Τόσες πολλές εταιρείες βασίζονται στον ρεσεψιονίστ για να καθορίσουν τον τόνο γι 'αυτούς, όμως ξοδεύουν τον ελάχιστο χρόνο που καλύπτουν τη συγκεκριμένη θέση εργασίας, εστιάζοντας αντ' αυτού στο "επαγγελματικό" προσωπικό.
Ένας συγκεκριμένος τύπος προσώπου προορίζεται να συναντήσει και να χαιρετήσει τους πελάτες και να απαντήσει στα τηλέφωνα. Ο υπάλληλος που δεν έχει κακό να πει κανείς για κάποιον, είναι φιλικός και αισιόδοξος και αγαπά να ευχαριστεί τους ανθρώπους που είναι οι πλέον κατάλληλοι για αυτή τη θέση.
Ένας καλός ρεσεψιονίστ θα απαντήσει στο τηλέφωνο με μια μοναδική αίσθηση, υπογραμμίζοντας μια συγκεκριμένη λέξη. Το τηλέφωνο θα πρέπει να απαντά με χαμόγελο στο πρόσωπο και πραγματικό ενδιαφέρον για το τι έχει να πει ο άνθρωπος στο άλλο άκρο. Έτσι συχνά, τα γραφεία βασίζονται σε συστήματα φωνητικού ταχυδρομείου. Αυτός είναι ένας σίγουρος τρόπος να χάσετε μια ευτυχισμένη, φιλική, ζωντανή φωνή στο άλλο άκρο της γραμμής.
Χρειάζεστε έναν ρεσεψιονίστ που θα φορέσει για να εντυπωσιάσει τους πελάτες σας και να υπερηφανεύεται για την περιοχή γραφείου του.
Είναι σημαντικό για έναν καλό ρεσεψιονίστ να είναι ένα buffer για τους υπαλλήλους. Αν κάποιος στο προσωπικό είναι πολύ απασχολημένος, ο ρεσεψιονίστ πρέπει να το γνωρίζει. Ένας ρεσεψιονίστ που ενημερώνεται μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους να αποφύγουν περιττές προσλήψεις της τελευταίας στιγμής, χωρίς να αρνούνται νόμιμους διορισμούς.
Είναι κατάλληλο για έναν ρεσεψιονίστ να ζητήσει συζήτηση με τους πελάτες, εφόσον δεν είναι αμφιλεγόμενο. Δεν θέλετε ο πελάτης σας να υποθέσει ότι η φιλοσοφία του ρεσεψιονίστ αντανακλά την εταιρεία ως σύνολο. Γενικές ερωτήσεις και θέματα μικρής ομιλίας είναι καλά.
Ο ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι μια επέκταση της ομάδας μάρκετινγκ. Παρακολουθήστε τις σημαντικές ημερομηνίες, δίνοντας πληροφορίες που θέλετε να γνωρίζει ο πελάτης σας, αλλά το δώστε του με τρόπο που κάνει τον πελάτη σας να νιώθει ξεχωριστός είναι ένα δώρο και ένας καλός ρεσεψιονίστ θα το έχει.
Ο ρεσεψιονίστ πρέπει να βεβαιωθεί ότι τα φυλλάδια της εταιρείας βρίσκονται στο τραπέζι του καφέ και διατηρούν το δοχείο καφέ γεμάτο και φρέσκο, το μπολ με καραμέλα φορτωμένο και οι πελάτες που κινούνται μέσα στον χώρο υποδοχής ομαλά.
Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο ώστε ο ρεσεψιονίστ να έχει πρόσβαση για να δείτε προγραμματισμένες συναντήσεις, θα ήταν καλή ιδέα να συμβεί αυτό. Μπορείτε να το κάνετε εύκολα αν είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυο. απλά επιτρέψτε στον ρεσεψιονίστ στο δίκτυό σας. Εάν το σύστημά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν το επιτρέπει, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα ημερολόγιο στο Internet και να ζητήσετε από όλους να αναρτήσουν ραντεβού που πρέπει να γνωρίζει ο ρεσεψιονίστ στον ιστότοπο.
