Οι προμηθευτές (συχνά αποκαλούμενοι πωλητές) είναι άτομα ή εταιρείες που προμηθεύουν πρώτες ύλες, τελικά προϊόντα ή υπηρεσίες σε άλλη εταιρεία ή επιχείρηση. Για να διατηρήσουν αποτελεσματικές διαδικασίες αγοράς, οι αρμόδιοι για τις δημόσιες συμβάσεις και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να επανεξετάζουν περιοδικά τον κατάλογο των ενεργών προμηθευτών τους για να βεβαιωθούν ότι η εταιρεία αποκτά τη σωστή τιμή και τη σωστή υπηρεσία. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε μια επισκόπηση των επιδόσεων των προμηθευτών μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πρότυπο μέτρησης για την αξιολόγηση νέων πιθανών πωλητών ή μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως επιχειρηματική περίπτωση για την αλλαγή προμηθευτών. Μια επισκόπηση μπορεί επίσης να μοιραστεί με έναν πωλητή για τους σκοπούς της βελτίωσης της απόδοσης ή ως σύσταση στους άλλους δυνητικούς πελάτες του προμηθευτή.
Προσδιορίστε τον προμηθευτή με το όνομα, τη διεύθυνση της εταιρείας και τον αριθμό τηλεφώνου. Αυτό μπορεί να αναφέρεται ως κεφαλίδα ή απλά να περιέχεται στην πρώτη παράγραφο. Εάν η εταιρεία διαθέτει περισσότερα από ένα γραφείο ή τμήμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε εντοπίσει το συγκεκριμένο τμήμα που προμηθεύει την εταιρεία σας. Παρέχετε επίσης πληροφορίες σχετικά με το διαχειριστή του λογαριασμού σας ή κάποια άλλη επαφή εντός του οργανισμού. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία επαφές, καταγράψτε όλες τις σημαντικές επαφές καθώς και τις λειτουργίες τους.
Εξηγήστε τη σχέση μεταξύ των εταιρειών σας. Αναφέρετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που ο πωλητής πωλεί στην εταιρεία σας. Κράτος όταν άρχισε η σχέση. Τιμολόγηση λίστας για αντικείμενα και υπηρεσίες που αγοράζονται τακτικά. Εξηγήστε όλες τις εγγυήσεις και τους όρους τιμολόγησης. Ποσοτικοποιήστε τη σημασία του πωλητή για το τμήμα αγορών σας όσον αφορά το ποσό που αγοράζετε από αυτό σε σχέση με άλλες εταιρείες. Δηλώστε πόσα ξοδεύετε με τον πωλητή σε ετήσια βάση και, για τα προϊόντα, δηλώστε πόσες μονάδες προϊόντος αγοράζετε κάθε χρόνο. Για συνεχιζόμενες σχέσεις, μπορείτε να συγκρίνετε τον όγκο αγοράς για αυτήν την περίοδο με τον όγκο αγοράς για προηγούμενες περιόδους.
Αξιολογήστε την απόδοση του προμηθευτή. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το χρόνο παράδοσης, την ποιότητα παράδοσης, τη διαχείριση των εκδόσεων, την ανταπόκριση του προσωπικού του προμηθευτή, τους όρους, τις εγγυήσεις και την τιμή. Συγκρίνετε την πραγματική απόδοση του πωλητή με την υποσχόμενη απόδοση. Επίσης, συγκρίνετε την πραγματική απόδοση για τον προμηθευτή σας έναντι της τυπικής απόδοσης της βιομηχανίας (αν μπορείτε να βρείτε αυτές τις πληροφορίες.) Εάν αξιολογείτε έναν προμηθευτή για πρώτη φορά και ο προμηθευτής αντικατέστησε έναν προηγούμενο προμηθευτή, αξιολογήστε τον νέο προμηθευτή έναντι του παλαιού προμηθευτή.
Δηλώστε τη γνώμη σας, υποστηριζόμενη από τα παραπάνω γεγονότα, σχετικά με το αν θα συνεχιστεί η σχέση ή θα βρεθεί ένας νέος προμηθευτής. Περιλάβετε τα υπέρ και τα κατά της κάθε δράσης.
Συμβουλές
-
Αναφέρετε συγκεκριμένα παραδείγματα καλής ή κακής υπηρεσίας όποτε είναι δυνατόν.
Πάντα τοποθετήστε το έγγραφό σας και υπογράψτε το έτσι ώστε εσείς (ή οι μελλοντικοί υπάλληλοι) να γνωρίζετε πότε έγινε η αξιολόγηση και ποιος το έκανε.
Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα, αποδεδειγμένα δεδομένα, όπου είναι δυνατόν. Η "Εταιρεία Χ είναι φθηνότερη από την εταιρεία C" είναι λιγότερο ενημερωτική από ότι η "Εταιρεία Χ χρεώνει 10 τοις εκατό λιγότερο από την εταιρεία Γ για ένα τετράπλευρο widget."
Προειδοποίηση
Ποτέ μην εξετάζετε προσωπικές ανταμοιβές (όπως δώρα, εισιτήρια εκδηλώσεων ή γεύματα) κατά την αξιολόγηση της απόδοσης ενός πωλητή.
