Κατά τη διάρκεια μιας πολυσύχναστης εργασίας, είναι εύκολο να χαθούν ή να ξεχαστούν οι σημαντικές λεπτομέρειες. Η προσεκτική τήρηση αρχείων είναι επιτακτική - ειδικά κατά τη διάρκεια επιχειρηματικών συναντήσεων. Τα πρακτικά χρησιμεύουν ως επίσημα πρακτικά της συνάντησης. Πρέπει να περιγράφουν ποιος ήταν παρών κατά τη διάρκεια της συνάντησης, τι συζητήθηκε και τι αποφασίστηκε. Εάν προετοιμαστούν προσεκτικά, μπορούν να είναι μια από τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους ενημέρωσης και ενημέρωσης σε όλες τις σελίδες για τις προηγούμενες, τις τρέχουσες και τις μελλοντικές επιχειρηματικές αποφάσεις.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πρόγραμμα συναντήσεων
-
Σημείωση λήψη στοιχείων ή επεξεργαστής κειμένου
Καταγράψτε την ημερομηνία, την ώρα και τη θέση της συνάντησης.
Κατάλογος, κατά σειρά αρχαιότητας, όλοι παρόντες.
Υποδείξτε εάν υπάρχει απαρτία, αν είναι απαραίτητο. Όχι κάθε σύσκεψη απαιτεί απαρτία ή ελάχιστο αριθμό συμμετεχόντων για να γίνει έγκυρη η σύσκεψη. Ωστόσο, εάν απαιτείται και υπάρχει απαρτία, αυτό σημαίνει ότι οι επιχειρηματικές αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης είναι έγκυρες και εκτελεστές. Χωρίς απαρτία, η επιχείρηση δεν μπορεί να ενεργήσει.
Περιγράψτε τη διαδικασία με χρονολογική σειρά. Ξεκινήστε σημειώνοντας πότε η συνάντηση κλήθηκε να παραγγείλει και από ποιον.
Καταγράψτε το όνομα κάθε ατόμου που ξεκινάει ένα θέμα και γράψτε τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με τη συζήτηση.
Γράψτε τα ονόματα των ανθρώπων που συμφωνούν ή διαφωνούν με όσα συζητούνται και διατυπώνετε συνοπτικά τη φύση της συμφωνίας ή της διαφωνίας.
Τερματίστε κάθε τμήμα της συνάντησης με περίληψη της τελικής απόφασης.
Συνεχίστε να επαναλαμβάνετε τα βήματα 5 έως 7 μέχρι να ολοκληρωθεί η συνάντηση.
Γράψτε μια επίσημη ανακεφαλαίωση της συνάντησης με βάση τις σημειώσεις σας. Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας και στείλτε το τελικό αντίγραφο σε κάθε συμμετέχοντα.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε την ατζέντα της σύσκεψης ως περίγραμμα για τα λεπτά της συνεδρίασης. Οι ημερήσιες διατάξεις περιγράφουν συνήθως τα κύρια θέματα της συνάντησης. Η χρήση της ημερήσιας διάταξης ως περίγραμμα σας βοηθά να οργανώσετε τα πρακτικά σας.
Ενώ η τεχνολογία μπορεί να προσφέρει ορισμένη εξοικονόμηση χρόνου, ο Neal Hartman, ανώτερος λέκτορας της διευθυντικής επικοινωνίας στη σχολή διαχείρισης Sloan της MIT, προτείνει σε μια στήλη στην ιστοσελίδα του Forbes να απαγορεύσετε την τεχνολογία στις συναντήσεις για να κρατήσετε όλους εστιασμένους. Αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία για να σας βοηθήσουν να καταγράψετε τα λεπτά, εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε λογισμικό που δεν αποσπά την προσοχή, το οποίο προσωρινά αποκλείει την πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στο Internet ή σε άλλα προγράμματα εκτός από έναν απλό επεξεργαστή κειμένου.
