Τα πρακτικά των συναντήσεων είναι βασικά νομικά έγγραφα για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, κυβερνητικούς οργανισμούς, εταιρείες και εταιρείες. Παρέχουν ένα αρχείο της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Τα πρακτικά είναι διαφορετικά από την υπαγόρευση. Δεν είναι μια μετάφραση λέξεων προς λέξη για το τι συνέβη κατά τη συνάντηση. Αντίθετα, είναι ένα αρχείο για το ποιος παρακολούθησε, τι συζητήθηκε, τις ψήφοι που ψηφίστηκαν και τι αποφασίστηκε. Τα πρακτικά φυλάσσονται για αρκετά χρόνια.
Προετοιμασία για την καταγραφή ακριβών λεπτών
Ελέγξτε την ημερήσια διάταξη του συνεδρίου. Αυτό θα σας επιτρέψει να προγραμματίσετε σημαντικά στοιχεία της ατζέντας για τα οποία θα χρειαστεί να σημειώσετε σημειώσεις. Θα έχετε επίσης την αίσθηση του πόσους συμμετέχοντες να περιμένετε.
Σχεδιάστε ένα φύλλο συμμετεχόντων. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ένα κομμάτι χαρτί με τον τίτλο της συνάντησης και ημερομηνία στην κορυφή με αρκετές αριθμημένες γραμμές. Θα το διανείμετε στην αρχή της συνάντησης για να υπογράψουν οι συμμετέχοντες.
Βεβαιωθείτε ότι η συσκευή ελέγχου λειτουργεί σωστά. Μπορείτε να επιλέξετε να σημειώσετε τη συνάντηση σε φορητό υπολογιστή, με στυλό και χαρτί ή καταγράφοντας τη συνάντηση. Εάν η συνάντηση θα καλύψει ευαίσθητες πληροφορίες, συζητήστε την εγγραφή με τον πρόεδρο και εξηγήστε την πρόθεσή σας να χρησιμοποιήσετε την εγγραφή μόνο για να διασφαλίσετε την ακρίβεια των λεπτών.
Δημιουργήστε λεπτά συνάντησης για την εγγραφή
Πάρτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Επικεντρωθείτε στο θέμα κάθε συζήτησης και αφήστε σχόλια. Παραδείγματος χάριν, σημειώστε ότι η χρηματοδότηση για ένα νέο κτίριο συζητήθηκε, αλλά δεν σημειώνουμε ότι η «συζήτηση ήταν συναισθηματική και θερμαίνεται». Σημειώστε ποιος πρότεινε κάθε κίνηση και τι επιλύθηκε.
Δημιουργήστε ένα έγγραφο που θα είναι τα επίσημα πρακτικά της συνάντησης. Θα πρέπει να έχει την ίδια μορφή με τα προηγούμενα λεπτά συνάντησης. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έξι ενότητες: Κλήση στην παραγγελία, κύλιση, έγκριση τελευταίων λεπτών συνεδρίασης, ανοιχτά θέματα, νέα επιχείρηση και αναβολή. Κάτω από το καθένα παρέχει μια σύντομη και ουδέτερη περίληψη της συζήτησης ή της δραστηριότητας. Αν υπήρχε καταμέτρηση ψήφων, συμπεριλάβετε το αποτέλεσμα. Εάν δεν καταμετρήθηκαν οι ψήφοι, δηλώστε μόνο ότι μια κίνηση "μεταφέρθηκε" ή "απέτυχε". Δημιουργήστε ένα χώρο για να υπογράψετε τα λεπτά από τον εαυτό σας ως τον παραλήπτη σημείωσης και τον πρόεδρο, ο οποίος θα εγκρίνει τα πρακτικά.
Κυκλοφορούν τα πρακτικά για να επιβιβαστούν τα μέλη εντός μιας εβδομάδας από τη σύσκεψη και - εάν η συνάντηση ήταν δημόσια - να τα αρχειοθετήσετε ως δημόσιο αρχείο. Κάνετε αλλαγές και διορθώσεις όπως είναι απαραίτητο. Ανατρέξτε στις δικές σας σημειώσεις ή στην εγγραφή σας στη συνάντηση εάν χρειάζεται διευκρίνιση.
Αποθηκεύστε τα λεπτά συνάντησης στα αρχεία της εταιρείας
Καταθέστε τα πρακτικά της συνάντησης με αυτά των προηγούμενων συναντήσεων. Μπορείτε να κρατήσετε τα πρακτικά σε ένα βιβλιαράκι, που οργανώνεται από επιτροπή ή συμβούλιο και με χρονολογική σειρά. Δεδομένου ότι τα πρακτικά της συνάντησης είναι νομικά αρχεία, τα φυλάσσετε στα κεντρικά γραφεία.
Διαγράψτε την ηχογράφηση που κάνατε από τη συνάντηση, εκτός εάν είναι η πολιτική του οργανισμού σας να τηρεί αυτή την εγγραφή. Μόλις τα πρακτικά σας είναι τελικά, δεν υπάρχει συνήθως ανάγκη να διατηρηθεί αυτό το αντίγραφο ασφαλείας και το περιεχόμενό του ενδέχεται να είναι ευαίσθητο ή εμπιστευτικό.
Αντιγράψτε και διανείμετε τα λεπτά της συνεδρίασης στην αρχή της επόμενης συνάντησης. Αυτά θα εγκριθούν ως το πρώτο σημείο των εργασιών.
Συμβουλές
-
Ελέγξτε τα πρότυπα συναντήσεων εάν είναι απαραίτητο. Μελετήστε τον τρόπο με τον οποίο διατηρήθηκαν τα παλαιότερα λεπτά ή αναζητήστε στο διαδίκτυο για "πρότυπα πρακτικών συνάντησης".
