Οι οργανισμοί έχουν κίνητρα να παρακολουθούν τις πράξεις μισθοδοσίας τους. Εκτός από την απάτη που απορροφά τους πόρους, υπάρχουν κανονισμοί που διέπουν τους φόρους, την απασχόληση και το ιδιωτικό απόρρητο των δεδομένων που έχουν νομικές και οικονομικές συνέπειες για τη μη συμμόρφωση. Οι έλεγχοι μισθοδοσίας επιβεβαιώνουν την ακρίβεια μισθοδοσίας, εντοπίζουν αδύναμους συνδέσμους στην επεξεργασία μισθοδοσίας και διασφαλίζουν ότι οι διαδικασίες αποζημίωσης και οι πολιτικές ελαχιστοποιούν τον κίνδυνο. Επίσης, χρησιμεύουν ως διασταύρωση για την αντιμετώπιση των προηγούμενων ευρημάτων ελέγχου. Είτε διεξάγεται από μια εσωτερική ομάδα είτε από μια εξωτερική ελεγκτική εταιρεία, οι λίστες ελέγχου ελέγχου μισθοδοσίας καλύπτουν τις βασικές κατηγορίες.
Επαληθεύστε τα αρχεία καταγραφής εργασίας
Τα κέντρα μισθοδοσίας γύρω από τον κύριο φάκελο κάθε υπαλλήλου και τα στοιχεία του οργανισμού σχετικά με το επιτόκιο μισθοδοσίας ενός εργαζομένου. Παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη περιλαμβάνουν τον αριθμό των εργαζομένων, την επιλεξιμότητα των παροχών, την κατάσταση απασχόλησης και τα ετήσια κέρδη. Οι έλεγχοι μισθοδοσίας συγκρίνουν τα περιεχόμενα του αρχείου με την εκδοθείσα αμοιβή, παρακολουθούν αλλαγές και τροποποιούν τις εξουσιοδοτήσεις και αναθεωρούν τα μέτρα ασφάλειας όπως η πρόσβαση. Ο έλεγχος βασικού αρχείου επιβεβαιώνει επίσης ότι καταβάλλονται μόνο ενεργοί, επιλέξιμοι υπάλληλοι και εξετάζει την επικαιρότητα των συναλλαγών διαχωρισμού των εργαζομένων.
Εξετάστε τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας
Ένας ελεγκτής μισθοδοσίας θέλει να διασφαλίσει ότι η ακαθάριστη αμοιβή και οι τυχόν εκπτώσεις των μισθών έχουν υπολογιστεί σωστά. Πρέπει να επαληθεύεται η παρακράτηση φόρου, οι εισφορές λόγω εξόδου από την υπηρεσία, τα ασφάλιστρα παροχών και οι επιβολές. Οι ελεγκτές εξετάζουν τις προκαταβολές των μισθών και τα δάνεια προς τους εργαζομένους, επισημαίνοντας την ύπαρξη γραπτού συμβολαίου, επαρκούς τεκμηρίωσης και διοικητικών ελέγχων και υπολοίπων. Τα μπόνους και οι προμήθειες διασταυρώνονται με τα προγράμματα πωλήσεων και κινήτρων και τις εφαρμοστέες πολιτικές και διαδικασίες. Η αναβαλλόμενη αποζημίωση, όπως οι αμειβόμενες διακοπές που λαμβάνονται σε διαφορετική περίοδο αμοιβής, αξίζει επίσης την προσοχή του ελεγκτή.
Παρακολούθηση Συναλλαγών Παρακολούθησης
Οι ώρες εργασίας πρέπει να τεκμηριώνονται, είτε σε χαρτί είτε ηλεκτρονικά, προκειμένου οι εργαζόμενοι να πληρώνονται σωστά. Η απουσία αδείας μπορεί να συνδέεται με τις ώρες εργασίας, απαιτώντας τον έλεγχο της αμοιβής των ασθενών, της προσωπικής άδειας, της αμειβόμενης στρατιωτικής άδειας και των ημερών διακοπών. Η χρονική παράμετρος ενός ελέγχου μισθοδοσίας θα αποκαλύψει τις υπερχρεώσεις, τις αχρεωστήτως καταβληθείσες πληρωμές και τις αποκλίσεις στις διαδικασίες υπογραφής που έχουν τεθεί σε εφαρμογή για τη μείωση της ανακριβούς αναφοράς.
Επαληθεύστε τα έξοδα απασχόλησης
Οι αναλυτικές αναφορές εξόδων που διογκώνουν το κόστος μισθοδοσίας και ενδεχομένως παραβιάζουν τους κανονισμούς της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων μπορούν να αποκαλυφθούν σε έναν έλεγχο μισθοδοσίας.Εκτός από τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των αιτημάτων επιστροφής με την πολιτική και τη διαδικασία έγκρισης των εταιρειών, οι ελεγκτές μισθοδοσίας ελέγχουν τις αποδείξεις και υπολογίζουν τα σύνολα εξόδων για ακρίβεια. Η αναθεώρηση των λογαριασμών ή των κέντρων κόστους που αντιστοιχούν στις πληρωμές για έξοδα ταξιδιού και άλλα έξοδα απασχόλησης διασφαλίζει ότι οι οικονομικές καταστάσεις παρουσιάζουν ακριβείς τιμές για το κόστος των πωληθέντων αγαθών, της εργασίας και του αποθέματος.
