θα πρέπει να βασίζεται στην ατμόσφαιρα εργασίας της εταιρείας σας, από casual έως formal. Στείλτε ένα αντίγραφο στο διοικητικό προσωπικό για να ενημερώνεται το ημερολόγιο του γραφείου.
