Ένα επιχειρηματικό μνημόνιο ή ένα σημείωμα είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους ενημέρωσης των συναδέλφων και των μελών του προσωπικού για μια προσεχή συνεδρίαση. Μια αποτελεσματική ειδοποίηση συνάντησης θα παρέχει τις βασικές πληροφορίες για τη σύσκεψη με σαφή, συνοπτικό και επαγγελματικό τρόπο.
Σχετικές πληροφορίες
- Ακολουθήστε μια γενική μορφή τεσσάρων σημείων για την επικεφαλίδα, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει Προς το, Από, Ημερομηνία και Θέμα στην εγκύκλιο για τη συνάντηση του προσωπικού σας _._ Το πεδίο "Προς" πρέπει να περιλαμβάνει όλους όσους προσκαλούνται στη συνάντηση. Από το "" θα εμφανιστεί το όνομα και ο τίτλος της εργασίας σας. Ημερομηνία της ανακοίνωσης την ημέρα της διανομής. Γράψτε τι είναι το σημείωμα στο θέμα "Θέμα", όπως "Συνάντηση διευθυντών" στις 15 Αυγούστου 2019."
- Δηλώστε το σκοπό της συνάντησης στην αρχική παράγραφο μαζί με όλες τις βασικές σχετικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου και της θέσης. Για παράδειγμα, "Σκοπός της συνάντησης είναι να συζητηθεί το αναθεωρημένο πρόγραμμα κινήτρων των εργαζομένων. Η συνεδρίαση θα αρχίσει στις 3 μ.μ. στην κεντρική αίθουσα συνεδριάσεων και διαρκεί μία ώρα. Όλοι οι διευθυντές και οι επόπτες πρέπει να παρευρεθούν. "
- Περιγράψτε τι θα καλυφθεί κατά τη διάρκεια της συνάντησης στο σώμα του σημειώματος. Διατηρήστε τις πληροφορίες σύντομες, αν είναι δυνατόν. αφήστε τα στοιχεία να συζητηθούν στην πραγματική συνάντηση. Για παράδειγμα, "Ως αποτέλεσμα των σχολίων σας, η εταιρεία θα δρομολογήσει το αναθεωρημένο πρόγραμμα παροχής κινήτρων για εργαζόμενους την 1η Σεπτεμβρίου 2019. Το νέο σχέδιο θα ανταμείψει τις ομάδες πωλήσεων και όχι μόνο τα άτομα όταν πληρούν τους μηνιαίους και τριμηνιαίους στόχους τους. Αναγνωρίζουμε το όφελος του προσωπικού πωλήσεών μας που εργάζεται σε ομάδες και ελπίζουμε να προωθήσουμε αυτή την τάση με οικονομικά κίνητρα ».
Συμβουλές
-
Όλες οι πληροφορίες στην ειδοποίηση πρέπει να είναι σχετικές με τη συνεδρίαση. Αποφύγετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες που σχετίζονται με οποιαδήποτε θέματα που σχετίζονται με την εταιρεία και δεν θα συζητηθούν στη συνεδρίαση.
Πριν την συνάντηση
- Ενημερώστε τους παραλήπτες της ειδοποίησης εάν πρέπει να προετοιμαστούν με οποιονδήποτε τρόπο ή να διαβάσετε τα υλικά πριν από τη συμμετοχή σας στη συνάντηση. Ένα παράδειγμα μπορεί να είναι: "Θα αποσταλεί το καθένα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω του ηλεκτρονικού μορφοτύπου και των πολιτικών του σχεδίου κινήτρων μέχρι το τέλος της ημέρας. Ελέγξτε τα έγγραφα μπροστά από το χρόνο, ώστε να είστε διατεθειμένοι να συζητήσετε το περιεχόμενο και να ζητήσετε διευκρινίσεις από πού χρειάζεται ».
- Ενημερώστε τους προσκεκλημένους όταν θα διανεμηθεί η ατζέντα του συνεδρίου. Για παράδειγμα: "Θα διανείμω την ατζέντα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τουλάχιστον 24 ώρες πριν από τη συνάντηση.
- Ζητήστε από τους προσκεκλημένους να σας ενημερώσουν αμέσως αν δεν μπορούν να παραστούν στη συνάντηση, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε έναν χρόνο για να ελέγξετε τις πληροφορίες μαζί τους. Ακόμα κι αν στέλνετε ένα υποχρεωτικό σημείωμα συσκέψεων, κάποιοι υπάλληλοι ή προσκεκλημένοι μπορεί να είναι σε διακοπές ή έξω από την πόλη σε ένα ταξίδι που σχετίζεται με την εργασία.
Συμβουλές
-
Ας ενημερώσουμε τους προσκεκλημένους αν είστε πρόθυμοι να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με το θέμα της σύσκεψης μπροστά από το χρόνο ή αν όλες οι διευκρινίσεις θα πρέπει να αντιμετωπιστούν στην πραγματική συνάντηση. Παρέχετε έναν αριθμό τηλεφώνου επαφής ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν θα θέσετε ερωτήσεις εκ των προτέρων.
