Στο πώς να ορίσετε μια ατζέντα για μια συνάντηση, θα μάθετε 5 πράγματα που πρέπει να δημιουργηθούν προκειμένου να επιτευχθεί επιτυχία. Μια καλά γραπτή ατζέντα θα σας βοηθήσει να συνεχίσετε την εργασία σας και να συνεχίσετε, αφήνοντας τους συμμετέχοντες στη συνάντησή σας να προετοιμαστούν και να αισθάνονται άνετα. Εκείνοι που συμμετέχουν στις συναντήσεις σας θα σας ευχαριστήσουν.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Δημιουργία θεμάτων: Καθορίστε το λόγο της συνάντησής σας και απαριθμήστε τα θέματα που πρέπει να συζητηθούν. Ενθαρρύνετε όσους έχουν προγραμματιστεί να ασχοληθούν με τη συνάντησή σας για να κοινοποιήσουν θέματα ή θέματα που θα ήθελαν να συμπεριληφθούν στην ημερήσια διάταξη. Δώστε τους προθεσμία για να λάβετε αυτές τις προτάσεις για να τους συμπεριλάβετε στη συγκεκριμένη συνάντηση.
Καθορισμός προτεραιοτήτων: Τώρα που έχετε τον προκαταρκτικό κατάλογο των αντικειμένων σας, απλώς αφιερώνετε λίγο χρόνο στην προτεραιότητά τους κατά σειρά σπουδαιότητας ή βάσει προθεσμιών. Θυμηθείτε, ίσως να μην έχετε χρόνο να αγγίξετε κάθε στοιχείο της λίστας σας, οπότε ο καθορισμός προτεραιοτήτων θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποια στοιχεία σίγουρα θα τα κατατάξουν στην ημερήσια διάταξη.
Δημιουργία παρουσιαστών: Δεν μπορείτε να παρουσιάζετε σε κάθε θέμα ή να οδηγείτε σε κάθε συζήτηση. Στην πραγματικότητα, ένας σοφός ηγέτης θα επιτρέψει σε άλλους να πάρουν μέρος του ηγετικού ρόλου. Αποσπάστε τους συμμετέχοντες για την απόδοσή τους και δείξτε τους την εμπιστοσύνη που έχετε σε αυτούς για να οδηγήσουν. Ίσως κάποιος να σας προσεγγίσει για να συμπεριλάβετε ένα συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης για τη συνάντηση. Πάρτε την ευκαιρία για να τους δώσετε την ευκαιρία να παρουσιάσετε στη συνάντηση. Κατώτατη γραμμή, συμπεριλάβετε στην ημερήσια διάταξη σας ποιος καθοδηγεί τη συζήτηση. Αναθέστε τους παρουσιαστές.
Καθορίστε ένα Πρόγραμμα: Καθορίστε το κατάλληλο μήκος της συνάντησής σας και στη συνέχεια υπολογίστε τον απαραίτητο χρόνο για κάθε ξεχωριστό θέμα της ημερήσιας διάταξης. Μην προσποιείτε ότι καταφέρνετε πάρα πολύ σε μια συνεδρίαση. Να είστε σοφοί και να επιτρέψετε επιπλέον χρόνο για κάθε θέμα. Βάλτε σε κάποιο δωμάτιο wiggle. Το πρόγραμμά σας θα χρησιμεύσει ως επιστημονική πειθαρχία για να σας κρατήσει εστιασμένη και να μείνετε σε καλό δρόμο.
Δημιουργία συνέπειας: Με άλλα λόγια, να επιμείνετε στην ατζέντα. Μην προσθέσετε ή παραλείψετε αντικείμενα. Μην υπερβείτε τον χρόνο που έχετε παραχωρήσει σε συγκεκριμένα θέματα. Μην πιστέψετε και παρουσιάζετε όταν κάποιος άλλος είχε την τάση να οδηγεί τη συγκεκριμένη συζήτηση. Μια ημερήσια διάταξη είναι εξίσου αποτελεσματική με την έκταση στην οποία ακολουθείται. Με την πάροδο του χρόνου, οι συμμετέχοντες σας θα έρθουν σε σεβασμό και αναμένουν μια καλά γραπτή ατζέντα.
Συμβουλές
-
Πάρτε την τελική ατζέντα σας στους συμμετέχοντες σας σε αρκετό χρόνο για να έρθουν προετοιμασμένοι και άνετοι στη συνάντηση. Χρησιμοποιήστε προηγούμενη ημερήσια διάταξη για να βοηθήσετε να εργάζεστε σε τρέχουσες και μελλοντικές ατζέντες.
Προειδοποίηση
Βεβαιωθείτε ότι σχεδιάζετε να περιπλανηθείτε στην ατζέντα σας. Μην ασφυκτιάζετε τη συνάντησή σας με μια γεμάτη δέσμη ημερήσιας διάταξης που είναι τραυματισμένη.
