Εάν κάθεστε πίσω από μια ρεσεψιόν, είστε ο πρώτος που συναντά επισκέπτης στην εταιρεία σας. Οι πρώτες εντυπώσεις μετράνε και η συμπεριφορά και η στάση σας έχουν σημασία. Θα πρέπει να κοιτάτε να κάνετε μια επαγγελματική και φιλόξενη εντύπωση ανά πάσα στιγμή, ακόμα κι αν είστε απασχολημένοι με άλλα καθήκοντα. Θυμηθείτε, ο επισκέπτης δεν διακόπτει την επιχείρησή σας, είναι η επιχείρησή σας.
Χαιρετισμός Επισκεπτών
Κοιτάξτε όταν κάποιος πλησιάζει στο γραφείο σας και χαμογελά. Αν βρίσκεστε σε επαγγελματική κλήση, κάντε επαφή με τον επισκέπτη για να δείξει ότι τη βλέπετε και θα είναι μαζί της σύντομα. Μόλις τελειώσετε το τηλεφώνημά σας, επικεντρωθείτε στον επισκέπτη με χαμόγελο. Ζητήστε συγγνώμη για την καθυστέρηση και ρωτήστε πώς μπορείτε να βοηθήσετε. Βάλτε τη ζεστασιά στην ερώτηση, ώστε να μην φαίνεται παράλογο.
Καλωσορίζοντας εθιμοτυπία
Ζητήστε από τον επισκέπτη αν θα ήθελε να έχει μια έδρα ενώ θα επικοινωνείτε με το άτομο με το οποίο συναντάται. Ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας σας, προσφέρετε καφέ ή τσάι ή κατευθύνετε τον επισκέπτη στην αίθουσα καφέ. Προσφέρετε να κρεμάσετε το παλτό του ή να του δείξετε πού μπορεί να κρεμαστεί. Καλέστε το άτομο που θα συναντήσει τον επισκέπτη. Χρησιμοποιήστε την κυρία ή τον κ. Όταν ανακοινώνετε τον επισκέπτη.
Προσωπικός τρόπος
Εκτός από το χαμόγελο, ρυθμίστε τη φωνή σας. Να γνωρίζετε ότι μπορείτε να μεταφέρετε αυτό που νομίζετε από τον τόνο της φωνής σας. Μη μασάτε τα ούλα, κάνετε προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις ή κείμενα όταν κάποιος περιμένει. Αν συζητάτε με συναδέλφους, σταματήστε και επικεντρωθείτε στον επισκέπτη. Μην τρώτε στο γραφείο σας. Αν δεν μπορείτε να το αποφύγετε, επιλέξτε τρόφιμα που δεν έχουν παρατεταμένο άρωμα. Με άλλα λόγια, καμία πίτσα ή σπαγγέτι.
Γραφική εμφάνιση
Κρατήστε ένα καθαρό και τακτοποιημένο γραφείο, ακόμα κι αν έχετε άλλα καθήκοντα να κάνετε εκτός από την αντιμετώπιση των επισκεπτών. Μπορεί να έχετε σωρούς χαρτιού για να εργαστείτε, αλλά αυτές δεν πρέπει να εξαπλωθούν σε όλο τον χώρο υποδοχής σας. Θυμηθείτε ότι ο χώρος υποδοχής σας προωθεί την εταιρεία σας και πρέπει να είναι επαγγελματικός - μην γεμίζετε το γραφείο σας με μπιχλιμπίδια, αστεία gadgets, φωτογραφίες ή γραφικά.
