Ο κόσμος των επιχειρήσεων είναι γεμάτος από μακρές, βαρετές, περιπλανώμενες συναντήσεις. Εάν η συνάντησή σας είναι εστιασμένη και στο σημείο, όλοι όσοι φοιτούν θα το εκτιμήσουν. Είτε πρόκειται για μια εβδομαδιαία συνάντηση προσωπικού είτε για μια βιομηχανική διάσκεψη, ο σχεδιασμός και η προετοιμασία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια παραγωγική σύνοδο ή μια κουραστική δυο ώρες.
Έχετε έναν Στόχο
Η συνάντηση θα κινηθεί γρηγορότερα και θα επικεντρωθεί εάν έχετε λόγο να την κρατήσετε. Ακόμα κι αν πρόκειται για τακτική εβδομαδιαία συνάντηση, θα είναι πιο παραγωγική αν έχετε συγκεκριμένο στόχο. Σχεδιάστε μια ατζέντα που αγγίζει τα θέματα που θέλετε να καλύψετε. Προσέξτε στην ατζέντα: Εάν κάποιος φέρνει ένα μη σχετικό θέμα, πείτε του να μιλήσει γι 'αυτό μαζί σας μετά τη λήξη της συνάντησης.
Πρόσκληση επιλεκτικά
Μην προσκαλέσετε άτομα που δεν χρειάζεται να είναι εκεί. Αν το μόνο που χρειάζεστε από κάποιον είναι μια ενημέρωση για το τελευταίο του έργο, μπορείτε να το πάρετε σε ένα email. Η διατήρηση της συνάντησης σε εύλογο μέγεθος κρατά τα πράγματα πιο τακτοποιημένα και εστιασμένα. Απελευθερώνει επίσης περισσότερους ανθρώπους για να κάνουν παραγωγική εργασία.
Προετοιμασία των συμμετεχόντων σας
Αποστέλλετε την ατζέντα σας πριν από τη συνάντηση, οπότε όλοι γνωρίζουν τι να περιμένουν. Αν καλέσετε τη συνάντηση για να αντιμετωπίσετε μια πρόσφατη εξέλιξη - μια αλλαγή στο νόμο, μια καθυστέρηση του έργου - περιλαμβάνει τις γενικές πληροφορίες με την ημερήσια διάταξη. Με αυτόν τον τρόπο όλοι θα φτάσουν στην ταχύτητα και θα έχετε περισσότερο χρόνο στη συνάντηση για να αντιμετωπίσετε την εξέλιξη.
Βρείτε το σωστό χώρο
Βρείτε ένα δωμάτιο που είναι αρκετά μεγάλο ώστε όλοι όσοι φοιτούν να μπορούν να κάθονται άνετα. Η συμπίεση των ανθρώπων ή το κυνήγι καρέκλες αποσπούν την προσοχή, δυσάρεστη και σας κάνει να φαίνεστε απροετοίμαστοι. Βεβαιωθείτε ότι το δωμάτιο διαθέτει οποιουσδήποτε εξοπλισμούς χρειάζεστε και ότι είναι σε κατάσταση λειτουργίας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν η συνάντηση περιλαμβάνει παρουσίαση διαφανειών ή εάν κάποιος πρόκειται να παρακολουθήσει τηλεφωνικά ή μέσω τηλεδιάσκεψης.
Κατευθύνετε τη Συνάντηση
Οι ημερήσιες διατάξεις δεν είναι μαγικές. Πολλές συναντήσεις ξεκινούν με ένα στόχο, κατόπιν οι συμμετέχοντες βγαίνουν σε εφαπτομενικές. Εάν φιλοξενείτε, εξαρτάται από εσάς να επιστρέψετε το πλοίο στην πορεία. Αν οι πελάτες σας συμπεριλαμβάνουν πελάτες ή ανώτερη διοίκηση, θα πρέπει να το κάνετε αυτό με ένα λεπτό άγγιγμα, αλλά πρέπει να το κάνετε. Τερματισμός της συνάντησης κατά την προγραμματισμένη ώρα.
Βοήθεια των ανθρώπων να χαλαρώσουν
Δεν θέλετε να τρέξετε μια τόσο στενή συνάντηση όλοι αισθάνονται σαν να βρίσκονται στο στρατόπεδο εκκίνησης. Προσθέστε σάντουιτς και μη αλκοολούχα ποτά. Αφήστε λίγο χρόνο στην αρχή για μικρές συνομιλίες, καθώς φυσικά οι άνθρωποι απολαμβάνουν την πρόσκρουση μεταξύ τους. Απλά μην αφήσετε να τρέξει μέχρι το σημείο που καθυστερεί την επιχείρηση στο χέρι.
