Στην επιχείρηση βρισκόμαστε μέσα και έξω από συναντήσεις, κατά τις οποίες παίρνουμε πολλές αποφάσεις. Στο τέλος μιας συνάντησης, τα πρακτικά των συνεδριάσεων λαμβάνουν αποφάσεις για να εξασφαλίσουν ότι όλοι οι συμμετέχοντες θα προβούν σε περαιτέρω ενέργειες. Τα πρακτικά συνεδριάσεων καλύπτουν όλες τις πτυχές μιας συνάντησης, από τον κατάλογο των συμμετεχόντων και την ημερήσια διάταξη έως τις ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν και τις αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν για περαιτέρω συνεδριάσεις. Χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα βήματα για να καθορίσετε τα λεπτά συνάντησης, θα εξασφαλίσετε ότι η ομάδα, οι συμμαθητές και οι διαχειριστές σας γνωρίζουν τα θέματα συζήτησης και τις προσδοκίες για περαιτέρω δράση.
Χρησιμοποιήστε την ατζέντα της σύσκεψης ως κατευθυντήρια γραμμή για να γράψετε τα πρακτικά της συνάντησής σας. Η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων είναι η κατευθυντήρια γραμμή της συνάντησης. Ενημερώνει τους συμμετέχοντες και τους επιτρέπει να γνωρίζουν τους στόχους, τους ρόλους τους στην επίτευξη αυτών και τα συγκεκριμένα στοιχεία που τους ανατίθενται. Δεδομένου ότι η σύνοδος βασίζεται σε ημερήσια διάταξη, η ημερήσια διάταξη γίνεται ο οδηγός για τη σύνταξη των πρακτικών.
Περιγράψτε συνοπτικά τους ρόλους των συμμετεχόντων στη συνάντηση ή τα σχέδια για συζήτηση. Εξηγήστε τον ρόλο του κάθε συμμετέχοντα για να βοηθήσετε τους μη συμμετέχοντες να γνωρίζουν ποιος παρακολούθησε το τμήμα και για ποιο συγκεκριμένο σκοπό. Ο καθορισμός των ρόλων των συμμετεχόντων διασφαλίζει ότι κάθε άτομο θα παραστεί στη συνάντηση σκοπίμως. Οι ρόλοι των παρευρισκομένων είναι σημαντικοί για τον διευθυντή της συνάντησης και τους συμμετέχοντες, έτσι ώστε οι συζητήσεις να συνεχιστούν χωρίς να παρακωλύονται τα ζητήματα που συζητήθηκαν προηγουμένως.
Επισημάνετε τους στόχους της συνάντησης αναφέροντας τους σαφώς. Για παράδειγμα: να λαμβάνετε αποφάσεις, να συλλέγετε ιδέες ή να ενημερώνετε την ομάδα για την πρόοδο. Οι στόχοι καταχώρισης βοηθούν τους αναγνώστες των πρακτικών να κατανοούν σαφώς τον σκοπό της σύσκεψης. Ο στόχος ή τα ποσοστά στόχων είναι αυτό που πολλά ανώτερα στελέχη διαβάζουν. εάν δεν χρειάζεται να συμμετάσχουν στους στόχους, δεν απαιτείται περαιτέρω ανάγνωση. Εάν ένας διαχειριστής έχει ένα κεκτημένο ενδιαφέρον για τους στόχους, μπορεί να επιλέξει να παρευρεθεί στην επόμενη συνεδρίαση.
Γράψτε τις αποφάσεις που ελήφθησαν στη σύσκεψη. Σημειώστε όλες τις αποφάσεις που γίνονται και συζητούνται για να καθορίσετε την ημερήσια διάταξη της επόμενης συνεδρίασης. Η σύνταξη των αποφάσεων δίνει τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες και τους μη παρευρισκόμενους να αναθεωρήσουν εάν απαιτούνται από αυτές δραστηριότητες παρακολούθησης, για τις οποίες μπορούν στη συνέχεια να προετοιμαστούν. Οι αποφάσεις που θα επισημανθούν στη συνεδρίαση θα ληφθούν υπόψη, εκτός αν χρειαστεί περαιτέρω συζήτηση σε άλλη συνάντηση, η οποία θα είναι από μόνη της απόφαση. Η καταγραφή και η ανταλλαγή των αποφάσεων που λαμβάνονται σε μια συνάντηση είναι κρίσιμες για ακριβή και χρήσιμα πρακτικά.
Γράψτε τις εργασίες "Επόμενου βήματος" με το όνομα του υπεύθυνου ατόμου δίπλα τους. Αυτά τα βήματα επιτρέπουν στον υπεύθυνο της συνάντησης να προετοιμαστεί για την επόμενη συνάντηση, καθώς και για τους συμμετέχοντες και τους μη παρευρισκόμενους, για να γνωρίζουν τι είναι υπεύθυνοι για τη μετα-συνάντηση. Αυτό εξασφαλίζει ότι τα άτομα προετοιμάζονται για την επόμενη συνεδρίαση, είτε συμπληρώνοντας τα καθήκοντά τους είτε μεταβιβάζοντάς τα σε κάποιον άλλο που μπορεί να τα ολοκληρώσει και να παραστεί στην επόμενη συνεδρίαση.
Στείλτε ένα σχέδιο των πρακτικών της συνεδρίασης στους συμμετέχοντες. Το προσχέδιο θα επιτρέψει στους συμμετέχοντες να επεξεργαστούν τα πρακτικά ενημερώνοντας τις σημειώσεις, τα επόμενα βήματα και τις αποφάσεις. Ένα σχέδιο ανασκόπησης διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες έχουν καταγραφεί σωστά και ότι τα άτομα διαχειρίζονται καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί ή τμήμα. Ως μέρος του σχεδίου διαδικασίας επανεξέτασης, να δοθεί προθεσμία σε όλους τους συμμετέχοντες σε σχόλια. Αν δεν ληφθούν τροποποιήσεις, τα πρακτικά θεωρούνται αποδεκτά από όλα τα μέρη.
Στείλτε τα λεπτά της συνάντησης. Μόλις συγκεντρωθούν όλα τα σχόλια, στείλτε τα πρακτικά της συνάντησης σε όλα τα άτομα που προσκλήθηκαν στη συνάντηση. Αντιγράψτε άλλους υπαλλήλους ή συμμετέχοντες που πρέπει να ενημερωθούν. Τα πρακτικά πρέπει να αποστέλλονται εντός 24 ωρών από το τέλος της συνεδρίασης ή 12 ώρες πριν από την επόμενη συνεδρίαση, όποιο από τα δύο συμβεί πρώτο.
Συμβουλές
-
Όχι όλες οι πληροφορίες πρέπει να καταγράφονται στα πρακτικά της συνάντησης, τα σημαντικότερα σημεία είναι αρκετά. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων είναι αποτελεσματικά όταν συνοψίζουν τη συνάντηση με αποφάσεις και ευθύνες. Αν διευκολύνετε τη συνάντηση, ζητήστε από κάποιον να σημειώσει για την ομάδα.
