Οι συνεδριάσεις προϋπολογισμού είναι σημαντικές τόσο για τις μικρότερες επιχειρήσεις όσο και για τις μεγάλες επιχειρήσεις. Αυτές οι συναντήσεις συζητούν τον τρόπο λειτουργίας του προϋπολογισμού και τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν στον προϋπολογισμό για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Οι συναντήσεις έχουν επίσης στόχο να σχεδιάσουν τον προϋπολογισμό ώστε να καταστήσουν πιο ελκυστική τη χρηματοοικονομική κατάσταση της επιχείρησης για τους επενδυτές και τους μετόχους, για παράδειγμα. Ακολουθήστε τους βασικούς κανόνες συνάντησης προϋπολογισμού για να πραγματοποιήσετε τις συζητήσεις και να εκπληρώσετε τους στόχους της συνεδρίασης του προϋπολογισμού.
Επιλέξτε Υποψήφιοι
Εάν η επιχείρηση είναι μεγάλη ή μικρή, μόνο ορισμένοι εργαζόμενοι στην επιχείρηση θα πρέπει να παρευρεθούν στη συνεδρίαση του προϋπολογισμού. Δεδομένου ότι ο προϋπολογισμός θα συζητηθεί λεπτομερώς, τα περισσότερα στελέχη δεν θεωρούν ότι ο προϋπολογισμός είναι σημαντικός για τους εργαζομένους σε επίπεδο εισόδου ή για τους εργαζόμενους που δεν εργάζονται άμεσα με τον προϋπολογισμό. Επιλέξτε συναντήσεις υποψηφίων όπως τα στελέχη, ο διευθύνων σύμβουλος, οι λογιστές και οι οικονομικοί αναλυτές, εάν αυτοί οι ρόλοι είναι παρόντες στην επιχείρηση.
Ανατρέξτε στις Οδηγίες Συνάντησης
Πριν ξεκινήσει η σύσκεψη, οι κατευθυντήριες γραμμές ή οι κανόνες σύσκεψης πρέπει να επανεξεταστούν. Αυτά θα διαφέρουν από κάθε εταιρεία και κάθε συνεδρίαση του προϋπολογισμού, αλλά μπορεί να μην περιλαμβάνουν διακοπή όταν κάποιος μιλά και ακολουθεί την ημερήσια διάταξη του προϋπολογισμού. Οι κατευθυντήριες γραμμές καθορίζονται και θα πρέπει να αναθεωρηθούν με μοναδικό σκοπό τη διενέργεια διαρθρωμένης συνάντησης προϋπολογισμού, όπου αντιμετωπίζονται τα ζητήματα και επιλύονται οι συγκρούσεις.
Ακολουθήστε μια ατζέντα
Πρέπει να καταρτιστεί μια ημερήσια διάταξη πριν τη συνεδρίαση του προϋπολογισμού. Η ημερήσια διάταξη θα περιγράφει τα θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν στη συνεδρίαση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αναδιάρθρωση του προϋπολογισμού, περικοπές του προϋπολογισμού ή αύξηση του εισοδήματος του προϋπολογισμού, για παράδειγμα. Η ημερήσια διάταξη επιτρέπει στους υποψηφίους να μιλούν για τα τρέχοντα θέματα που βρίσκονται στη διάθεσή σας, αντί να συζητούν άσχετες πληροφορίες, είτε αφορούν τον προϋπολογισμό είτε άλλες πληροφορίες για την εταιρεία.
Ακούστε την είσοδο
Παρόλο που τα στελέχη μπορεί να έχουν τη λέξη για το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης του προϋπολογισμού καθώς τα ζητήματα της ημερήσιας διάταξης αντιμετωπίζονται, ο λόγος πρέπει να είναι ανοικτός για τους άλλους υπαλλήλους που παρίστανται στη συνεδρίαση. Μερικές φορές μια νέα προοπτική για μια κατάσταση μπορεί να λύσει μερικά από τα πρωταρχικά ζητήματα που βρίσκονται στο χέρι. Ζητήστε να συζητήσετε αυτές τις εισόδους ή συζητήσεις στο τέλος της συνάντησης, όταν έχουν υποβληθεί όλες οι πληροφορίες στους υποψηφίους.
Ορίστε νέους στόχους
Ένας κανόνας που θα πρέπει να υπάρχει σε κάθε συνεδρίαση του προϋπολογισμού είναι ο καθορισμός νέων στόχων, μόλις αντιμετωπιστούν όλα τα θέματα. Η απλή αναγνώριση ότι υπάρχουν προβλήματα στον προϋπολογισμό δεν βοηθά την επιχείρηση να προχωρήσει. Οι οικονομικοί στόχοι βοηθούν την επιχείρηση να μετακινηθεί από έναν μη λειτουργικό προϋπολογισμό σε έναν λειτουργικό, για παράδειγμα. Ορίστε νέους στόχους προϋπολογισμού στο τέλος της συνάντησης με εισροές από όλους τους υπαλλήλους που είναι παρόντες.
