Μια επιχειρησιακή επιστολή θέτει τον τόνο για μελλοντικές αλληλεπιδράσεις. Όταν ένας υποψήφιος πελάτης λαμβάνει μια επιχειρηματική επιστολή, δημιουργεί αμέσως μια εντύπωση του συγγραφέα και της οργάνωσής του. Εάν η επιστολή είναι πολύ απλή, ο συγγραφέας μπορεί να φαίνεται ανυπόμονος ή αντιεπαγγελματικός. Το γράψιμο που είναι πολύ επίσημο μπορεί να εκφοβίσει ή να αποξενώσει τον αναγνώστη. Μια καλά οργανωμένη και καλά γραπτή επιστολή θα δημιουργήσει μια θετική πρώτη εντύπωση.
Καλά οργανωμένο
Κάθε επιχειρησιακή επιστολή απευθύνεται σε συγκεκριμένο σκοπό ή εργασία. Θα μπορούσε να είναι μια αίτηση για πληροφορίες, απάντηση σε μια έρευνα ή υποβολή μιας πρότασης. Η πρώτη παράγραφος αναφέρει τον σκοπό της επιστολής. Απαντά στις ερωτήσεις του δημοσιογράφου: ποιος, τι, πότε, πού και γιατί. Οι υπόλοιπες παράγραφοι υποστηρίζουν το σκοπό αυτό με διαφορετικά σημεία - προσόντα, χαρακτηριστικά, χαρακτηριστικά. Η τελευταία παράγραφος επαναλαμβάνει αυτόν τον σκοπό και περιγράφει με σαφήνεια τις προσδοκίες του συγγραφέα. Ο συγγραφέας χρησιμοποιεί τις κατάλληλες φράσεις μετάβασης για να εξασφαλίσει ότι όλα τα μέρη του γράμματος ρέουν ομαλά μεταξύ τους.
Σαφής και συνοπτική
Μια καλή επιχειρηματική επιστολή παρέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες με σαφή και συνοπτικό τρόπο. Ο συγγραφέας χρησιμοποιεί τον κατάλληλο τόνο και γλώσσα. Διατηρεί το λεξιλόγιο απλό και αποφεύγει να χρησιμοποιεί τεχνική ή αφηρημένη γλώσσα για να εντυπωσιάσει τον αναγνώστη. Μεταβάλλει τη διάρκεια των ποινών, απομακρύνοντας από μακρές, ανατρεπτικές ποινές με υπερβολικές λεπτομέρειες. Ωστόσο, δεν περιορίζεται σε σύντομες, ασταθείς ποινές. Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιεί την ενεργή φωνή αντί της παθητικής φωνής.
Καλά δομημένο
Κάθε επιχειρηματική επιστολή ακολουθεί τη μορφή και τις απαιτήσεις της γραμματοσειράς της εταιρείας.Σε μορφή μπλοκ, ολόκληρο το γράμμα είναι αριστερό και απλό, εκτός από ένα διπλό διάστημα μεταξύ των παραγράφων. Η τροποποιημένη μορφή μπλοκ ακολουθεί το στυλ μπλοκ, αλλά τοποθετεί την ημερομηνία και κλείνει στο κέντρο. Οι περισσότερες επιχειρηματικές επιστολές περιλαμβάνουν την ημερομηνία, την εσωτερική διεύθυνση, τον χαιρετισμό, τη γραμμή θέματος, το συμπληρωματικό κλείσιμο, την υπογραφή και τα συνημμένα. Εάν το γράμμα είναι μικρότερο ή μεγαλύτερο από το μέσο όρο, ο συγγραφέας κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στην κατακόρυφη απόσταση.
Σφάλμα Ελεύθερο
Πριν από την αποστολή οποιασδήποτε επιστολής, ο συγγραφέας διαβάζει το πρώτο βίβλος έξω δυνατά. Αυτός είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να ελέγξετε τη γλώσσα που ακούγεται δύσκολη ή μη φυσική. Χρησιμοποιεί ένα λεξικό και γράφει στυλ βιβλίου για να ελέγξει όλες τις ορθογραφίες, τη γραμματική και τη στίξη. Εναλλακτικά, μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία ελέγχου ορθογραφίας και γραμματικής του προγράμματος επεξεργασίας κειμένου. Ελέγχει διπλά το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνση του παραλήπτη.
