Η διαχείριση αρχείων σε μια επιχείρηση περιλαμβάνει ταξινόμηση, αποθήκευση, διασφάλιση και διατήρηση ή διάθεση αρχείων. Οι φωτογραφίες, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα αρχεία θεωρούνται αρχεία. Τα αρχεία ταξινομούνται ανάλογα με την επιχειρηματική τους λειτουργία. Για παράδειγμα, ένα αρχείο μπορεί να ταξινομείται ως "ενεργό" και να βρίσκεται στη σειρά εκθέσεων προόδου. Η ίδια η σειρά μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως ιστορική ή φορολογική.
Νομικός
Η διαχείριση αρχείων διαδραματίζει ζωτικό ρόλο για οργανισμούς που παράγουν πολλά νομικά έγγραφα. Είναι σημαντικό για την ύπαρξη μιας εταιρείας να διατηρείται μια βιβλιοθήκη νομικών αρχείων. Η νομική διαδικασία μπορεί να γίνει πιο περίπλοκη εάν αγνοηθεί η διαχείριση των αρχείων. Η νομική τεκμηρίωση πρέπει να είναι εύκολα προσπελάσιμη αν η εταιρεία εμπλέκεται σε μια υπόθεση ή όταν συμβαίνει νομική κρίση.
Διοικητικός
Από διοικητική άποψη, ένα πρόγραμμα διαχείρισης αρχείων πρέπει να εντοπίζει, να διατηρεί και να διαθέτει τα αρχεία κατά λογικό και νόμιμο τρόπο. Στα σχολικά συστήματα, η διατήρηση και αρχειοθέτηση των αρχείων μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες που παρέχονται από εκπαιδευτές. Αυτός ο τύπος πληροφοριών περιλαμβάνει υλικό που έχει τυπωθεί ή επεξεργασθεί με λέξεις. Περιλαμβάνονται επίσης οι επιστολές που έχουν σταλεί στους σπουδαστές και τους γονείς.
Ερευνα
Η έρευνα αγοράς, τα στρατηγικά σχέδια και τα επιχειρηματικά σχέδια μιας επιχείρησης είναι έγγραφα ευαίσθητα στο χρόνο. Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται εξαρτάται από τα τρέχοντα σχέδια ή τους στόχους του οργανισμού. Αν μια εταιρεία θέλει να διεισδύσει σε μια νέα αγορά, μπορεί να βασιστεί σε πρωτογενή ή δευτερογενή έρευνα. Κάθε μορφή υλικού αναφοράς μπορεί να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στις προσπάθειες επέκτασης μιας εταιρείας.
