Εάν στέλνετε ένα επιχειρησιακό γράμμα σε έντυπη μορφή, είστε ασφαλέστεροι εάν παραμείνετε σε μια τυπική, παραδοσιακή μορφή. Το Πανεπιστήμιο Purdue προτείνει να ξεκινήσετε με το δικό σας όνομα και τη διεύθυνση - εκτός αν υπάρχει στο επιστολόχαρτο - και στη συνέχεια από την ημερομηνία που βρίσκεται κάτω. Κάτω από αυτό, γράψτε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη και στη συνέχεια τον χαιρετισμό. Εάν στέλνετε πολλά γράμματα, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο ρυθμίζοντας ένα πρότυπο στον υπολογιστή σας.
Ελέγξτε τα γεγονότα σας
Δεν θα κερδίσετε πελάτες ή δεν θα επηρεάσετε τους ανθρώπους αν λάβετε τα βασικά στοιχεία λάθος. Το Ινστιτούτο Emily Post λέει ότι πρέπει να είστε βέβαιοι για το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη και το ακριβές όνομα της επιχείρησής της, προτού αποστείλετε την επιστολή σας. Εάν το όνομα του παραλήπτη είναι ουδέτερο ως προς το φύλο, όπως ο Pat ή ο Sam, μάθετε αν μπορείτε, αν γράφετε σε έναν άνδρα ή μια γυναίκα. Όταν γράφετε το γράμμα, διορθώστε για να επιβεβαιώσετε ότι όλα τα γράψατε σωστά.
Γράφοντας τους ξένους
Εάν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε καλά, όπως ένας πιθανός πελάτης, κρατήστε τα πράγματα επίσημα χρησιμοποιώντας την κυρία, τον κ. Ή τον Δρ, όπως αρμόζει. Αν δεν γνωρίζετε το φύλο, παίζετε ασφαλές με το "Αγαπητέ Pat Smith". Αν το μόνο που έχετε είναι ένας τίτλος όπως ο διευθυντής πωλήσεων, "Αγαπητέ Διευθυντής Πωλήσεων" είναι αποδεκτός. Ωστόσο, το περιοδικό Inc λέει ότι αν μπορείτε να βρείτε το σωστό όνομα, αυτό είναι προτιμότερο. Εάν είναι κάποιος που συναντήσατε, "Αγαπητέ Pat" μπορεί να είναι αποδεκτός - είναι μια κλήση κρίσης που θα πρέπει να κάνετε.
Κρατήστε το Συνοπτικό
Όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή, κρατήστε τη συνοπτική. Εάν έχετε κάποια σύνδεση - συναντήσατε στο Εμπορικό Επιμελητήριο, συνιστούσα μια συνάδελφός της - ίσως να θέλετε να το επιτύχετε αυτό, σημειώνει η Xerox στην ιστοσελίδα της. Στη συνέχεια, φτάστε μέχρι το σημείο της επιστολής, το οποίο πρέπει να είναι αυτό που έχει για τον παραλήπτη. Αν πρόκειται για επιστολή πωλήσεων, για παράδειγμα, θέλετε να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματα της αγοράς από εσάς. Μην την πλησιάζετε σαν έκρηξη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν και - ακόμη και αν στέλνετε δώδεκα παρόμοια γράμματα, το κάνετε όσο το δυνατόν πιο ατομικό.
Επιλέξτε λέξεις προσεκτικά
Αν γράφετε σε κάποιον στην επιχείρησή σας, η επιλογή σας για χαιρετισμό μπορεί να εξαρτάται όχι μόνο από το εάν την έχετε συναντήσει αλλά από το αν είναι ο προϊστάμενος σας, ο Διευθύνων Σύμβουλος ή ένας από τους υφισταμένους σας. Η εταιρεία συμβούλων του δημόσιου κόσμου λέει ότι θα πρέπει να επιλέξετε τα λόγια σας προσεκτικά για να αποφύγετε τίποτα να επιστρέψει για να βλάψει την καριέρα σας. Ακόμα κι αν συζητάτε ένα πρόβλημα ή στέλνετε μια προειδοποιητική επιστολή, κρατήστε έναν μετριοπαθή, ευγενικό ήχο - μην γράφετε όταν είστε θυμωμένος.Ας υποθέσουμε ότι οτιδήποτε λέτε δεν θα παραμείνει ιδιωτικό, γιατί συχνά δεν θα το κάνει.
