Είτε απλά εθελοντήσατε να παρακολουθείτε τις δραστηριότητες κατά τη διάρκεια εβδομαδιαίων συνεδριάσεων προσωπικού ή οι συμμαθητές σας σας εξέλεξαν στο γραφείο καταγραφής γραμματέως ενός φιλανθρωπικού ιδρύματος, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε σαφή και ακριβή αρχεία για το τι συμβαίνει κατά τις συνεδριάσεις του οργανισμού σας. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων χρησιμεύουν ως επίσημα πρακτικά των συζητηθέντων θεμάτων ή των ενεργειών. Ως εκ τούτου, συχνά θεωρούνται ιστορικά έγγραφα. Κατά συνέπεια, η σημασία της λήψης εξαιρετικών πρακτικών συνάντησης δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί και οι συμμετέχοντες θα εκτιμήσουν την προσοχή σας στη λεπτομέρεια καθώς και τον επαγγελματισμό σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Roberts Εγχειρίδιο κανόνων
-
Σύνθεση μέλους
Επιλέξτε μια μέθοδο καταγραφής των λεπτών της συνάντησης. Ζυγίστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της μαγνητοσκόπησης, σημειώστε τις σημειώσεις και γράψτε τις λεπτομέρειες με το χέρι κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εξετάστε μια μέθοδο ασφαλούς αποτυχίας, όπως ένας συνδυασμός δύο από αυτές τις μεθόδους. Για παράδειγμα, μπορείτε να εγγράψετε ταινία στη συνάντηση και να πληκτρολογήσετε σημειώσεις στο φορητό υπολογιστή ή το tablet σας.
Αποκτήστε αντίγραφο του "Κανόνες Διαταγής του Ρόμπερτ" ή αποκτήστε πρόσβαση σε μια ηλεκτρονική εγγραφή αυτού του μοτίβου για κοινοβουλευτική διαδικασία και βέλτιστες πρακτικές για τη διεξαγωγή και την καταγραφή συνεδριάσεων. Μελετήστε την κατάλληλη μορφή για την καταγραφή συζητήσεων συνάντησης, προτάσεων, δευτερολέπτων για προτάσεις, συζήτηση και ψηφοφορία. Αν είναι δυνατόν, έχετε στη διάθεσή σας ένα αντίγραφο του βιβλίου ή του ιστότοπου κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτό θα αποδειχθεί ανεκτίμητο σε περίπτωση που τα μέλη σας ζητήσουν απαντήσεις σχετικά με τη σωστή διακυβέρνηση, συμπεριφορά, επίσημα αρχεία και πρακτικά.
Μορφοποιήστε μια εισαγωγή και δομή για τα πρακτικά σας. Για παράδειγμα, καταγράψτε την ημερομηνία, την ώρα, τα ονόματα των αξιωματικών, την τοποθεσία και τον σκοπό της συνάντησης στην εισαγωγή σας. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν το χρόνο που ο σύλλογος κλήθηκε να παραγγείλει, καθώς και ο χρόνος που είχε αναβληθεί. Ο σκοπός των επίσημων συναντήσεων μπορεί απλώς να είναι μια μηνιαία συνάντηση μέλους. Ωστόσο, αν καταγράφετε τα πρακτικά για μια ειδική συνάντηση μέλους, βεβαιωθείτε ότι τα πρακτικά σας αντανακλούν με ακρίβεια ότι πρόκειται για μια συνάντηση την οποία ο οργανισμός δεν διεξάγει κατά κανόνα κατά τη διάρκεια της κανονικής επιχειρηματικής του δραστηριότητας. Πολλές οργανώσεις του δημόσιου τομέα μπορούν να καλέσουν ειδικές συναντήσεις για να συζητήσουν θέματα εμπιστευτικού χαρακτήρα, όπως θέματα προσωπικού, τα οποία εξαιρούνται από ορισμένες διατάξεις του νόμου Sunshine του κράτους.
Σταθείτε όταν ο πρόεδρος του οργανισμού ή ο ηγέτης της ομάδας σας παρουσιάσει. Εάν δεν είστε επίσημα εισαγόμενος, εισαγάγετε τον εαυτό σας στην ομάδα και εξηγήστε το ρόλο σας ως γραμματέας της ηχογράφησης ή του σημειωτή. Ενημερώστε στην ομάδα ποιες μέθοδοι χρησιμοποιείτε για να καταγράψετε συζητήσεις σχετικά με τις συνεδριάσεις. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη σας αναγνωρίζουν ως υπεύθυνο για τη δημιουργία και τη διατήρηση των επίσημων εγγράφων του οργανισμού, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τα μέλη που δεν σας γνωρίζουν ή για εκείνους που δεν είναι εξοικειωμένοι με την οργάνωση και τις πρακτικές της. Επιπλέον, η εισαγωγή σας χρησιμεύει ως υπόδειξη ότι οι συμμετέχοντες πρέπει να μιλήσουν ακουστικά ώστε να μπορείτε να εκτελέσετε αποτελεσματικά τα καθήκοντά σας.
Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να παρουσιαστούν, ενώ σημειώνετε γρήγορα τα ονόματά τους και τη θέση τους. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ζητάτε συνεχώς από τους ανθρώπους να επαναλαμβάνουν τα ονόματά τους όταν εγγράφετε κινήσεις, δευτερόλεπτα και σημεία συζήτησης. Για παράδειγμα, θα πρέπει πάντα να καταγράφετε το όνομα του προσώπου που κάνει μια κίνηση, το άτομο που το κάνει και το πρόσωπο που ζητά την ψηφοφορία για μια κίνηση. Όταν κάποιος ζητεί την ψηφοφορία, συνήθως λένε: "Καλέστε για την ερώτηση." Ο αρχηγός της ομάδας, στη συνέχεια, ζητά από τα μέλη να ψηφίσουν. Εάν υπάρχει συζήτηση πριν από την ψηφοφορία, καταγράψτε τα κυριότερα σημεία της συζήτησης και σημειώστε τυχόν επίσημες αντιρρήσεις. Οι σημειώσεις σας σχετικά με τις προτάσεις και τις ψηφοφορίες πρέπει επίσης να περιέχουν τα ονόματα των αγωνιζομένων, των βουλευτών και των αποχών.
Αποφύγετε να παρεμβάλλετε υποκειμενικές δηλώσεις στις σημειώσεις σας. Μην ερμηνεύετε τι σημαίνει ομιλητής από τον τόνο του, την κλίση ή τα μη λεκτικά. Τα πρακτικά των συναντήσεων πρέπει να είναι αντικειμενικά και αντικειμενικά - οποιαδήποτε συστροφή στις δηλώσεις ενός συμμετέχοντα θα μπορούσε να διαβρώσει την ακεραιότητα των πρακτικών σας και να θέσει υπό αμφισβήτηση την ικανότητά σας να καταγράφει σωστά τα λεπτά. Για παράδειγμα, γράψτε: "Ο John Doe έκανε την ακόλουθη κίνηση: Κλείστε τα σχολεία στις ημέρες όπου η National Weather Service προβλέπει περισσότερο από πέντε ίντσες χιόνι για τις περιοχές Jackson, Adams και Madison," όχι "John Doe δήλωσε εμφατικά ότι ήθελε η ομάδα να να ψηφίσουν εάν θα κλείσουν τα σχολεία στις ημέρες που οι περιφερειακές καιρικές συνθήκες υποδεικνύουν άσχημες καιρικές συνθήκες και αδιάβατους δρόμους ».
Ολοκληρώστε τα πρακτικά σας το συντομότερο δυνατό μετά τη διακοπή της συνάντησης, ενώ οι ενέργειες είναι ακόμα φρέσκες στο μυαλό σας. Ελέγξτε τις σημειώσεις σας, ακούστε την εγγραφή της κασέτας και προετοιμαστείτε για να σχεδιάσετε την τελική έκδοση. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με το τι συνέβη κατά τη διάρκεια της συνάντησης, επικοινωνήστε με έναν αξιωματικό ή έναν αρχηγό της ομάδας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσετε με το πρόσωπο για το οποίο οι δηλώσεις σας χρειάζονται διευκρινίσεις.
Παρέχετε στον ηγέτη της ομάδας σας αυτό που προτείνετε τα τελευταία λεπτά. ζητήστε σχόλια, ερωτήσεις ή διορθώσεις. Όταν παίρνετε το πράσινο φως, ετοιμάστε την τελική έκδοση και φροντίστε να διαδοθούν τα πρακτικά στα μέλη. Χρησιμοποιήστε την προτιμώμενη μέθοδο της εταιρείας σας για τη διανομή αντιγράφων των λεπτών, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομείου σαλιγκαριών είτε μέσω προσωπικής παράδοσης, εάν βρίσκεστε στην ίδια θέση γραφείου με τους συμμετέχοντες.
Συμβουλές
-
Αν η συνάντησή σας περιλαμβάνει μια πρώτη κλήση, δεν χρειάζεται να ζητήσετε από τα μέλη να εισαχθούν. Απλά καταγράψτε τα ονόματα των παρόντων ατόμων και καταγράψτε τα ονόματα των ατόμων που απουσιάζουν. Οι εκκλήσεις σε γενικές γραμμές αποτελούν τυπική διαδικασία σε επίσημες συναντήσεις, όπως εκείνες με διοικητικά συμβούλια. Δημιουργήστε ξεχωριστή σημείωση για το πού βρίσκονται οι κάτοικοι. Αυτό γίνεται το "φύλλο εξαπάτησης" σας, ώστε να μπορείτε εύκολα να αναφερθώ στους ανθρώπους με το όνομα στα πρακτικά σας ή να τους απευθυνθείτε όταν ζητάτε από κάποιον να αποσαφηνίσει ή να επαναλάβει αυτό που είπε.
Ακόμη και αν η σύσκεψη είναι άτυπη, ο ρόλος σας ως σημειωτής δεν είναι. Ακόμη και για ανεπίσημες συναντήσεις, προσεγγίζετε σοβαρά την υπευθυνότητα και παράγετε επίσημες γραπτές σημειώσεις που περιγράφουν με ακρίβεια και τυπικά τις δραστηριότητες της συνεδρίασης. Οι συμμετέχοντες θα εκτιμήσουν την προσοχή σας στη λεπτομέρεια.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε μια συσκευή σαν ένα smartphone για να τραβήξετε σημειώσεις της συνάντησης - δεν προβάλλει μια θετική εικόνα και οι άνθρωποι που δεν γνωρίζουν τις δυνατότητες των smartphones μπορεί να πιστεύουν ότι απλά παίζετε στο τηλέφωνό σας αντί να ακούτε τα μέλη του οργανισμού συζητάμε.
