Ποιες είναι οι λειτουργίες των επιχειρηματικών επιστολών;

Το λεξικό του Webster ορίζει μια επιστολή ως γραπτό ή τυπωμένο μήνυμα σε ένα άτομο ή σε μια ομάδα, η οποία αποστέλλεται συνήθως μέσω ταχυδρομείου. Φυσικά, στην ηλεκτρονική μας εποχή, πολλά γράμματα μεταδίδονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε μέσα στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε ως συνημμένο. Παρά την τάση αυτή, οι επιχειρηματικές επιστολές εξακολουθούν να έχουν παραδοσιακές λειτουργίες. Έτσι, είναι σημαντικό οι επιχειρηματίες να γνωρίζουν αυτές τις λειτουργίες προκειμένου να κάνουν τη σωστή εντύπωση με τους συνεργάτες τους.

Εμπορικός

Παρά τις τάσεις της ηλεκτρονικής επιχειρηματικής δραστηριότητας, "οι παραδοσιακές επιστολές πωλήσεων παραμένουν ένα σημαντικό εργαλείο της σύγχρονης επιχείρησης", δηλώνει ο Kenneth Zimmer, Ομότιμος Καθηγητής στην Σχολή Επιχειρήσεων και Οικονομικών του Πανεπιστημίου του Καλιφόρνια και Sue C. Camp, Αναπληρωτής Καθηγητής στο College of Gardner-Webb College Σχολή Διοίκησης Broyhill. Εξάλλου, η Zimmer και η Camp υποστηρίζουν ότι οι περισσότερες επιχειρηματικές επιστολές είναι πράγματι επιστολές πωλήσεων, δεδομένου ότι ο σκοπός τους είναι να προωθήσουν την πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών στους αποδέκτες. Υπάρχουν πέντε κύριοι στόχοι των επιστολών πωλήσεων:

1. Να προσελκύσει την προσοχή του παραλήπτη.
2. Για να δημιουργήσετε μια φιλική σχέση με τον παραλήπτη.
3. Να απευθυνθείτε στα κίνητρα αγορών του παραλήπτη.
4. Να πείσει τον παραλήπτη να αναλάβει δράση.
5. Να δοθεί στον παραλήπτη η ευκαιρία να αναλάβει δράση.

Δημόσιες σχέσεις

Ο στόχος κάθε προσπάθειας δημοσίων σχέσεων είναι να επηρεάσει τις πεποιθήσεις, τις συμπεριφορές ή τις δράσεις των στοχοθετημένων ακροατηρίων. Τέτοια είναι η περίπτωση μιας επιστολής δημοσίων σχέσεων, εξηγεί ο Melvin L. DeFleur και ο Everette E. Dennis, συν-συγγραφείς της «Κατανόηση της μαζικής επικοινωνίας: μια προοπτική των φιλελεύθερων τεχνών». Ο βασικός στόχος της επιστολής PR είναι να επηρεάσει θετικά την εντύπωση του κοινού από την εταιρεία ή οργάνωση.

Μερικά παραδείγματα επιστολών δημοσίων σχέσεων είναι αυτά που προσπαθούν να επιτύχουν τους ακόλουθους στόχους:

1. Προωθήστε μια νέα επιχείρηση.
2. Προσκαλέστε τους πελάτες να ανοίξουν λογαριασμούς χρέωσης.
3. Ευχαριστώ τους πελάτες για την επιχείρησή τους.
4. Καλωσορίστε τους πιθανούς πελάτες στην κοινότητα.
5. Ανακοινώστε μια ειδική πώληση ή υπηρεσία.
6. Προσφέρετε κίνητρα για να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες της εταιρείας.

Αιτήματα και απαντήσεις

Τα πιο συνηθισμένα επιχειρησιακά γράμματα είτε κάνουν αίτημα είτε απαντούν σε ένα, το Zimmer και το Camp. Παραδείγματα αιτημάτων επιστολών περιλαμβάνουν την κράτηση αίθουσας συσκέψεων, την αίτηση προσφοράς τιμών, την αίτηση δήλωσης χρέωσης και τη δημιουργία ραντεβού. Παρόλα αυτά, ο Zimmer και ο Camp προσφέρουν ότι αυτά τα συνηθισμένα γράμματα "δεν πρόκειται να αντιμετωπιστούν συστηματικά". Επομένως, θα πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένες οδηγίες όταν υποβάλλετε ένα αίτημα ή απαντήσετε σε ένα:

1. Παρέχετε πλήρεις πληροφορίες.
2. Μην κάνετε ποτέ παράλογες αιτήσεις.
3. Να είστε ακριβείς και ακριβείς.
4. Ποτέ μην είστε ανάρμοστο.

Απαιτήσεις και προσαρμογές

Οι πελάτες συχνά διαμαρτύρονται για ελαττωματικές υπηρεσίες ή προϊόντα. Όταν προκύπτουν τέτοιες περιπτώσεις, οι επιχειρήσεις πρέπει να ανταποκριθούν διαπραγματεύοντας με τους πελάτες προκειμένου να προβούν σε προσαρμογή. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις γράφουν επιστολές απαιτήσεων, όπως όταν ένας προμηθευτής αποτυγχάνει να στείλει το σωστό προϊόν ή δεν το μεταφέρει καθόλου. Ωστόσο, η Zimmer και η Camp λένε ότι αν πρέπει να απαντήσετε ή να υποβάλετε μια αξίωση ή μια προσαρμογή, θα πρέπει να έχετε κατά νου τους ακόλουθους κανόνες:

1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα γεγονότα.
2. Να είστε ακριβείς και πλήρεις κατά την περιγραφή της αξίωσης.
3. Αποφύγετε να είστε κατηγορηματικοί, απειλητικοί ή απαιτητικοί..
4. Να είστε ευγενικοί.
5. Προτείνετε μια εύλογη λύση που θα είναι ευχάριστη για όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Κοινωνικές Επικοινωνίες

Συγχαρητήρια για τους επιχειρηματίες σε ειδικές περιπτώσεις είναι μια «κοινή ευγένεια και παράδοση», γράφουν οι Zimmer και Camp. Οι εργοδότες θα πρέπει επίσης να στείλουν συλλυπητήρια όταν ο συνεργάτης υποστεί απώλεια ή τραγωδία, απαντήσει άμεσα σε επίσημες προσκλήσεις, αναγνωρίσει συνταξιοδοτήσεις και εκφράσει ευγνωμοσύνη για δώρα, φιλοξενία ή ειδική μεταχείριση. Η μη αναγνώριση τέτοιων περιστάσεων απεικονίζει την εταιρεία σε κακό φως.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαμορφώσει σωστά τα γράμματα:

1. Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας.
2. Ευθυγραμμίστε την ημερομηνία της αλληλογραφίας στα δεξιά της σελίδας.
3. Τοποθετήστε το όνομα του παραλήπτη, τον επίσημο τίτλο και τη διεύθυνση στο κάτω μέρος της σελίδας, ευθυγραμμισμένο αριστερά.
4. Ακολουθήστε το χαιρετισμό με κόμμα και όχι με παχέος εντέρου, για παράδειγμα: Αγαπητέ κύριε Τζόουνς,
5. Διπλό διάστημα μεταξύ του χαιρετισμού και της πρώτης παραγράφου του γράμματος και μεταξύ κάθε παραγράφου. Ωστόσο, ο χώρος χωρίζει το σώμα κάθε παραγράφου.
6. Μην συμπεριλάβετε τα αρχικά αναφοράς, τις σημειώσεις αντιγραφής κ.λπ.