Η λέξη "το έγραψε εγγράφως" είναι ένα απλό και σημαντικό μάθημα για όσους θέλουν να διατηρήσουν μια επιτυχημένη επιχείρηση. Ένας αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας με τους υπαλλήλους σας σε οποιοδήποτε θέμα είναι μέσω ενός καλά γραπτού μηνύματος. Είτε παραδίδετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έντυπου αντιγράφου, θα είστε σε θέση να μεταφέρετε το μήνυμά σας σε μια μεγάλη ομάδα ταυτόχρονα και δεν πρέπει να υπάρχει αμφιβολία για την πρόθεσή σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Τίτλος θέματος
-
Κατάλογος των σημείων που πρέπει να αναφέρονται
-
Διευθύνσεις των αποδεκτών
Πώς να γράψετε ένα σημείωμα στους υπαλλήλους σας
Για τον κατάλογο των επικεφαλής ποιος προορίζεται το σημείωμα, από ποιον προέρχεται, ποιο είναι το θέμα και η ημερομηνία. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
TO: ΑΠΟ: RE: (ή ΘΕΜΑ) ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ:
Το σώμα του σημειώματος πρέπει να δηλώνει το σκοπό σας. Να είναι άμεσος και στο σημείο.
Περιλάβετε συγκεκριμένες ημερομηνίες λήξης προθεσμίας για οποιοδήποτε στόχο ή πολιτική. Θυμηθείτε ότι αυτό το σημείωμα θα χρησιμεύσει ως μια σημαντική καταγραφή της πρόθεσης σας.
Παρέχετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας για οποιαδήποτε συνέχεια. Βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν την ευκαιρία να αποκτήσουν σαφήνεια γύρω από οποιοδήποτε θέμα.
Παραδώστε το σημείωμα στους παραλήπτες μέσω email ομάδας ή εκτυπωμένων αντιγράφων. Όποτε είναι δυνατόν, πρέπει επίσης να τοποθετήσετε το σημείωμα σε σπαστές αίθουσες, ανελκυστήρες ή στις πόρτες για να βεβαιωθείτε ότι όλοι θα το δουν.
Συμβουλές
-
Λιγότερο είναι περισσότερο. Εάν μπορείτε να μεταφέρετε το μήνυμά σας με λιγότερες λέξεις, θα έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο στους υπαλλήλους σας. Για λιγότερο ενδιαφέροντα επιχειρησιακά μηνύματα, όπως προσκλήσεις ή ανακοινώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έγχρωμο χαρτί για μια αίσθηση διασκέδασης.
