Σημαντική συνάντηση; Προσεχείς κυκλοφορία αίματος; Μπορούν να υπάρχουν πολλοί λόγοι για να στείλετε ένα πειστικό επιχειρησιακό σημείωμα. Κάθε κατανεμημένο υπόμνημα πρέπει να είναι σωστά γραμμένο επειδή αντιπροσωπεύει εσάς και το τμήμα σας. Και, φυσικά, θέλετε να πείσετε τους ανθρώπους να παρακολουθήσουν, να υπογράψουν, να δώσουν ή οτιδήποτε τους ζητάτε να κάνουν. Ακολουθώντας κάποιες οδηγίες κατά τη σύνταξη πειστικών σημείων μπορείτε να λάβετε τα αποτελέσματα που θέλετε.
Προσδιορίστε το κοινό σας
Κατανοήστε τον αναγνώστη ή το κοινό-στόχο. Ένα σημείωμα στην ομάδα σας είναι πιθανό να είναι διαφορετικό σε τόνο από ένα σημείωμα στο διοικητικό συμβούλιο. Ενώ είναι πάντα επαγγελματική φύση, ορισμένα σημειώματα πρέπει να είναι πιο επίσημα στην ομιλία. Άλλοι παράγοντες, όπως η ηλικία, το φύλο και το μορφωτικό επίπεδο, μπορούν επίσης να διαδραματίσουν ένα ρόλο στη συγγραφή ενός πειστικού σημειώματος.
Δηλώστε το θέμα σας
Μπορεί να ακούγεται ανόητο, επειδή σκέφτεστε φυσικά ότι ξέρετε τι θα είναι το σημείωμά σας. Αλλά, γράφοντας ένα σαφές θέμα για την επιστολή σας, σας βοηθά να εστιάσετε ακριβώς στο τι θέλετε να συμβεί. Το να το αναφέρετε συνοπτικά σας βοηθά να φτάσετε στο σημείο χωρίς υπερβολικά πρόσθετα σχόλια. Δηλώνοντας το θέμα είναι μόνο για την αναφορά σας κατά τη σύνταξη. Δεν ανακοινώνετε το θέμα σας στους αναγνώστες. Για παράδειγμα, το θέμα σας θα μπορούσε να είναι "να υποστηρίξει την κυκλοφορία αίματος την επόμενη Τρίτη".
Περιγράψτε το Σημείωμα
Ωχ, αυτή είναι η μισητή λέξη από την έβδομη τάξη στο γυμνάσιο, "περίγραμμα". Χαλαρώστε. Αυτό είναι μόνο ένα άτυπος το περίγραμμα του ποιος είναι ο αναγνώστης, τι θέλετε να κάνει και γιατί πρέπει να το κάνει. Κανείς δεν θα το δει αυτό αλλά εσείς. κανένας γραμματέας δεν θα κρέμεται πάνω από τον ώμο σας ούτε θα παίρνει ένα κόκκινο στυλό σε αυτό γιατί δεν έχετε πάντα ένα σημείο Β για να πάτε με το σημείο Α. Αυτό το περίγραμμα σας βοηθά να παραγγείλετε τις σκέψεις σας. Το περίγραμμα σας θα μπορούσε να είναι μόνο σημεία με κουκκίδες με τη σειρά:
- Υποστηρίξτε την κυκλοφορία αίματος την επόμενη Τρίτη.
- Οι αιμοδοξίες σώζουν ζωές.
- Όλοι οι τύποι αίματος είναι απαραίτητοι.
- Κλείνω ραντεβού.
Προσθέστε σημειώσεις στο περίγραμμα όπου οι λεπτομέρειες έχουν νόημα:
- Υποστηρίξτε την κυκλοφορία αίματος την επόμενη Τρίτη, 25 Σεπτεμβρίου, 8 π.μ. - μεσημέρι
- Οι αιμοδοξίες σώζουν ζωές.
