Έχοντας τους σωστούς ανθρώπους να εμφανιστούν στην επαγγελματική σας συνάντηση μπορεί να κάνει ή να σπάσει την εκδήλωση. Όταν δημιουργείτε μια συναρπαστική και επαγγελματική πρόσκληση, πείτε στους προσκεκλημένους τη σημασία της συνάντησης, την αναγκαιότητα συμμετοχής τους και το όφελος για αυτούς.
Εξατομικεύστε την πρόσκληση αν στέλνετε ξεχωριστές επιστολές. Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας ή το λογότυπό σας εάν στέλνετε ταχυδρομικώς προτυπωμένες κάρτες. Για προσκλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίστε το λογότυπο και τις συνδέσεις ιστότοπου. Διευθύνετε κάθε άτομο με το όνομα και έχετε την αλληλογραφία από υψηλόβαθμο υπάλληλο της εταιρείας, συμπληρωμένο με υπογραφή.
Επικεφαλίστε με μια συναρπαστική πρόταση που σας εξηγεί τι συμβαίνει και γιατί προσκαλείται το άτομο. Για παράδειγμα, "Η τεχνογνωσία του κλάδου σας σας κάνει ιδανικό υποψήφιο για τη νέα διευθύνουσα επιτροπή μας. Θα ήθελα να σας προσκαλέσω να συναντηθείτε και να μιλήσετε με τους μετακινούμενους και τους δονητές της επιχειρηματικής μας κοινότητας σε γεύμα και παρουσίαση ".
Αναφέρετε την αποκλειστικότητα της συνάντησης, το θέμα που θα συζητηθεί ή τα επιθυμητά αποτελέσματα της ημέρας. Για παράδειγμα, "Έχουμε προσκαλέσει μόνο δώδεκα κορυφαίους τοπικούς Διευθύνοντες Σύμβουλους να συμμετάσχουν σε αυτή τη συζήτηση στρογγυλής τραπέζης. Στόχος μας είναι να προβληματιστούμε με τις φιλικές προς τις επιχειρήσεις συστάσεις, ώστε να παραδοθούν στον κρατικό νομοθέτη τον επόμενο χρόνο σχετικά με τις μοναδικές ανάγκες των επιχειρηματιών στο κράτος μας. Θέλουμε να ακουστεί η φωνή σας."
Σημειώστε τους ομιλητές επισκεπτών, τα γεύματα ή τις ευκαιρίες δικτύωσης που μπορεί να απευθύνονται σε απασχολημένους επαγγελματίες. Για παράδειγμα, "Θα ακούσουμε από τους τοπικούς υποψηφίους που τρέχουν για γραφείο και θα παράσχουν μια περίοδο Q & A. Επίσης, θα προσφέρουμε ένα μεσημεριανό brunch και ένα καφέ μπαρ."
Συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες της συνάντησης σε ένα επισημασμένο ή τολμηρό τμήμα της επιστολής σας που ξεχωρίζει για τον προσκεκλημένο. Ζωτικές πληροφορίες όπως η ημερομηνία, η ώρα και η θέση μπορούν να χαθούν στο σώμα μιας επιστολής. Τοποθετήστε τα όλα σε ένα τμήμα για εύκολη αναφορά.
Ζητήστε μια RSVP από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε ανάλογα. Δώστε στους προσκεκλημένους αρκετούς τρόπους για να επιβεβαιώσετε τη συμμετοχή, όπως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δικτυακού τόπου της εταιρείας, προεκτυπωμένης κάρτας ή τηλεφωνικής κλήσης.
Συμβουλές
-
Ελέγξτε τα ημερολόγια κοινότητας και τοπικών επιχειρήσεων για συμβάντα που βρίσκονται σε διένεξη πριν προγραμματίσουν μια ημερομηνία και ώρα. Δεν θέλετε να ανταγωνιστείτε με τη λειτουργία του Επιμελητηρίου Εμπορίου, την εκδήλωση του Ρόταρυ κλαμπ ή με μεγάλη εκδήλωση συναντήσεων ή εμπορικών εκθέσεων.
Αποστέλλετε τις προσκλήσεις τουλάχιστον ένα μήνα εκ των προτέρων με ειδοποιήσεις υπενθύμισης δύο εβδομάδες έξω για να δώσετε στους συμμετέχοντες χρόνο να σας προσθέσουν στο πρόγραμμά τους. Αν πρόκειται για σημαντική συνάντηση ή διάσκεψη στην οποία οι άνθρωποι πρέπει να προγραμματίσουν ταξίδια και καταλύματα, να ειδοποιήσουν τουλάχιστον έξι μήνες όποτε είναι δυνατόν.
