Μια επιστολή καταγγελίας χρησιμεύει ως μόνιμη καταγραφή του μήνυμά σας με ένα άτομο ή μια οργάνωση. Ένα καλά γραπτό γράμμα αναφέρει σαφώς το πρόβλημα που αντιμετωπίσατε με ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία και την αναμενόμενη ανάλυση. Όταν γράφετε την επιστολή σας, υιοθετήστε έναν ήρεμο και επαγγελματικό τόνο. Αποφύγετε οποιεσδήποτε απειλές, ανυποχώρητα τραγούδια, σαρκασμό ή ακατάλληλη γλώσσα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, γράφετε μια επιστολή σε ένα άτομο που δεν ήταν υπεύθυνο για το πρόβλημά σας, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει στην επίλυσή του.
Απευθυνθείτε στην επιστολή σας σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Μην χρησιμοποιείτε το "Αγαπητέ Κύριε" ή "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί". Τηλεφωνήστε στο τηλεφωνικό κέντρο της εταιρείας και ζητήστε το όνομα και τον τίτλο του κατάλληλου διαχειριστή. Επιβεβαιώστε τη σωστή ορθογραφία του ονόματός της. Εάν δεν μπορείτε να αναγνωρίσετε ένα όνομα, χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο τίτλο όπως "Διαχειριστής εξυπηρέτησης πελατών".
Χρησιμοποιήστε το στυλό και το χαρτί ή την έκδοση πρόχειρου προγράμματος επεξεργασίας κειμένου για να καταγράψετε όλες τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με το παράπονό σας. Συμπεριλάβετε πληροφορίες όπως το όνομα και την περιγραφή του προϊόντος, τον αριθμό παραγγελίας, το εμπορικό σήμα, τον αριθμό μοντέλου, την τιμή και την ημερομηνία αγοράς. Φωτοτυπήστε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την καταγγελία σας. Ανακτήστε ξανά όλες τις πληροφορίες και βεβαιωθείτε ότι η καταγγελία σας είναι νόμιμη.
Ξεκινήστε την επιστολή σε μια θετική σημείωση. Χρησιμοποιήστε την πρώτη παράγραφο για να συζητήσετε ορισμένες θετικές πτυχές της οργάνωσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε την πίστη σας στο εμπορικό σήμα ή οποιαδήποτε συγκεκριμένη συναλλαγή με το προσωπικό της εταιρείας. Για παράδειγμα, "Στο παρελθόν, έχω απολαύσει την επίσκεψη στο κατάστημά σας. Πολλοί από τους συνεργάτες πωλήσεων με χαιρετούν με το όνομα και βγαίνουν από το δρόμο τους για να εξασφαλίσουν ότι είμαι ικανοποιημένος με τις αγορές μου".
Αναφέρετε τη φύση της καταγγελίας σας στη δεύτερη παράγραφο. Συμπεριλάβετε όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεται ο αναγνώστης για να επεξεργαστεί το παράπονό σας. Για παράδειγμα, "Σύμφωνα με τους όρους της 30ήμερης εγγύησης μου, επιστρέφω την οθόνη που αγόρασα στις 7 Μαρτίου 2011 για 373,89 δολάρια. Μην αποστέλλετε πρωτότυπα αντίγραφα αποδείξεων ή άλλων εγγράφων.
Χρησιμοποιήστε την τρίτη παράγραφο για να δηλώσετε σαφώς τις προσδοκίες σας. Για παράδειγμα, "Δεδομένου ότι η τοστιέρα δεν λειτουργεί όπως υποδεικνύεται από τον κατασκευαστή, περιμένω μια πλήρη και άμεση επιστροφή των 47,83 δολαρίων συν τα ταχυδρομικά τέλη που πλήρωσα για την επιστροφή της φρυγανιέρου και θα περιμένω τέσσερις εβδομάδες για την απάντησή σας. από εσάς, θα επικοινωνήσω με το Γραφείο Καλύτερων Επιχειρήσεων."
Συμβουλές
-
Συμπεριλάβετε το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γράψτε σύντομες παραγράφους και κρατήστε το μήκος του γράμματος σε μία σελίδα. Ζητήστε από έναν αξιόπιστο φίλο ή συγγενή σας να διόρθω την επιστολή σας. Εκτός από τον έλεγχο ορθογραφικών και γραμματικών σφαλμάτων, πρέπει να εξασφαλίσει ότι ο τόνος του γράμματος είναι κατάλληλος.