- Όλοι οι τύποι αίματος είναι απαραίτητοι.
- Κάντε μια συνάντηση, ώστε να μην χρειαστεί να περιμένετε. Κλήση ____
Κρατήστε το Σύντομο και Εστιασμένο
Αρχίστε να γράφετε χρησιμοποιώντας το περίγραμμα και τις σημειώσεις σας. Θυμηθείτε ότι τα σημειώματα είναι σύντομα και εστιασμένα. Περιγράψτε συνοπτικά, αλλά λεπτομερώς, τι θέλετε να κάνει ο αναγνώστης, γιατί, πώς ένα πότε. Αναφέρετε τα οφέλη της ανάληψης δράσης. Το να κάνεις τους ανθρώπους να συμφωνούν με όσα προτείνεις και να κάνεις όπως ζητάς είναι ο απώτερος στόχος ενός πειστικού σημειώματος. Αλλά για να πείσετε τους ανθρώπους ότι αυτό που προτείνετε είναι μια καλή ιδέα, θα πρέπει να δώσετε στους αναγνώστες τους λόγους για τους οποίους πρέπει να συμμορφωθούν. Πείτε στους ανθρώπους τι θα κερδίσει και θα δώσει τα κυριότερα πλεονεκτήματα να κάνετε τι ζητάτε.
Επεξεργασία και επανεγγραφή
Ελέγξτε για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη. Ενώ η ιδέα πίσω από το σημείωμα είναι σημαντική, τα μικρά πράγματα μετράνε επίσης. Ένα σημείωμα θα είναι πιο πειστικό αν είναι καλά γραμμένο και απαλλαγμένο από γραμματικά και τυπογραφικά λάθη. Οι επιχειρηματίες έχουν μεγάλες προσδοκίες. Εάν το σημείωμα είναι πειστικό αλλά έχει εμφανή σφάλματα, αυτά τα λάθη θα μειώσουν την επίδραση και την αποτελεσματικότητα του σημειώματος. Μετά το πρώτο σχέδιο, αφήστε το στην άκρη και επιστρέψτε σε αυτό μέσα σε λίγα λεπτά ή λίγες ώρες, ανάλογα με το χρόνο που έχετε πριν να το στείλετε. Αναδημιουργήστε ξανά το σημείωμα και κάντε οποιεσδήποτε αλλαγές νομίζετε ότι θα το βελτιώσουν.
Για παράδειγμα, αν νομίζετε ότι θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει περισσότερη πειθώ, κάντε μια μικρή έρευνα για συναρπαστικά γεγονότα:
- Υποστηρίξτε την κυκλοφορία αίματος την επόμενη Τρίτη, 25 Σεπτεμβρίου, από τις 8 π.μ. έως το μεσημέρι.
- Οι αιμοδοξίες σώζουν ζωές. Μόνο το παρελθόν έτος, ____ πίνες αίματος χρησιμοποιήθηκαν στο τοπικό μας νοσοκομείο λόγω καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και μεταγγίσεων. Όλα χάρη στους δωρητές αίματος.
- Όλοι οι τύποι αίματος είναι απαραίτητοι.
- Καλέστε ____ να κάνετε μια συνάντηση, ώστε να μην χρειαστεί να περιμένετε.
Ζητήστε πρώτα την αναφορά
Πριν στείλετε το σημείωμα, λάβετε πληροφορίες από άλλους. Ρωτήστε μερικούς ανθρώπους των οποίων οι απόψεις σας αξίζει να το διαβάσετε πριν το στείλετε έξω. Ρωτήστε εάν θα πεισθούν να αναλάβουν δράση και εάν όχι, γιατί. Ακούστε τυχόν προτάσεις και προσπαθήστε να ενσωματώσετε χρήσιμες ιδέες στο σημείωμα. Ένα πειστικό σημείωμα συνήθως παίρνει μερικά σχέδια πριν είναι αρκετά καλό για να διανεμηθεί.
