Όταν χρειάζεται να ενημερώσετε ένα εγχειρίδιο εκπαίδευσης, μια επιχειρηματική διαδικασία ή ένα εγχειρίδιο, το τέλειο όχημα είναι ένα σημείωμα κατάρτισης. Η μορφή υπομνήματος σάς επιτρέπει να στοχεύετε στους παραλήπτες σας και να συμπεριλαμβάνετε έγκαιρες πληροφορίες παρακολούθησης και είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε καταστάσεις όπου έχουν προστεθεί νέες νομικές σκέψεις ή απαιτούμενα βήματα σε μια υπάρχουσα διαδικασία. Ακολουθώντας μερικά απλά βήματα, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το σημείωμα σας επικοινωνεί με σαφήνεια και συνοπτικά τις ιδέες σας αποφεύγοντας ταυτόχρονα κοινές παγίδες.
Προσδιορίστε το κοινό σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να συμπεριλάβετε τις πιο σχετικές πληροφορίες για τη σημείωσή σας. Για παράδειγμα, αν γράφετε για να εξηγήσετε πώς να χρησιμοποιήσετε το νέο φωτοαντιγραφικό στον τρίτο όροφο, μην στέλνετε το σημείωμα σε κάθε υπάλληλο του κτιρίου. Ή εάν ένας νέος νόμος θα επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο υποβάλλονται βεβαιώσεις σε ένα δικηγορικό γραφείο, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε την ομάδα συντήρησης.
Εισάγετε το θέμα σας. Τα πρώτα ζευγάρια γραμμών πρέπει να επιτρέπουν στους αναγνώστες σας να γνωρίζουν γιατί αυτό το σημείωμα είναι σημαντικό για αυτούς. Αφήστε τους να γνωρίζουν ποια είναι η παλιά διαδικασία ή ποια τρέχουσα διαδικασία αυτή η ενημερωμένη έκδοση ισχύει, καθώς και το λόγο για την ενημέρωση.
Περιγράψτε τα νέα βήματα ή τις απαιτήσεις. Χρησιμοποιήστε μόνο ένα επίπεδο τίτλων και κρατήστε τις εξηγήσεις σας συνοπτικές και εστιασμένες. Συμπεριλάβετε τις ενημερωμένες πληροφορίες καθώς και οποιαδήποτε προηγούμενα βήματα ή διαδικασίες που δεν πρέπει πλέον να ακολουθούνται ή να εκτελούνται.
Συμπεριλάβετε μια χρονολογική σειρά. Σαφώς αφήστε το κοινό σας να μάθει πότε θα τεθεί σε εφαρμογή η νέα πολιτική. Εάν πρόκειται για άμεση αλλαγή, δηλώστε σαφώς αν υπάρχει κάποια περίοδος χάριτος ή μεταβατική διαδικασία για την προηγούμενη διαδικασία. Για παράδειγμα, αν υπάρχει ένα νέο έντυπο αίτησης για άδεια απουσίας, ενημερώστε τους υπαλλήλους για το τι θα συμβεί σε αιτήσεις που βρίσκονται ήδη υπό επεξεργασία.
Κλείστε τα βήματα παρακολούθησης. Στο τέλος του σημειώματός σας, αφήστε το κοινό σας να μάθει τι πρέπει να κάνουν εάν έχουν ερωτήσεις που δεν έχουν απαντηθεί στο έγγραφό σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια σύνδεση με πρόσθετη τεκμηρίωση ή έναν αριθμό επικοινωνίας που μπορούν να καλέσουν. Εάν το σημείωμα κατάρτισης σας είναι μέρος μιας σειράς ενημερώσεων, δηλώστε πότε θα είναι έτοιμη η επόμενη ενημέρωση.
Συμβουλές
-
Περιορίστε τη σημείωσή σας σε ένα κύριο θέμα. Χρησιμοποιήστε το δεύτερο άτομο (εσείς) για να μιλήσετε απευθείας στο κοινό σας.
