Ο οργανισμός σας μόλις δημιούργησε ένα νέο πρόγραμμα και πρέπει να ενημερώσετε τους πελάτες σας για αυτό. Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να στείλετε σε κάθε πελάτη μια επιστολή που τον ενημερώνει για το πρόγραμμα. Για να προσελκύσετε την προσοχή του πελάτη, η επιστολή σας πρέπει να είναι προσεκτική ώστε να την διαβάσει και η επιστολή σας πρέπει να είναι ενημερωτική έτσι ώστε να κατανοήσει ακριβώς ποιο είναι το πρόγραμμα. Ακόμα κι αν το πρόγραμμα θα ωφελήσει τον πελάτη σας, οι άνθρωποι τείνουν να είναι απρόθυμοι να διαβάζουν τις άμεσες αποστολές, οπότε πρέπει να επιτύχετε ακριβώς τη σωστή ισορροπία μεταξύ πληροφοριών και πειθούς.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία και παραλείψτε μια γραμμή. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να προσθέσετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις των πελατών ή να τα παραλείψετε αν προτιμάτε γενική επιστολή.
Περάστε μια επιπλέον γραμμή και πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κ. / Μ. (Όνομα πελάτη)" που ακολουθείται από ένα τετράγωνο ή πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κύριε πελάτη" ακολουθούμενο από ένα τελεία για γενικό χαιρετισμό. Λάβετε, ωστόσο, υπόψη ότι οι χρήστες είναι πιο πιθανό να διαβάσουν τα μηνύματα που απευθύνονται ειδικά σε αυτούς, οπότε αν μπορείτε να προσθέσετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις των πελατών, θα πρέπει να το κάνετε αυτό.
Ξεκινήστε την επιστολή με κάτι που θα τραβήξει την προσοχή των πελατών. Ένα σχετικό γεγονός ή στατιστικό στοιχείο μπορεί να τους ενδιαφέρει. για παράδειγμα. "Ξέρατε ότι μπορείτε να εξασφαλίσετε τα παιδιά σας για $ 50.00 το μήνα για το νέο μας πρόγραμμα;" Ξεκινώντας από ένα άμεσο όφελος όπως αυτό θα προσελκύσει την προσοχή των πελατών και θα τους ενθαρρύνει να διαβάσουν περισσότερα.
Δώστε τις γενικές λεπτομέρειες σχετικά με το πρόγραμμα. Παρέχετε αρκετές πληροφορίες ότι οι πελάτες μπορούν να λάβουν μια τεκμηριωμένη απόφαση, αλλά όχι τόσο πολύ που θα τους κατακλύσετε με λεπτή εκτύπωση. Πείτε τους πού μπορούν να αποκτήσουν τις λεπτομέρειες. για παράδειγμα, τοποθετήστε τα στοιχεία της τοποθεσίας σας στο Web και ένα πακέτο καλωσορίσματος μαζί με την εφαρμογή του προγράμματος.
Πείτε στους πελάτες τι να κάνουν σε περίπτωση που ενδιαφέρονται. Παρέχετε έναν αριθμό τηλεφώνου ή έναν ιστότοπο όπου μπορούν να εγγραφούν. Δώστε σχετικές ημερομηνίες, τόπους και προθεσμίες, εάν υπάρχουν.
Κλείστε το γράμμα πληκτρολογώντας "Ειλικρινά" και παρακάμπτοντας τρεις διαστήματα γραμμής. Πληκτρολογήστε το όνομά σας. Εκτυπώστε τα γράμματα στην τοποθεσία Web του οργανισμού σας και υπογράψτε το όνομά σας επάνω από το δακτυλογραφημένο σας όνομα σε κάθε επιστολή. Εάν δεν μπορείτε να υπογράψετε κάθε αντίγραφο, κάντε ένα γράφημα του ονόματός σας και τοποθετήστε το στο έγγραφο, οπότε όταν εκτυπώνετε τα γράμματα, θα έχουν το καθένα μια "υπογραφή".
