Οι συνεδριάσεις των επιτροπών διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη λειτουργία τόσο των μη κερδοσκοπικών όσο και των κερδοσκοπικών επιχειρήσεων. Ενώ ορισμένες επιτροπές λειτουργούν σε άτυπη βάση, ενώ τα μέλη συνεδριάζουν όπως απαιτείται για την εκπλήρωση συγκεκριμένων καθηκόντων, άλλες επιτροπές είναι πιο επίσημες. Ορισμένες έχουν νομικές ευθύνες για πράγματα όπως οικονομικοί έλεγχοι, επιλογή εκτελεστικών στελεχών, προσφορές μετοχών, εγκρίσεις μελών και εποπτεία της ασφάλειας. Αυτές οι επιτροπές είναι πιο πιθανό να υιοθετήσουν μια επίσημη δομή των συνεδριάσεων χρησιμοποιώντας τέτοια πρωτόκολλα όπως ο Κανόνες Διαταγής του Ρόμπερτ ή παρόμοιοι κανόνες.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ημερήσια διάταξη
-
Λεπτά
Προετοιμάστε και στείλτε γραπτή ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν από τη συνεδρίαση της επιτροπής. Όλοι στην επιτροπή χρειάζονται χρόνο για να αναθεωρήσουν την ημερήσια διάταξη και να προετοιμαστούν για τα θέματα που θα συζητηθούν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
Καλέστε τη σύσκεψη για να παραγγείλετε εγκαίρως. Αυτό γίνεται συνήθως από τον πρόεδρο της επιτροπής. Ο γραμματέας θα λάβει υπόψη του όλους όσους είναι παρόντες στη συνάντηση, ενώ λαμβάνουν πρακτικά. Η κλήση της συνάντησης σε τάξη έγκαιρα ενθαρρύνει τους ανθρώπους να εμφανιστούν εγκαίρως και επιδεικνύει σεβασμό σε όλα τα μέλη της επιτροπής και στον χρόνο τους.
Διανέμουν αντίγραφα της ημερήσιας διάταξης και τυχόν αναφορές που θα παρουσιαστούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Εάν η επιτροπή συνεδριάζει σε συνεχή βάση, διανέμουν αντίγραφα των πρακτικών της προηγούμενης συνεδρίασης. Να δοθεί χρόνος στα μέλη των επιτροπών να επανεξετάσουν τα πρακτικά, την ημερήσια διάταξη και άλλες εκθέσεις. Ρωτήστε αν υπάρχουν σχόλια σχετικά με τα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησης και στη συνέχεια να ρωτήσετε αν υπάρχει κίνηση και μια δεύτερη για να δεχτείτε τα πρακτικά.
Ακολουθήστε τη σειρά της ημερήσιας διάταξης για να καλύψετε κάθε θέμα κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Επιτρέψτε να γίνουν προτάσεις που σχετίζονται με το θέμα της ημερήσιας διάταξης που συζητείται. Αναγνωρίστε κάθε μέλος που επιθυμεί να μιλήσει σε μια κίνηση. Επιτρέψτε σε ένα άτομο να μιλήσει κάθε φορά και να δώσει σε κάθε άτομο την ευκαιρία να ακουστεί, αν είναι εφικτό. Ζητήστε την ψηφοφορία σχετικά με την κίνηση όταν ολοκληρωθεί η συζήτηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα μέλη θα προτείνουν τροπολογίες και ο πρόεδρος της επιτροπής θα ζητήσει ψηφοφορία για τις τροπολογίες πριν από την πρόταση.
Τερματίστε τη συνεδρίαση όταν ολοκληρωθεί η ημερήσια διάταξη ή όταν έρθει το προγραμματισμένο τέλος της ώρας της σύσκεψης. Ο πρόεδρος της επιτροπής μπορεί να διακόψει τη συνεδρίαση χωρίς πρόταση, δεύτερη ή ψηφοφορία. Ο γραμματέας καταγράφει τυχόν ελλιπή δουλειά ώστε να μπορεί να τεθεί στην ημερήσια διάταξη της επόμενης συνεδρίασης.
Συμβουλές
-
Οι περισσότερες επίσημες συνεδριάσεις των επιτροπών απαιτούν την ύπαρξη απαρτίας των μελών για να είναι έγκυρες. Τα καταστατικά της οργάνωσης θα καθορίσουν πώς επιτυγχάνεται απαρτία. Συνήθως είναι τουλάχιστον το ήμισυ των μελών.
