Μια βάση δεδομένων εκκλησιών θα παρέχει βασικές πληροφορίες για κάθε μέλος της εκκλησίας σας με ένα κλικ του ποντικιού του υπολογιστή. Πηγαίνουν οι ημέρες των βιβλίων βιβλίο διευθύνσεων, με τις γραμματικές γρατζουνιές κοτόπουλο και cross-outs ως οικογένειες εξελίσσονται και να μετεγκατασταθούν. Με μια βάση δεδομένων, όλα μένουν οργανωμένα και τρέχοντα, επιτρέποντάς σας να μοιράζεστε πληροφορίες επικοινωνίας μέσα σε μια οικογένεια εκκλησιών.
Συλλέξτε τα στοιχεία επικοινωνίας όλων όσων παρακολουθούν την εκκλησία σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό περνώντας ένα έντυπο για τους συναδέλφους για να συμπληρώσετε μια υπηρεσία ή χρησιμοποιώντας ένα email listserv, είτε επιτρέποντας μια απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε συνδέοντας σε έναν ιστότοπο ηλεκτρονικής φόρμας όπως το SurveyMonkey.com.
Για κάθε οικογένεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε τα γενέθλια, την ημερομηνία επετείου και τις σχετικές πληροφορίες για κάθε παιδί, όπως η ηλικία και τα ειδικά συμφέροντα.
Κοινοποιήστε το σκοπό της βάσης δεδομένων της εκκλησίας σε κάθε άτομο. Ζητήστε από τους ανθρώπους την άδεια πριν τους συμπεριλάβετε σε ένα δημόσιο αρχείο και εάν δεν επιθυμούν να μοιραστούν τις πληροφορίες τους, είτε να κάνουν το δικό τους αρχείο "ιδιωτικό" είτε να τους αφήσουν μη εισηγμένους.
Ξεκινήστε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Η πρώτη στήλη πρέπει να είναι για τα ονόματα των μελών της οικογένειας, ακολουθούμενη από μια δεύτερη στήλη για τη διεύθυνση κατοικίας. Η τρίτη στήλη πρέπει να περιλαμβάνει έναν αριθμό τηλεφώνου, μια τέταρτη στήλη θα πρέπει να έχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μια τελική στήλη μπορεί να περιλαμβάνει τυχόν σημειώσεις ή ανησυχίες που πρέπει να γνωρίζει το ποιμαντικό προσωπικό.
Μπορείτε επίσης να το δημιουργήσετε σε Microsoft Word, Open Office ή σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα εκτυπώσιμο, αλλά ηλεκτρονικά χρήσιμο, αρχείο που μπορεί να αποθηκευτεί στον υπολογιστή ή να αποθηκευτεί σε ένα δίσκο.
Αποθηκεύστε το αρχείο μετά την εισαγωγή όλων των πληροφοριών. Αυτή η βάση δεδομένων πρέπει να διατηρείται κάπου όπου είναι εύκολα προσβάσιμη σε όσους την χρησιμοποιούν τακτικά (όπως το εκκλησιαστικό προσωπικό) αλλά όχι σε όσους δεν χρειάζονται τις πληροφορίες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να το τοποθετήσετε σε έναν κοινόχρηστο σκληρό δίσκο ή να τον προστατεύσετε από τον κωδικό πρόσβασης για να αποφύγετε τους snoopers.
Σκεφθείτε να αγοράσετε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων σχεδιασμένο για εκκλησίες, όπως το Servant Keeper. Το υπολογιστικό φύλλο του Excel σε αυτή την περίπτωση θα ήταν απλώς ένα σχέδιο. Καταχωρίστε ξανά τις τελικές, οργανωμένες πληροφορίες σας στα καθορισμένα πεδία του προγράμματος βάσης δεδομένων. Αποθηκεύστε την εργασία σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστής με πρόσβαση στο Διαδίκτυο
-
Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους συγκεντρωμένους που επιθυμούν να συμπεριληφθούν
-
Γραμματέας ή εθελοντής για την εισαγωγή δεδομένων
-
Πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel
-
Λογισμικό βάσης δεδομένων (προαιρετικό)
Συμβουλές
-
Διατηρήστε εμπιστευτικές πληροφορίες εμπιστευτικές. Σεβαστείτε το απόρρητο της εκκλησίας σας. Διπλά ελέγξτε την ακρίβεια της ορθογραφίας των ονομάτων και των ψηφίων των αριθμών τηλεφώνου.
Προειδοποίηση
Εάν έχετε κάποιο πρόβλημα με το λογισμικό βάσης δεδομένων ή πιστεύετε ότι είναι σπασμένο, μην προσπαθήσετε να το διορθώσετε. Μπορείτε να εξαλείψετε πολύτιμα αρχεία. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε τον αριθμό εξυπηρέτησης πελατών που παρέχεται με το λογισμικό.
