Οι αποτελεσματικές επιστολές επιχειρήσεων είναι ένα σημαντικό εργαλείο στο οπλοστάσιο κάθε επιχειρηματία. Είτε πρόκειται να πωλήσει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία, είτε απλά να εισαγάγει τον ίδιο τον συγγραφέα, μια αποτελεσματική επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να έχει μερικά βασικά χαρακτηριστικά για να πάρει έναν αναγνώστη να ανταποκριθεί ευνοϊκά. Η επιστολή πρέπει να καλέσει τον παραλήπτη σε δράση και να τον πείσει να κάνει ό, τι επιθυμεί ο συγγραφέας. Όλες οι αποτελεσματικές επιστολές επιχειρήσεων έχουν κοινές ιδιότητες.
Πλήρεις πληροφορίες
Μια αποτελεσματική επιχειρηματική επιστολή έχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ένας αναγνώστης να ενεργήσει κατάλληλα. Η επιστολή αναφέρει σαφώς ποιος είναι το γράμμα από και πού και πώς να ανταποκριθεί. Διευκρινίζει ποια είναι η επιστολή, πότε πρέπει να αναληφθεί δράση, πού πρέπει να αναληφθεί αυτή η δράση και γιατί πρέπει τώρα να αναληφθεί δράση. Η επιχειρηματική επιστολή είναι γεμάτη πληροφορίες και δεν αφήνει τίποτα έξω. Έχει μια σαφή έκκληση για δράση και λέει στον παραλήπτη πώς να εκτελέσει αυτή τη δράση.
Συντομία
Η πραγματική επιχειρηματική επιστολή δεν είναι λουλουδένια ή διακοσμημένη. Είναι εφεδρικό και στο σημείο. Δεν υπάρχουν χαμένες λέξεις. Η γλώσσα είναι συνοπτική στην παράδοσή της, έτσι ώστε ο αναγνώστης να έχει μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες. Μια επιχειρησιακή επιστολή δεν είναι ένα μέρος για να αναδείξει μεγάλα λόγια ή ποίηση. Αποτελεσματικές επιχειρηματικές επιστολές είναι σύντομες και μέχρι στιγμής.
Οφέλη, όχι χαρακτηριστικά
Οι αποτελεσματικές επιστολές επιχειρήσεων επικεντρώνονται στα οφέλη για τον παραλήπτη και όχι στα χαρακτηριστικά του προϊόντος ή των πληροφοριών. Απαντά την ερώτηση για τον αναγνώστη: "Τι είναι αυτό για μένα;" Μια επιχειρησιακή επιστολή λαμβάνει υπόψη τους χρονικούς περιορισμούς που τίθενται στον αναγνώστη και τις ανάγκες που ο αναγνώστης φέρνει στο τραπέζι. Τους φροντίζει, καθιστώντας εύκολο για τον αναγνώστη να πάρει την επιθυμητή δράση. Επιχειρηματικές επιστολές επικεντρώνονται στο πώς ο συγγραφέας επιστολών μπορεί να βοηθήσει τον αναγνώστη, όχι γιατί ο αναγνώστης πρέπει να βοηθήσει τον συγγραφέα.
Ειδικότητα
Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένη γλώσσα όταν γράφετε επιχειρηματικές επιστολές. Πείτε στους αναγνώστες ακριβώς τι μπορούν να αναμένουν από προϊόντα, υπηρεσίες ή επιχειρήσεις. Μη χρησιμοποιείτε ασαφή γλώσσα που μπορεί να τους αφήσει να μαντέψουν. Χρησιμοποιήστε παραδείγματα, εάν είναι απαραίτητο, για να διευκρινίσετε περαιτέρω τη γλώσσα για να αποσαφηνίσετε την επιχειρηματική επιστολή στον αναγνώστη. Εάν μια υπόσχεση γίνεται σε μια επιστολή, βεβαιωθείτε ότι η επιχείρηση μπορεί να την υποστηρίξει. Επίσης, χρησιμοποιήστε ρήματα δράσης αντί για παθητικά ρήματα για να δώσετε δύναμη στις προτάσεις σας.
Σαφήνεια
Αποφύγετε τη χρήση φρασεολογίας, εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο σε μια προσπάθεια να επικοινωνήσετε με σαφήνεια. Είναι σημαντικό να διευκρινιστεί τι ακριβώς προσφέρει η επιστολή και τι ζητάει ο αναγνώστης από την επιστολή. Αν όχι, ο αναγνώστης μπορεί να μην λάβει την ενέργεια που ζητήθηκε και η επιστολή δεν θα είναι αποτελεσματική. Χρησιμοποιήστε σαφή και ισχυρή γλώσσα για να τονίσετε τι πρέπει να κάνει ο αναγνώστης μετά την ανάγνωση της επιστολής εργασίας. Σύντομες προτάσεις με ισχυρά, κατηγορούμενα ρήματα συνιστώνται για να ενθαρρύνουν τον αναγνώστη να ενεργήσει.
Εθιμοτυπία
Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε την κατάλληλη εθιμοτυπία στις επιχειρηματικές επιστολές. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εντοπίσει το σωστό όνομα και την ορθογραφία του ατόμου που θα λάβει την επιστολή. Απευθυνθείτε κατάλληλα. Απαντήστε σε όλα τα γράμματα που απαιτούν απάντηση επιστροφής. Ακολουθώντας την κατάλληλη εθιμοτυπία, ένας επιχειρηματίας δείχνει ότι έχει τον κατάλληλο σεβασμό για το πρόσωπο στο οποίο γράφει. Αυτός ο σεβασμός μπορεί να προχωρήσει αρκετά προς την κατεύθυνση της ανάληψης από τον αναγνώστη της επιστολής της παρότρυνσης για δράση.
Ορθότητα
Από τη μορφοποίηση του γράμματος στην καταλληλότητα του δέκτη, μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να χτυπά πολλές σωστές σημειώσεις για να είναι αποτελεσματική. Βεβαιωθείτε ότι αποστέλλονται στο σωστό άτομο, στο σωστό τμήμα, στη σωστή εταιρεία. Βεβαιωθείτε ότι η επιστολή πηγαίνει στο σωστό άτομο για να προβεί στη δράση που ζητάει από την επιστολή. Διαβάστε το γράμμα και κρίνετε αν η γλώσσα είναι σωστή για το άτομο στο οποίο την στέλνετε - ούτε πολύ τυπική ούτε άτυπη. Όταν είστε έτοιμοι να το στείλετε, κάντε διπλό έλεγχο της μορφοποίησης για τελευταία φορά για σφάλματα.
