Συχνά στις επιχειρήσεις είναι απαραίτητο να στείλετε ένα σημαντικό εμπορικό ανακοινωθέν σε μια ομάδα ανθρώπων, ενημερώνοντάς τους για αλλαγές ή αναθεωρήσεις στις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας. Αν αυτοί οι άνθρωποι ανήκουν σε μια επίσημη ομάδα, υπάρχουν αρκετές επιλογές για την αποστολή επιστολής σε αυτούς.
Αντιμετώπιση ομάδας σε επιστολή
Χρησιμοποιήστε το επίσημο ονοματεπώνυμο για την ομάδα εάν η ομάδα είναι οργανωμένη και αναγνωρισμένη επίσημα με αυτό το όνομα. Αν η ομάδα είναι θυγατέρες της αμερικανικής επανάστασης, για παράδειγμα, είναι απολύτως σωστό να απευθυνθείς στην επιστολή προς την ομάδα χρησιμοποιώντας "Αγαπημένες κόρες της αμερικανικής επανάστασης". Αυτός είναι ο πιο επίσημος τρόπος να αναγνωριστεί η πληροφορία στην επιστολή είναι για αλλά είναι αμφίβολο ότι η ίδια η επιστολή θα μοιραστεί με την ομάδα ως σύνολο, αλλά μάλλον με τα στελέχη και τους διευθυντές της.
Είναι επίσης αποδεκτό να απευθυνθείτε στην ομάδα με τον συλλογικό τίτλο τους, παραλείποντας την ονομασία "Αγαπητέ". Μπορείτε να ξεκινήσετε μια επιστολή με "Για όλους τους διαχειριστές λογαριασμού" ή "Για νυχτερινές αλλαγές επιτηρητές."
Εάν η ομάδα είναι μια ομάδα στην οποία θα θέλατε να απευθυνθείτε σε ένα άτομο του οποίου ο τίτλος και το όνομα είναι άγνωστοι, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε το χαιρετισμό "Όποιος ενδιαφέρει." Αν και αυτή η φράση υποθέτει ότι προορίζεται για ένα άτομο, είναι κατάλληλη για χρήση σε μια ομάδα. Αυτός ο χαιρετισμός, ενώ είναι σωστός και κατάλληλος, στερείται της εξουσίας που προέρχεται από την αντιμετώπιση μιας σημαντικής επιστολής με το όνομα και τον τίτλο του σωστού ατόμου επαφής.
Χρησιμοποιήστε έναν απλό ορισμό, όπως "Διανομή", ή ακόμα και "Δείτε τη διανομή", στο πεδίο "Προς" ενός εμπορικού μνημονίου, ειδικά εάν το γράμμα είναι εσωτερικό. Τα ονόματα όλων των ατόμων που περιλαμβάνονται στον κατάλογο διανομής θα πρέπει να γνωστοποιούνται πλήρως στην επιστολή, συνήθως ως μέρος του τμήματος υποσέλιδου. Ο κατάλογος αυτός μπορεί να οργανωθεί αλφαβητικά ή με ιεραρχία οργάνων με τα ονόματα των ανώτερων στελεχών που αναφέρονται πρώτα στην τάξη και ακολουθεί αλφαβητική λίστα όλων των υφισταμένων.
Αναφέρατε τα ονόματα, τους τίτλους και τις διευθύνσεις όλων των ενδιαφερομένων, εάν η ομάδα είναι μικρή και δεν συνδέεται με την ένωση με μία μόνο εταιρεία. Αυτή η μέθοδος είναι μια ευκολία για τους αποδέκτες της επιστολής, οι οποίοι διαθέτουν ένα εύχρηστο οδηγό αναφοράς σε όλα τα μέρη σε ένα ενιαίο ανακοινωθέν.
