Η συμμετοχή των εργαζομένων στις συναντήσεις είναι συχνά σημαντική για την αποστολή συνεκτικών μηνυμάτων στο εργατικό δυναμικό μιας εταιρείας και για την άντληση νέων και δημιουργικών ιδεών από τα μέλη του προσωπικού. Η ενθάρρυνση των εργαζομένων να παρακολουθούν και να συμβάλλουν στις συναντήσεις εντούτοις, ιδίως όταν είναι προαιρετικές, δεν είναι πάντα εύκολο έργο. Λαμβάνοντας ορισμένα βήματα τόσο για την ενημέρωση και την υποστήριξη των εργαζομένων, μαζί με ορισμένες δραστηριότητες διασκέδασης που ρίχνονται μέσα, μπορεί να βοηθήσει στην πειθώ. Με ιστορικό επιτυχημένων συναντήσεων, μπορεί να διαπιστώσετε ότι οι εργαζόμενοι θα αρχίσουν να προσφέρουν εθελοντικά.
Προγραμματίστε τη συνάντηση τη στιγμή που οι περισσότεροι υπάλληλοι θα είναι διαθέσιμοι για να παρακολουθήσουν και σε μια τοποθεσία που είναι βολική. Οι συγκρούσεις προγραμματισμού συχνά αποτελούν εμπόδιο για την κάλυψη της παρουσίας. Η κατάργηση αυτού του φραγμού και η εύκολη πρόσβαση στον τόπο συνάντησης εξαλείφει δύο λόγους για τους οποίους οι εργαζόμενοι μπορούν να αναφέρουν ότι δεν πηγαίνουν στη συνάντηση. Εάν το θέμα της συνάντησης δεν είναι επείγον, προγραμματίστε το για μια αργή περίοδο του έτους όταν οι εργαζόμενοι δεν είναι απασχολημένοι με πελάτες ή έργα. Με αυτόν τον τρόπο θα είναι πιο πιθανό όχι μόνο να κερδίσετε τη συμμετοχή των εργαζομένων, αλλά και την προσοχή τους.
Δώστε έμφαση στην αξία της συνάντησης στους υπαλλήλους και ενημερώστε τους εκ των προτέρων για το αντικείμενο της. Διανείμετε μια λεπτομερή ατζέντα σε όλους και επισημάνετε τα σημεία που ζητούν εισροές των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι θα είναι πιο πιθανό να παρευρεθούν σε μια συνάντηση, εάν γνωρίζουν ότι η εισήγηση θα προέλθει εν μέρει από τον εαυτό τους και τους συναδέλφους τους. Συμπεριλάβετε ως συμπλήρωμα στην ημερήσια διάταξη όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την αποτελεσματική συμβολή των εργαζομένων.
Δημιουργήστε ένα ιστορικό αποτελεσματικών συναντήσεων που οι εργαζόμενοι απολαμβάνουν να παρευρίσκονται και κατά τη διάρκεια των οποίων έχουν ακουστεί οι συνεισφορές τους. Αυτή η ιστορία θα σας διευκολύνει να πείσετε τους υπαλλήλους να συμμετάσχουν σε μια συνάντηση στο μέλλον. Ακούστε τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια των συζητήσεων και συμπεριλάβετε τις παρατηρήσεις τους στα πρακτικά μετά τη συνεδρίαση. Αν έχουν γίνει αλλαγές ως αποτέλεσμα κάτι που έχει προτείνει ένας υπάλληλος, γνωστοποιήστε το. Ακόμη και αν τα σχόλια όλων των εργαζομένων δεν χρησιμοποιούνται αργότερα, αναγνωρίστε τη γενική φύση όλων των συνεισφορών στα δημόσια διαθέσιμα πρακτικά, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να δουν ότι έχουν ακουστεί.
Συμπεριλάβετε πρακτικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, ώστε η αλλαγή του ρυθμού να αποτελέσει κίνητρο για συμμετοχή. Αν μια εκπαιδευτική συνεδρία προσφέρεται σε μια νέα έκδοση του λογισμικού της εταιρείας, ρωτήστε γενικές γνώσεις και ποπ-πολιτισμικές ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνόδου και προσφέρετε βραβεία όπως κομμάτια καραμελών για σωστές απαντήσεις. Αν προτιμάτε να παραμείνετε στο θέμα, οι συμμετέχοντες στη συνάντηση πρέπει να διεισδύσουν σε ομάδες και να ασχοληθούν με ασκήσεις που ασχολούνται με αυτό που μαθαίνουν. Δώστε πρώτα βραβεία στην ομάδα.Να είστε δημιουργικοί με παιχνίδια και δραστηριότητες για να κρατάτε τους ενδιαφερόμενους.
Προσφέρετε κίνητρα για να παρακολουθήσετε συναντήσεις, όπως σνακ ή ακόμα και βραβεία πόρτας. Μερικές φορές η γραμμή "αναψυκτικά που παρέχονται" σε μια κατανεμημένη ημερήσια διάταξη είναι αρκετή για να πάρει τους υπαλλήλους να παρευρεθούν σε μια συνάντηση. Για εκείνους που χρειάζονται λίγο επιπλέον ώθηση, η πιθανότητα να πάρει σπίτι κάποια εταιρεία swag θα μπορούσε απλά να κάνει το τέχνασμα.
