Οποιαδήποτε σύσκεψη ή έργο είναι πιο επιτυχημένη αν οι εργασίες εκχωρούνται κατά τη διάρκεια της συνάντησης και ολοκληρώνονται εκτός της συνάντησης. Ακολουθώντας μια απλή φόρμουλα 3W (What, Who, and When) για ενέργειες συναντήσεων, αυξάνονται οι πιθανότητες να πραγματοποιηθεί παραγωγική εργασία έξω από το χρόνο συνάντησης και την ώρα. Η σωστή ανάθεση δράσης μπορεί να μειώσει τα προβλήματα που σχετίζονται με την παρακολούθηση. Η ανάληψη καλής δράσης θα βοηθήσει στη δοκιμή καλών ιδεών και λύσεων στα προβλήματα, καθώς και στην εφαρμογή τυχόν αποφάσεων που έγιναν κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χαρτί ή πινακίδα
-
Στυλό ή Dry-Erase Markers
Πριν από το κλείσιμο της συνάντησης, ελέγξτε τις ενέργειες που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και προσδιορίστε εάν είναι απαραίτητες επιπλέον εργασίες. Ξεκινήστε με το τι είναι οι ενέργειες. Ρωτήστε την ομάδα "Ποιες είναι οι ενέργειες που πρέπει να κάνουμε για να επιτύχουμε σπουδαία αποτελέσματα έργου;" Αυτό βοηθά την ομάδα να καταλάβει τι πρέπει να γίνει και γιατί είναι σημαντικό για το έργο ή την ομάδα. Στη διατύπωση του στοιχείου δράσης, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τα ρήματα δράσης και είστε έτοιμοι να παράσχετε ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με το τι είναι πραγματικά απαραίτητο για να θεωρήσετε σωστά την ενέργεια που ολοκληρώθηκε.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στον ΠΟΥ που θα κάνει κάθε ενέργεια ζητώντας από την ομάδα "Ποιοι είναι οι καλύτεροι άνθρωποι για να κάνουν αυτές τις ενέργειες;" Κάθε ενέργεια πρέπει να δοθεί σε κάποιον ή δεν θα γίνει. Αυτός ο οποίος είναι μέλος ομάδας ή έργου που συμφωνεί να είναι υπεύθυνος και υπεύθυνος για όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση της συγκεκριμένης ενέργειας. Η ενέργεια μπορεί να ανατεθεί στο άτομο με την καλύτερη εξειδίκευση ή σε μια υπο-ομάδα ή κάποιος στη συνάντηση μπορεί να προσφερθεί εθελοντικά για να προβεί στη δράση. Εάν η ενέργεια ανατίθεται σε κάποιον εκτός της συνάντησης, κάποιος στη συνεδρίαση θα πρέπει να είναι υπεύθυνος για να εξηγήσει την ενέργεια που έχει ανατεθεί στο πρόσωπο που δεν είναι στη συνεδρίαση.
Πραγματοποιήστε το τμήμα WHEN προτού προχωρήσετε στις ενέργειες και ολοκληρώσετε την αναβολή. Ρωτήστε την ομάδα "Πότε πρέπει να γίνουν αυτές οι ενέργειες προκειμένου να ολοκληρώσουμε τα σχέδιά μας εγκαίρως;" Η ημερομηνία λήξης για κάθε ενέργεια θα πρέπει να είναι μια πραγματική ημερομηνία ημερολογίου, όταν πρέπει να ολοκληρωθεί η ενέργεια για την ομάδα ή το έργο να ολοκληρώσει την εργασία της. Αυτό δεν πρέπει ποτέ να παραμείνει κενό ή γραμμένο ως ASAP επειδή η ημερομηνία ασφαλίζει κάποιος είναι υπεύθυνος για να κάνει την ενέργεια εγκαίρως. Με την ανάθεση μιας ημερομηνίας, το πρόσωπο που θα αναλάβει τη δράση θα είναι σε θέση να προγραμματίσει τη νέα εργασία με την άλλη εργασία και να είναι σε θέση να προσδιορίσει εάν μπορεί να υπάρχει ένας βάσιμος λόγος για τον οποίο η ενέργεια ενδέχεται να μην ολοκληρωθεί από την επιθυμητή ημερομηνία της ομάδας, αργά.
Μετά τη συνάντηση, τοποθετήστε τις ενέργειες 3W στα αρχεία συσκέψεων και διανείμετε σε όλους όσους παρακολούθησαν τη συνάντηση ή έλαβαν κάποια ενέργεια. Αυτό καταγράφει όλες τις ενέργειες και ποιος είναι υπεύθυνος καθώς και πότε οφείλονται οι ενέργειες.
Συμβουλές
-
Εάν πρόκειται να υπάρξει συνέλευση παρακολούθησης, όταν η υπενθύμιση έχει σταλεί για αυτή τη σύσκεψη, συμπεριλάβετε οποιεσδήποτε ενέργειες που οφείλονται μέχρι την ημερομηνία αυτή, καθώς και τα συνήθη στοιχεία της συνάντησης.
