Όταν διοργανώνετε μια συνάντηση club, επικοινωνείτε αμέσως με όλα τα μέλη του συλλόγου, σχεδιάζετε τις μελλοντικές δραστηριότητες του συλλόγου και λαμβάνετε σημαντικές αποφάσεις. Για να πραγματοποιήσετε αποτελεσματικά τη συνεδρίαση, πρέπει να οργανωθείτε και να έχετε ένα σχέδιο. Ο συντονιστής της συνάντησης διατηρεί την τάξη καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης ενώ ασχολείται με όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης.
Προετοιμάστε εκ των προτέρων. Αποφασίστε ποιοι είναι οι στόχοι σας για τη σύσκεψη και διαμορφώστε ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης για την επίτευξη αυτών των στόχων. Δημιουργήστε μια λίστα με τα θέματα που θα αντιμετωπίσετε και δημιουργήστε αντίγραφα αυτής της λίστας για διανομή στα μέλη του συλλόγου.
Δημιουργήστε ένα φιλόξενο περιβάλλον. Σερβίρετε αναψυκτικά πριν από τη συνάντηση και παίζετε απαλή μουσική καθώς τα μέλη του συλλόγου μπαίνουν στην περιοχή συνάντησης. Αυτό θα δημιουργήσει μια ατμόσφαιρα που ενθαρρύνει τα μέλη να χαλαρώσουν και να κοινωνικοποιηθούν πριν αρχίσει η σύσκεψη.
Ξεκινήστε εγκαίρως. Πραγματοποιήστε μια ανακοίνωση πέντε λεπτά προτού σχεδιάσετε να ξεκινήσετε. Καθώς τα μέλη των συλλόγων βρίσκουν καθίσματα, παραδώστε αντίγραφα της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης. Αυτό επιτρέπει στα μέλη των συλλόγων να επανεξετάσουν την ατζέντα καθώς προετοιμάζετε να ξεκινήσετε.
Εισάγετε νέα μέλη του συλλόγου. Οι περιόδους παγοποίησης είναι ο καλύτερος τρόπος να εισαχθούν νέα μέλη. Ζητήστε τους να δηλώσουν πού μεγάλωσαν, πού πήγαν στο σχολείο και γιατί αποφάσισαν να γίνουν μέλη του συλλόγου σας.
Ελέγξτε τα πρακτικά από την προηγούμενη συνεδρίαση. Αυτό υπενθυμίζει στα μέλη του συλλόγου τις ενέργειες που έγιναν κατά την τελευταία συνάντηση και δίνει νέα μέλη σε μια καλύτερη κατανόηση των σημερινών θεμάτων συναντήσεων.
Μείνετε στην εργασία. Ακολουθήστε πάντα την ημερήσια διάταξη του συνεδρίου. Εάν κάποιος θέλει να συζητήσει ένα θέμα που δεν είναι στην ατζέντα σας, γράψτε το θέμα σε ένα ξεχωριστό φύλλο χαρτιού και το αντιμετωπίσετε κατά την επόμενη συνεδρίαση.
Αφήστε χρόνο για ερωτήσεις και απαντήσεις. Τα μέλη του συλλόγου πιθανότατα θα έχουν ερωτήσεις, οπότε να είστε έτοιμοι να τους απαντήσετε. Ζητήστε από τα άτομα με ερωτήσεις να σηκώσουν το χέρι τους και να καλέσουν κάθε μέλος ξεχωριστά. Αυτή είναι επίσης η κατάλληλη στιγμή για να ενθαρρύνετε τα μέλη των συλλόγων να υποβάλλουν προτάσεις για μελλοντικές συναντήσεις.
Τερματισμός εγκαίρως. Έχοντας μια συγκεκριμένη ώρα λήξης συμβάλλει στη διατήρηση του συντονιστή σε καλό δρόμο. Εάν τα μέλη του συλλόγου έχουν επιπλέον ερωτήσεις ή ανησυχίες, καλέστε τους να μιλήσουν μαζί σας μετά τη διακοπή της συνάντησης.
