Πώς να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων για λογαριασμούς ξενοδοχείων. Ανεξάρτητα από όλα τα είδη των ιδιοκτησιακών λογισμικού φιλοξενίας που πωλούνται, υπάρχει ακόμα μια επιλογή που πρέπει να γίνουν σχετικά με το πώς να διαχειριστείτε τους λογαριασμούς ξενοδοχείων και τι είδους βάση δεδομένων θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Ο τύπος του ξενοδοχείου, το μέγεθος της αλυσίδας ξενοδοχείων και ο προϋπολογισμός είναι παράγοντες που αποφασίζουν πώς να αποθηκεύουν πληροφορίες για τους πελάτες.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό βάσης δεδομένων (MS Access ή ιδιόκτητο)
-
Σταθμοί εργασίας
-
Εκπαιδευμένο προσωπικό υπολογιστών
Αναλύστε τις ανάγκες του συγκεκριμένου ξενοδοχείου. Η ασφάλεια μπορεί να είναι μια ανησυχία, καθώς και το ποσό των πληροφοριών που απαιτούνται για την εξυπηρέτηση των πελατών. Οι επιχειρήσεις υψηλής τεχνολογίας μπορούν να χρησιμοποιήσουν λεπτομερείς πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων για να προβλέψουν και να καλύψουν τις ανάγκες ενός μεμονωμένου πελάτη.
Συμπεριλάβετε τους γενικούς πίνακες για το επώνυμο, τη διεύθυνση και το τηλέφωνο και τους αποθηκευμένους αριθμούς πιστωτικών καρτών. Συμπεριλάβετε οτιδήποτε θα βοηθήσει στο σχεδιασμό του τρόπου με τον οποίο ένας πελάτης χρησιμοποιεί το ξενοδοχείο, από πληροφορίες αυτοκινήτου έως περιορισμένη κινητικότητα.
Προσθέστε συνδέσιμα τραπέζια για ιστορικό παραμονής. Οι πίνακες ιστορικού παραμονής πρέπει να δημιουργηθούν έτσι ώστε να μπορούν να ερωτηθούν για να εκτελούνται αναφορές σχετικά με το πότε θα πληρωθούν τα δωμάτια και πότε θα υπάρχουν πολλές κενές θέσεις.
Διατηρήστε τις πληροφορίες επικοινωνίας τρέχουσες. Οι επαφές εμφανίζονται ως ευγενική προσφορά στα check-in της ρεσεψιόν για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να φτάσετε σε έναν πελάτη, εάν είναι απαραίτητο.
Συνδυάστε ένα συνδεδεμένο καθημερινό κατάλογο λογαριασμών που το προσωπικό της ρεσεψιόν μπορεί να χρησιμοποιήσει για να καταγράψει τα μετρητά και τα ποσά της πίστωσης που εισπράττονται και τα δωμάτια που συμπληρώνονται για μια τρέχουσα ημέρα / Αυτές οι αναφορές είναι απαραίτητες για έναν νυχτερινό έλεγχο.
Συμβουλές
-
Επωφεληθείτε από το ειδικό για την αλυσίδα λογισμικό. Πάντα να ελέγχετε πρώτα αν η εταιρική ή προηγούμενη διαχείριση έχει λογισμικό που θα λειτουργήσει και αν κάποιος μπορεί να σας πει πώς χρησιμοποιείται. Η λογιστική του ξενοδοχείου είναι μια πρακτική που δοκιμάζεται με την πάροδο του χρόνου. Ξεκινώντας φρέσκο μπορεί να είναι δύσκολη. Ένας ημερήσιος λογαριασμός λογαριασμών μπορεί να γίνει στο MS Excel και μπορεί να συνδεθεί με τη βάση δεδομένων σας. Το προσωπικό της ρεσεψιόν θα πρέπει να είναι σε θέση να καλύψει τις διάφορες λειτουργίες του Excel χωρίς πολύ κόπο και δεν χρειάζεται να πλοηγηθεί στη βάση δεδομένων για να το κάνει.
