Οι επιχειρήσεις αγοράζουν ή προμηθεύονται προϊόντα και υπηρεσίες από διάφορους πωλητές. Κάθε προϊόν ή υπηρεσία που αγοράζεται βοηθά την εταιρεία στην επίτευξη των στόχων εξυπηρέτησης του πελάτη. Τα τμήματα προμηθειών διαπραγματεύονται με πωλητές και πραγματοποιούν παραγγελίες. Η διαχείριση των προμηθειών περιλαμβάνει την έννοια της οργάνωσης και της διαχείρισης των δραστηριοτήτων προμήθειας μιας εταιρείας. Και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα υπάρχουν για επιχειρήσεις που ενσωματώνουν διαχείριση προμηθειών.
Διαπραγματευτείτε καλύτερες τιμές
Ένας υπέρ της διαχείρισης της διαδικασίας προμηθειών περιλαμβάνει την ανάπτυξη δεξιοτήτων συγκεκριμένων υπαλλήλων για τη διαπραγμάτευση με πωλητές για τις καλύτερες τιμές. Η διαχείριση προμηθειών επιτρέπει στον επικεφαλής του τμήματος να εντοπίζει εκείνους τους εργαζόμενους με τις ισχυρότερες δυνατότητες διαπραγμάτευσης, να αναπτύσσει περαιτέρω αυτές τις δεξιότητες και να αναθέτει αυτή την ευθύνη στους εργαζόμενους αυτούς. Αυτοί οι εργαζόμενοι μάθουν τι ψάχνει κάθε πωλητής στη σχέση πελάτη-προμηθευτή και βρίσκουν τρόπους για να παράσχουν αυτά τα στοιχεία, ενώ παράλληλα επιτυγχάνουν την καλύτερη προσφορά για την εταιρεία.
Αξιολόγηση προμηθευτών
Μια άλλη εταιρεία διαχείρισης προμηθειών εξετάζει την ικανότητα της εταιρείας να αξιολογεί τους προμηθευτές. Η διαδικασία περιλαμβάνει την αξιολόγηση κάθε προμηθευτή πριν από την πραγματοποίηση συναλλαγών μαζί του και την επανεξέταση του προμηθευτή τακτικά. Οι εργαζόμενοι που αξιολογούν τους προμηθευτές εξετάζουν την ποιότητα των προϊόντων του προμηθευτή, την ικανότητά του να ικανοποιεί τις ανάγκες της εταιρείας, τους όρους πίστωσης που προσφέρονται και την προθυμία του προμηθευτή να ανταποκριθεί στις συγκεκριμένες απαιτήσεις που επιβάλλει η εταιρεία. Οι εργαζόμενοι της εταιρείας κατατάσσουν κάθε προμηθευτή, επιτρέποντας στην εταιρεία να εντοπίσει τους προτιμώμενους προμηθευτές και να εξαλείψει τους φτωχούς προμηθευτές
Προστιθέμενη δαπάνη
Η χρήση της διαχείρισης των προμηθειών προϋποθέτει τη διαχείριση της διαδικασίας αυτής. Στο τμήμα προμηθειών, ένας συγκεκριμένος διευθυντής πρέπει να περάσει την εργάσιμη ημέρα του επιτηρήνοντας τη διαδικασία. Αυτό συνεπάγεται την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων για να προσδιοριστεί το πού βρίσκονται οι δυνάμεις και οι αδυναμίες των υπαλλήλων, να ανατεθούν αρμοδιότητες σε αυτούς τους υπαλλήλους και να εντοπιστούν οι εργαζόμενοι έτοιμοι να μάθουν περισσότερα. Όσο περισσότερο χρόνο ο διαχειριστής ξοδεύει την επίβλεψη αυτής της διαδικασίας, τόσο λιγότερο χρόνο ξοδεύει σε άλλες ευθύνες.
Λιγότερο ευέλικτο
Ένας άλλος τρόπος διαχείρισης της διαδικασίας προμηθειών είναι η έλλειψη ευελιξίας που απολαμβάνει η εταιρεία και οι εργαζόμενοι. Όταν προκύπτουν νέες ευκαιρίες αγοράς, η εταιρεία πρέπει να ακολουθήσει τις διαδικασίες που υπάρχουν, όπως η αξιολόγηση προμηθευτή, προτού ασκήσει αυτή την επιχειρηματική σχέση. Για παράδειγμα, εάν ένας νέος προμηθευτής προσφέρει στην εταιρεία πολλά για τις προμήθειες, η εταιρεία πρέπει να ακολουθήσει τα καθιερωμένα βήματα προτού μπορέσει να επωφεληθεί από τη συμφωνία.
