Όλα τα επιχειρησιακά γράμματα πρέπει να έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό - σαφή και εγκάρδια γραφή. Τα επιχειρησιακά γράμματα μπορεί να διαφέρουν ως προς τους στόχους τους, δημιουργώντας μια ποικιλία μορφών επιχειρηματικών επιστολών.
Χαρακτηριστικά
Όλες οι επιχειρηματικές επιστολές πρέπει να έχουν την τρέχουσα ημερομηνία, διεύθυνση επιστροφής, διεύθυνση παραλήπτη, χαιρετισμό και υπογραφή.
Μορφή
Οι επιχειρησιακές επιστολές μπορούν να γραφτούν είτε σε στυλ πλήρους μπλοκ είτε σε τροποποιημένο μπλοκ. Σε μια επιστολή πλήρους τετραγώνου, όλα τα γράμματα αρχίζουν στο αριστερό περιθώριο χωρίς εσοχές στις παραγράφους. Ωστόσο, στο γράμμα στυλ τροποποιημένου μπλοκ, οι παράγραφοι είναι διαχωρισμένες σε πέντε κενά και η ημερομηνία και η υπογραφή αρχίζουν στο κέντρο της σελίδας.
Τύποι
Η επιστολή αίτησης είναι ένα πολύ δημοφιλές στυλ επιχειρηματικών επιστολών. Οι επιστολές εφαρμογής γράφονται από άτομα που αναζητούν εργασία. Οι επιστολές αυτές λειτουργούν ως εισαγωγικό εργαλείο για τους πιθανούς εργοδότες. Οι επιστολές αίτησης αναφέρονται επίσης ως συνοδευτικές επιστολές, αλλά είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ο όρος "συνοδευτική επιστολή" μπορεί επίσης να αναφέρεται σε άλλο στυλ επιχειρησιακής επιστολής. Αυτοί οι τύποι επιχειρηματικών επιστολών αναφέρονται σε έγγραφα που περιλαμβάνονται σε πακέτα. Αυτά τα γράμματα καλύπτουν συνήθως το περιεχόμενο ενός πακέτου για τον αναγνώστη και χρησιμεύουν ως επιβεβαίωση για τον παραλήπτη.
Μια επιστολή αποδοχής συνήθως συντάσσεται ως απάντηση σε μια αίτηση ή σε απάντηση σε κάποια πρόσκληση. Μια επιστολή παραλαβής θα αποστέλλεται σε απάντηση επιστολής αποδοχής και θα λειτουργεί ως απόδειξη και για τα δύο μέρη.
Όταν ένας πελάτης είναι δυσαρεστημένος με αγαθά ή υπηρεσίες, είναι συνηθισμένο να στείλετε μια επιστολή καταγγελίας. Η επιστολή καταγγελίας θα πρέπει να περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες που θα βοηθήσουν τον παραλήπτη να εντοπίσει τα άτομα ή τα αγαθά που εμπλέκονται στο πρόβλημα. Τα γράμματα καταγγελίας αποστέλλονται επίσης μεταξύ επιχειρήσεων.
Οφέλη
Όλες οι επιχειρηματικές επιστολές, ανεξάρτητα από το στυλ, χρησιμεύουν ως τεκμηρίωση της επικοινωνίας μεταξύ δύο μερών. Αυτό μπορεί να είναι εξαιρετικά επωφελές και για τα δύο μέρη, αν προκύψουν διαφωνίες ή παρεξηγήσεις.
Προειδοποίηση
Φροντίστε να χρησιμοποιείτε εγκάρδια, επίσημη γλώσσα κατά τη σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής. Αποφύγετε τη χρήση αργαλειού, καθώς αυτός ο τύπος άτυπης γλώσσας δεν είναι κατάλληλος για τις επιχειρήσεις. Επίσης, φροντίστε να γράψετε σωστά το όνομα του παραλήπτη και να κρατήσετε την επιστολή σας σύντομη και μέχρι το σημείο.
