Μια αναφορά εξόδων είναι μια αναφορά που υποβάλλεται σε έναν πελάτη ή έναν εργοδότη που αναφέρει τα έξοδα που έχει καταβάλει ο εργαζόμενος ή ο ανάδοχος κατά την ολοκλήρωση ενός έργου για τον πελάτη ή τον εργοδότη. Οι εκθέσεις δαπανών διατηρούνται επίσης από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων για φορολογικούς σκοπούς.
Λειτουργία
Μια αναφορά εξόδων καταγράφει τα έξοδα εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας, τα οποία διαβιβάζονται στο άτομο, την οργάνωση ή την εταιρεία για λογαριασμό του οποίου εκτελέστηκε η δραστηριότητα. Κανονικά, μια αναφορά εξόδων αναφέρει μόνο τα έξοδα τα οποία ο συντάκτης θα ήθελε να επιστραφεί για τις δαπάνες. Τα αποδεικτικά στοιχεία και τα αρχεία καταγραφής συνήθως παρέχονται προς υποστήριξη μιας έκθεσης δαπανών για να εξακριβωθεί η πραγματική πραγματοποίηση των δαπανών.
Χρήση
Μια έκθεση δαπανών χρησιμοποιείται συχνά για την αποζημίωση των εργολάβων και των εργαζομένων εξασφαλίζοντας ότι έχουν συμμορφωθεί με μια εσωτερική πολιτική εξόδων καθώς και με τους κανόνες της εσωτερικής υπηρεσίας εσόδων σχετικά με την δυνατότητα έκπτωσης των επιχειρηματικών εξόδων. Οι εκθέσεις δαπανών διατηρούνται επίσης για να αποδείξουν στην IRS ότι ορισμένες δαπάνες πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της επιχείρησης.
Τα πιο κοινά έξοδα για τα οποία επιστρέφονται οι εργαζόμενοι είναι τα έξοδα ταξιδίου, γευμάτων και ψυχαγωγίας.
Εξοδα ταξιδιού
Τα αεροπορικά εισιτήρια, τα διόδια, τα τέλη ενοικίασης αυτοκινήτων, τα δωμάτια των ξενοδοχείων, τα γεύματα που καταναλώνονται στο δρόμο, οι συμβουλές που καταβάλλονται στους εργαζόμενους στις υπηρεσίες του ξενοδοχείου και τα τέλη στάθμευσης στο αεροδρόμιο είναι όλα τα παραδείγματα των δαπανών που πολλοί πελάτες ή εργοδότες επιστρέφουν, τα έξοδα παρέχονται.
Γεύματα και έξοδα ψυχαγωγίας
Η ανάληψη ενός δυνητικού πελάτη από το μεσημεριανό γεύμα ή η γιορτή μιας προσφοράς σε ένα μπαρ με έναν συνάδελφο είναι και τα δύο παραδείγματα των δαπανών γευμάτων και ψυχαγωγίας που μπορεί να επιστραφεί από έναν πελάτη ή εργοδότη, όταν παρέχεται μια αναφορά δαπανών. Πριν από την επιστροφή, ο εργοδότης ή ο πελάτης μπορεί να απαιτήσει αποδείξεις ότι οι συμβουλές των εγγράφων και άλλες χρεώσεις υπηρεσιών.
Λογαριασμοί εξόδων πιστωτικών καρτών
Πολλές οργανώσεις και εταιρείες απαιτούν οι εργαζόμενοι να πληρώνουν τα επαγγελματικά τους έξοδα χρησιμοποιώντας πιστωτική κάρτα που εκδίδεται στο όνομα του εργαζομένου. Ο υπάλληλος είναι συχνά προσωπικά υπεύθυνος για την πληρωμή του λογαριασμού.
Η οργάνωση ή η εταιρεία θα λάβει αντίγραφο του λογαριασμού και θα επιστρέψει τα έξοδα που αντικατοπτρίζονται σε αυτόν τον λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας μόνο όταν δικαιολογητικά όπως αποδεικτικά στοιχεία, δελτία και επιχειρηματική αιτιολόγηση παρέχονται με τη μορφή έκθεσης δαπανών.
Προειδοποίηση
Είναι σημαντικό να κατανοήσετε την πολιτική εξόδων ή τις προσδοκίες του πελάτη / εργοδότη πριν από τη δαπάνη για την οποία αναμένεται η επιστροφή. Πολύ λίγα πράγματα μπορούν να προσβάλλουν έναν πελάτη-ανάδοχο ή μια σχέση εργασίας πιο γρήγορα από μια διαφωνία για τα χρήματα.
Συνήθως είναι καλή ιδέα να φυλάσσεται ένα αντίγραφο των αποδείξεων που υποβάλλονται με μια έκθεση εξόδων, σε περίπτωση που απαιτείται διπλή υποβολή.
