Η σύνταξη επιστολών απόρριψης προσφοράς είναι ένα κοινό, αλλά αντιπαθητικό μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Μια επιστολή απόρριψης προσφοράς γράφεται από μια εταιρεία για να ενημερώσει μια άλλη εταιρεία ότι η προσφορά που η εταιρεία τοποθετήθηκε δεν έγινε αποδεκτή. Κατά τη σύνταξη αυτού του τύπου επιστολής, να έχετε κατά νου ότι το μήνυμά σας πρέπει να είναι ευγενικό και άμεσο. Θα πρέπει να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους απορρίφθηκε η προσφορά και θα πρέπει επίσης να γνωστοποιήσει ότι οι μελλοντικές προσφορές αυτής της εταιρείας θα ληφθούν σοβαρά υπόψη.
Προετοιμάστε την επικεφαλίδα της επιστολής. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, το όνομα της εταιρείας, το όνομα του ατόμου επαφής και τη διεύθυνση της εταιρείας της οποίας η προσφορά απορρίφθηκε.
Αντιμετωπίστε την επιστολή κατάλληλα και με σεβασμό. Η επιστολή θα πρέπει να απευθύνεται με τη λέξη "Αγαπητέ" και το όνομα της επαφής θα πρέπει να παρατίθεται στη συνέχεια.
Ξεκινήστε την επιστολή ευχαριστώντας την εταιρεία για την προσφορά. Μια επιστολή απόρριψης προσφοράς θα πρέπει να είναι ευγενική και πρέπει να ευχαριστήσει συγκεκριμένα την εταιρεία για την προσφορά της προσφοράς. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την ημερομηνία και την εργασία για την οποία έγινε η προσφορά.Εάν υπάρχει, συμπεριλάβετε μια φράση που δηλώνει ότι εντυπωσιάστηκα από ορισμένες λεπτομέρειες της προσφοράς και αναφέρετε τι είναι αυτό.
Απορρίψτε την προσφορά της εταιρείας. Επιβεβαιώστε με ευγένεια ότι η προσφορά που υποβλήθηκε από αυτήν την εταιρεία δεν έγινε δεκτή και ότι έχει προσφερθεί προσφορά από άλλη εταιρεία.
Προσφέρετε τους λόγους για την απόρριψη. Αφού δήλωσε ότι η προσφορά απορρίφθηκε, δώστε στην εταιρεία έναν ή δύο λόγους σχετικά με τις λεπτομέρειες για τη λήψη αυτής της απόφασης. Μπορεί να οφείλεται σε τιμές ή αγαθά χαμηλότερης ποιότητας ή επειδή η συγκεκριμένη εταιρεία δεν είναι καθιερωμένη. Αυτό δίνει την ευκαιρία στην εταιρεία υποβολής προσφορών να γνωρίζει το πρόβλημα και να έχει την ευκαιρία να την διορθώσει στις μελλοντικές επιχειρηματικές αποφάσεις.
Ενθαρρύνετε την εταιρεία να υποβάλει προσφορά ξανά στο μέλλον. Κλείστε την επιστολή αφήνοντας την πόρτα ανοιχτή για μελλοντικές ευκαιρίες. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία υποβολής προσφορών να γνωρίζει ότι οι μελλοντικές προσφορές είναι ευπρόσδεκτες και ότι υπάρχει πάντοτε η πιθανότητα ότι μια μελλοντική προσφορά θα εξεταστεί και ενδεχομένως θα γίνει αποδεκτή.
Υπογράψτε την επιστολή. Χρησιμοποιήστε τη λέξη "Ειλικρινά" κατά το κλείσιμο της επιστολής και υπογράψτε το όνομά σας. Συμπληρώστε μια κάρτα με την επιστολή, ενθαρρύνοντας περαιτέρω την εταιρεία υποβολής προσφορών να συνεχίσει να υποβάλλει προσφορές για μελλοντικά έργα.
