Η επεξεργασία μισθοδοσίας είναι ένα πολυδιάστατο καθήκον που πρέπει να εκτελέσει ο εργοδότης. Ο εργοδότης πρέπει να συμμορφώνεται με τα πρότυπα μισθοδοσίας και ωρών εργασίας του Υπουργείου Εργασίας των Ηνωμένων Πολιτειών και με τους κανονισμούς περί φόρου μισθωτών υπηρεσιών της Υπηρεσίας Εσωτερικών Προσόδων. Επιπλέον, πρέπει να πληροί τις κρατικές απαιτήσεις μισθοδοσίας. Ένας πίνακας ελέγχου επεξεργασίας μισθοδοσίας συμβάλλει στη διασφάλιση της συμμόρφωσης.
Επεξεργασία μισθών
Ο κατάλογος ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει τα καθήκοντα επεξεργασίας των μισθών για κάθε περίοδο μισθοδοσίας. Αυτό περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα βήματα για την επεξεργασία των μισθών από την αρχή μέχρι το τέλος. Εάν υπάρχουν πολλαπλές περίοδοι αμοιβής, όπως η εβδομαδιαία και ημερολογιακά, προετοιμάστε ξεχωριστές λίστες ελέγχου για κάθε μισθολογικό κύκλο για να αποφύγετε τη σύγχυση. Για παράδειγμα, εάν όλοι οι ωρομίσθιοι πληρώνονται δύο φορές την εβδομάδα και όλοι οι μισθωτοί πληρώνονται μισομηνιαίως, θα χρειαστούν ξεχωριστοί κατάλογοι ελέγχου, δεδομένου ότι και οι δύο ομάδες πληρωμής αντιμετωπίζονται διαφορετικά.
Η λίστα ελέγχου της επεξεργασίας των μισθών μπορεί να περιλαμβάνει βήματα για την επιβεβαίωση της υποβολής των καρτών χρόνου, του υπολογισμού της κάρτας χρόνου και της εισαγωγής των ωρών μισθοδοσίας στο σύστημα. Πρέπει να περιλαμβάνει ένα βήμα για να εξασφαλιστεί ότι οι μισθωτοί λαμβάνουν την κανονική αμοιβή τους για την περίοδο μισθοδοσίας. Επιπλέον, θα πρέπει να περιλαμβάνει αλλαγές στα στοιχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων, όπως αλλαγές στις διευθύνσεις και τις κρατήσεις, προσαρμογές πληρωμών, όπως αυξήσεις μισθών και ακυρώσεις και νέα επεξεργασία μισθώσεων και τερματισμού. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την επεξεργασία συμπληρωματικών αμοιβών, όπως υπερωρίες, αποχωρήσεις, μπόνους και προμήθειες.
Επεξεργασία εκπτώσεων
Οι μειώσεις μισθοδοσίας περιλαμβάνουν κρατικές / ακούσιες αφαιρέσεις. Το τελευταίο σημαίνει ότι η έκπτωση είναι νομικά δεσμευτική. Οι νόμιμες κρατήσεις περιλαμβάνουν τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος, τον φόρο κοινωνικής ασφάλισης και τον φόρο Medicare και, στις περισσότερες περιπτώσεις, τον κρατικό φόρο εισοδήματος. Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος για την παρακράτηση αυτών των φόρων από τους μισθούς των εργαζομένων. Επιπλέον, είναι υπεύθυνη για το μέρος των φόρων μισθωτών υπηρεσιών. Ο κατάλογος ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει τις απαιτούμενες εκ του νόμου κρατήσεις. Οι νόμιμες μειώσεις περιλαμβάνουν επίσης τις αποζημιώσεις μισθών και τις παρακρατήσεις παραγγελιών για την υποστήριξη παιδιών. Συμπεριλάβετε τους στη λίστα ελέγχου, εάν υπάρχει.
Οι εθελοντικές εκπτώσεις είναι εκείνες που προσφέρει η εταιρεία, όπως συνταξιοδοτικά και ιατροφαρμακευτικά οφέλη, ασφάλιση ζωής και αναπηρίας, φιλανθρωπικές εισφορές, τέλη στάθμευσης, συνδικάτα και επιστροφή δανείων. Ο κατάλογος ελέγχου δεν πρέπει να απαριθμεί κάθε τύπο εκούσιας έκπτωσης, αλλά θα πρέπει να περιλαμβάνει τον έλεγχο των εθελοντικών εκπτώσεων. Μόλις ο εκπρόσωπος μισθοδοσίας εξοικειωθεί με τη μισθοδοσία, είναι εύκολο να γνωρίζουμε ποιες μειώσεις επηρεάζουν τους εργαζόμενους.
Πληρωμή Παραγωγής
Ο κατάλογος ελέγχου θα πρέπει να έχει τα βήματα για την εκτύπωση των μισθών και την καταβολή των αμοιβών και τη δημιουργία του αρχείου άμεσης κατάθεσης. Συμπεριλάβετε ένα βήμα για την εκτύπωση μιας αναφοράς προεπεξεργασίας, η οποία επιτρέπει στον εκπρόσωπο της μισθοδοσίας να ελέγξει - και ενδεχομένως να προσαρμόσει - την κατάσταση μισθοδοσίας πριν από την εκτύπωση των μισθών και πριν δημιουργήσει το αρχείο άμεσης κατάθεσης. Επιπλέον, αν οι μισθοί πρέπει να προωθούνται σε ένα συγκεκριμένο άτομο μετά από επεξεργασία μισθοδοσίας, να το αναφέρετε στη λίστα ελέγχου.
Μετά την επεξεργασία
Μόλις γίνει η επεξεργασία της μισθοδοσίας, πρέπει να κατατεθούν τα σχετικά δεδομένα για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με την τήρηση αρχείων. Ο κατάλογος ελέγχου θα πρέπει να αναφέρει τις διάφορες εκθέσεις μισθοδοσίας που πρέπει να κατατεθούν. Επιπλέον, θα πρέπει να περιλαμβάνει τις απαραίτητες εκθέσεις για συναφή τμήματα, όπως η λογιστική ή η χρηματοδότηση και οι ανθρώπινοι πόροι. Εάν απαιτείται περαιτέρω αλληλεπίδραση με αυτά ή άλλα τμήματα, συμπεριλάβετε τον κατάλογο στον κατάλογο ελέγχου. Για παράδειγμα, αν μια εταιρεία φορολογικού μητρώου χειρίζεται τις φορολογικές υποθέσεις της εταιρείας, ο κατάλογος ελέγχου θα πρέπει να περιλαμβάνει τον τρόπο προώθησης των φορολογικών εγγράφων μισθοδοσίας στη φορολογική εταιρεία.
