Όλες οι εταιρείες που μισθώνουν και διατηρούν τους εργαζόμενους θα πρέπει να διατηρούν έναν υπάλληλο ή αρχείο προσωπικού για κάθε μισθωτό που προσλαμβάνουν. Οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να είναι προσεκτικοί ώστε να μην περιλαμβάνουν ευαίσθητες πληροφορίες σε ένα γενικό φάκελο υπαλλήλων, όπως τα ιατρικά, οικονομικά, ποινικά ή τα αρχεία ασφαλείας. Αυτοί οι τύποι πληροφοριών πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία, σύμφωνα με τον κρατικό και ομοσπονδιακό νόμο. Άλλοι τύποι μη ευαίσθητων πληροφοριών θα πρέπει να φυλάσσονται σε ειδικό φάκελο υπαλλήλων ώστε να επιτρέπεται η επανεξέταση των εργαζομένων ή η χρήση τους ως αποδεικτικών στοιχείων σε δικαστικές υποθέσεις που αφορούν την απασχόληση.
Προκαταρκτικές εγγραφές απασχόλησης
Οι πληροφορίες σχετικά με τις επικοινωνίες πριν από την απασχόληση, την περιγραφή θέσης, τα αντίγραφα μιας αρχικής αίτησης για εργασία, το βιογραφικό σημείωμα, τις σημειώσεις συνέντευξης, τις προσφορές εργασίας, τυχόν υπογεγραμμένα έντυπα επαλήθευσης, όπως η ανάγνωση και η κατανόηση ενός εγχειριδίου των εργαζομένων, πρέπει να φυλάσσονται στον φάκελο του υπαλλήλου.
Μισθός, μισθοδοσία και φορολογικές πληροφορίες
Αυτά τα είδη εγγράφων περιλαμβάνουν τα αρχεία καταγραφής χρόνου, τα έντυπα W-4 που συμπληρώνονται από τον εργαζόμενο, τα αρχεία παρουσίας, τις άδειες άμεσης κατάθεσης, τις ετήσιες δηλώσεις W-2 και τις εντολές υποστήριξης των παιδιών που επηρεάζουν τους μισθούς των εργαζομένων.
Εκτιμήσεις απόδοσης, αναθεωρήσεις και συμβάντα
Εάν η επιχείρησή σας διενεργεί περιοδικές αναθεωρήσεις απόδοσης, αντίγραφο κάθε ανασκόπησης σχετικά με έναν συγκεκριμένο υπάλληλο θα πρέπει να τοποθετείται στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου. Επιπλέον, τυχόν περιστατικά που αφορούν διαφορές με άλλους υπαλλήλους ή διευθυντικά στελέχη, ζητήματα συμπεριφοράς, πρότυπα απουσίας, κακή απόδοση εργασίας και γραπτές προειδοποιήσεις θα πρέπει να αναφέρονται στον φάκελο.
Εκπαίδευση και Εκπαίδευση
Πολλές θέσεις απαιτούν προκαταρκτική και συνεχή κατάρτιση, εκπαίδευση ή πιστοποίηση. Οι εργοδότες θα πρέπει να τηρούν αρχείο όλων των προγραμμάτων κατάρτισης που ο εργαζόμενος ολοκληρώνει. Εάν ο υπάλληλος είχε εκδοθεί πιστοποιητικό ολοκλήρωσης για ένα συγκεκριμένο μάθημα που σχετίζεται με την εργασία, αντίγραφο θα πρέπει να φυλάσσεται στον φάκελο.
Επαφές και οφέλη έκτακτης ανάγκης
Όλοι οι εργοδότες θα πρέπει να τηρούν κατάλογο επαφών έκτακτης ανάγκης για κάθε εργαζόμενο, ανεξάρτητα από το αν το περιβάλλον εργασίας είναι επικίνδυνο. Επιπλέον, πρέπει να καταγράφονται όλα τα οφέλη που σχετίζονται με τη θέση του εργαζομένου. Τα οφέλη μπορούν να περιλαμβάνουν τις πληρωμένες διακοπές, την ιατρική ασφάλιση, τα προγράμματα αποζημίωσης διδάκτρων και άλλη κάλυψη.
