Το επιστολόχαρτο της εταιρείας χρησιμοποιείται για σχεδόν όλη την αλληλογραφία που αποστέλλεται από ένα γραφείο. Το επιστολόχαρτο προσφέρει επαγγελματική εμφάνιση και είναι επίσης ενημερωτικό. Το επιστολόχαρτο συνήθως εμφανίζει τη διεύθυνση αλληλογραφίας, τον αριθμό τηλεφώνου και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας στην επικεφαλίδα ή στο κάτω μέρος της επιστολής. Άλλες εταιρείες και δυνητικοί πελάτες θα λάβουν τα γράμματα που είναι τυπωμένα σε επιστολόχαρτα της εταιρείας, οπότε είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε σωστά μια επιστολή επιχειρήσεων στην επιστολή της εταιρείας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
Κυβερνήτης
Αλλάξτε τα περιθώρια του εγγράφου σας. Πιθανότατα, ο χώρος εργασίας σας έχει εγκατεστημένο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου όπως το Microsoft Word για την πληκτρολόγηση επιστολών. Τα προεπιλεγμένα περιθώρια στο Word πιθανόν να είναι διαφορετικά από τα περιθώρια του επιστολόχαρτου της εταιρείας σας. Αλλάξτε τα περιθώρια ώστε να ταιριάζουν με το επιστολόχαρτο σας πηγαίνοντας στο μενού "Αρχείο" και κάνοντας κλικ στο "Ρύθμιση σελίδας". Αυξήστε ή μειώστε τα περιθώρια κορυφής και κάτω για να επιτρέψετε το προτυπωμένο σχέδιο στο επιστολόχαρτο.
Αριστερά ευθυγραμμίστε την επιστολή σας. Η επιχειρηματική αλληλογραφία θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται αριστερά, ώστε όλα τα μέρη της επιστολής σας να ξεκινούν από το ίδιο περιθώριο στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Μπορείτε να "δικαιολογήσετε" την επιστολή, η οποία την κάνει να ευθυγραμμιστεί και από τις δύο πλευρές. Αλλά δικαιολογώντας ένα μπλοκ κειμένου αφήνει συχνά μεγάλους χώρους μεταξύ λέξεων και γραμμάτων σε κάθε γραμμή.
Αφήστε έξι κενά μεταξύ του επιστολόχαρτου και της ημερομηνίας. Απλά πατήστε "Enter" έξι φορές και πληκτρολογήστε την πρώτη γραμμή της επιστολής σας, η οποία πρέπει να είναι η ημερομηνία που γράφετε το γράμμα.
Πατήστε "Enter" δύο φορές μεταξύ της ημερομηνίας και του ονόματος του παραλήπτη και της διεύθυνσης αλληλογραφίας. Πρέπει να συμπεριλάβετε έναν τίτλο, όπως τον κ. Ή την κυρία, και να ακολουθήσετε το όνομα του παραλήπτη με τον επιχειρηματικό του τίτλο, όπως ο Διευθύνων Σύμβουλος. Κάτω από το όνομα, πληκτρολογήστε την πλήρη διεύθυνση αλληλογραφίας.
Χρησιμοποιήστε ένα επίσημο όνομα και ένα παχύ έντερο για να χαιρετήσετε τον παραλήπτη. Σε μια περιστασιακή επιστολή, θα γράψετε "Αγαπητέ Henry", ως χαιρετισμό. τύπου "Αγαπητέ κ. Adams:" σε μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή.
Πατήστε "Enter" δύο φορές και γράψτε το σώμα της επιστολής σας. Ολόκληρο το γράμμα πρέπει να είναι μονής απόστασης, συμπεριλαμβανομένου του σώματος. Μην παύσετε τις παραγράφους σας. Απλά βάλτε ένα χώρο μεταξύ τους. Διαστήστε δύο φορές στο τέλος του σώματος της επιστολής.
Κλείστε και υπογράψτε το γράμμα. Σε μια επιχειρησιακή επιστολή, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα επίσημο κλείσιμο, όπως "Ειλικρινά" ακολουθούμενο από κόμμα. Πατήστε "Enter" τέσσερις φορές μετά το κλείσιμο και πληκτρολογήστε το όνομά σας. Μόλις το γράμμα εκτυπωθεί σε επιστολόχαρτο της εταιρείας, υπογράψτε το γράμμα στο διάστημα ανάμεσα στο κλείσιμο και το πληκτρολόγημά σας.
