Μια επιστολή προτροπής προσφοράς θα σας παρουσιάσει ως εκδότη της προσφοράς και θα καλέσει τους πιθανούς ανταποκριτές να μάθουν περισσότερα. Η επιστολή θα συνοψίσει και θα μεταδώσει τα απαραίτητα υλικά και οδηγίες για να ανταποκριθεί στην πρόσκλησή σας να υποβάλει προσφορά. Θα πείτε στους αναγνώστες σας ποιοι είστε, τι αναζητάτε και πώς θα απαντήσετε στις ερωτήσεις των υποψηφίων. Θα ανακαλύψουν πώς θα θέλατε να λάβετε προσφορές και ποιο είναι το χρονοδιάγραμμά σας. Ενώ οι επιστολές προσφοράς για προσφορά συχνά υιοθετούν στιγμιαία, πίνακες και μορφές υπομνημάτων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια επίσημη επιστολή για να παρουσιάσετε μια εκτενή σύνοψη της διαδικασίας υποβολής προσφορών σας και να τονίσετε τα βασικά σημεία της.
Προσκαλέστε τους αναγνώστες να υποβάλουν προτάσεις προσφορών που συμμορφώνονται με τα συνημμένα έγγραφά σας προσφοράς. Τα έγγραφά σας προσφοράς μπορούν να περιέχουν περιγραφή της διαδικασίας αξιολόγησης και οδηγίες του προσφέροντος που καθορίζουν τη μορφή και την ουσία του προς υποβολή υλικού. Μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τους όρους και τις προϋποθέσεις που πρέπει να αναμένουν οι προσφέροντες σε μια σύμβαση, καθώς και μια λεπτομερή περιγραφή ή προδιαγραφές των υπηρεσιών ή αγαθών που ζητάτε. Για την καθοδήγηση των αναγνωστών σας, παραθέστε μια λίστα με τα διαβαθμισμένα στοιχεία των εγγράφων προσφοράς που έχετε επισυνάψει στην επιστολή σας.
Προσδιορίστε τον εαυτό σας ως δικηγόρο προσφοράς. Σύντομα παρουσιάστε την επιχείρησή σας με μια επισκόπηση της δικής σας αποστολής, της τοποθεσίας και της ιστοσελίδας. Παρέχετε επίσης το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του σημείου επαφής του αναγνώστη για όλα τα θέματα που σχετίζονται με την προσφορά προσφοράς. Αυτό μπορεί να είναι εσείς ή κάποιος άλλος στον οποίο έχετε αναθέσει τη διαχείριση της διαδικασίας υποβολής προσφορών.
Περιγράψτε την προσπάθεια για την οποία ζητάτε προσφορές. Προσφέρετε στοιχεία όπως η θέση, ο προϋπολογισμός, το πεδίο εφαρμογής και το μέγεθος της επιχείρησης. Συζητήστε πώς η προσπάθεια ταιριάζει με τους μεγάλους στόχους και τους στόχους σας.
Παρουσιάστε το πρόγραμμά σας για ολόκληρη τη διαδικασία υποβολής προσφορών. Αναφέρετε τις προθεσμίες και τις θέσεις σας για τη λήψη επιστολών προθέσεων, ερωτήσεων και προτάσεων προσφορών. Επισημάνετε τις ημερομηνίες των προγραμματισμένων γεγονότων που σχετίζονται με την προσφορά, όπως συνάντηση πριν από την υποβολή προσφορών, άνοιγμα προσφορών και δημόσιος κατάλογος επιλογών, επιλογή ή ανάθεση.
Ανατρέξτε στους αναγνώστες στις οδηγίες συνημμένης προσφοράς για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με το τι πρέπει να υποβάλετε και σε ποια μορφή. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις προδιαγεγραμμένες μορφές και απαιτήσεις και αναφέρετε τη δυνατότητα έκπτωσης της προσφοράς σε περίπτωση μη συμμόρφωσης. Να αναφερθεί σαφώς η βάση ή τα κριτήρια για την ανάθεση της προσφοράς καθώς και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που θα θέλατε να επισημάνετε, όπως ο αριθμός των απαιτούμενων αντιγράφων και ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να σφραγίζονται, να συσκευάζονται και να επισημαίνονται οι προσφορές.
Επαναλάβετε την πρόσκληση υποβολής προσφορών και στη συνέχεια ευχαριστήστε τον αναγνώστη για το ενδιαφέρον του. Τυπικά κλείστε το γράμμα και στη συνέχεια υπογράψτε το όνομά σας και τον τίτλο.
Συμβουλές
-
Οι προσκλήσεις υποβολής προσφορών μπορούν να γίνουν πολύπλοκες. Συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο πριν ολοκληρώσετε την επιστολή και το πακέτο προσφορών σας. Επαναλάβετε την επιστολή σας για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη.
Καταργήστε τη μορφή της επιστολής σας και στη συνέχεια την εκτυπώσετε στο επιστολόχαρτο.
