Μια εταιρεία που πωλεί προϊόντα ή χρειάζεται τακτικά προμήθειες πρέπει να διαθέτει μονάδα αγορών ή σημείο επαφής. Ο υπεύθυνος αυτής της διαδικασίας ονομάζεται πράκτορας αγορών. Πριν από την παραγγελία αποθέματος για μια επιχείρηση, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τα βασικά της διαδικασίας παραγγελίας και αγοράς.
Εκτίμηση
Ένα από τα πρώτα βήματα της διαδικασίας παραγγελίας και αγοράς των αποθεμάτων είναι η αξιολόγηση των στοιχείων που μπορεί να αγοράσει η εταιρεία. Ένας συνετός αγοραστής ανησυχεί για την ποιότητα όταν πρόκειται για τις απογραφές. Είναι υπεύθυνος για να βεβαιωθεί ότι η εταιρεία δεν λαμβάνει ένα κακώς κατασκευασμένο προϊόν ή μια λάθος πρώτη ύλη. Έτσι, οι αγοραστές συνήθως παραγγέλλουν δείγματα υλικών, προϊόντων και προμηθειών για να εξασφαλίσουν ότι πληρούν τα ποιοτικά πρότυπα της εταιρείας.
Δημιουργία συμφωνίας
Μόλις ο αντιπρόσωπος αγορών αποφασίσει σχετικά με έναν πάροχο και τα απαραίτητα προϊόντα, το επόμενο βήμα είναι να διαπραγματευτεί μια συμφωνία πώλησης. Στη σύμβαση πώλησης, ο αγοραστής και ο διανομέας συμφωνούν για μια έκπτωση τιμής για τα στοιχεία αποθέματος και τους όρους πληρωμής. Για παράδειγμα, το "net 30" σημαίνει ότι η πληρωμή οφείλεται 30 ημέρες μετά την ημερομηνία του τιμολογίου. Η συμφωνία περιλαμβάνει επίσης τους όρους και τους κανόνες επιστροφής, ανταλλαγής και πληρωμής για τα έξοδα μεταφοράς.
Υποβολή παραγγελίας αγοράς
Το επόμενο βήμα είναι ο αγοραστής να στείλει στον διανομέα, τον χονδρέμπορο ή τον κατασκευαστή μια εντολή αγοράς. Η εντολή αγοράς είναι δέσμευση αγοράς αντικειμένων, εφόσον παραδίδει ο παραλήπτης. Η εντολή αγοράς περιγράφει τα ακριβή στοιχεία που επιθυμεί ο αγοραστής για απογραφή και τη διεύθυνση αποστολής. Περιλαμβάνει επίσης τον αριθμό παραγγελίας, τον αριθμό λογαριασμού (που έχει οριστεί από τον διανομέα ή τον κατασκευαστή) και μια περίληψη των όρων που συμφωνήθηκαν από τα δύο μέρη.
Πληρωμή τιμολογίου
Η εταιρεία διανομής λαμβάνει και επεξεργάζεται την εντολή αγοράς του αγοραστή. Μετά την αποστολή των αντικειμένων στον αγοραστή, ο διανομέας εκδίδει τότε τιμολόγιο για να ζητήσει πληρωμή. Το τιμολόγιο περιέχει τον αριθμό της παραγγελίας, τον αριθμό του λογαριασμού, τη διεύθυνση του αγοραστή, την περιγραφή των αντικειμένων που αποστέλλονται και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Στο τιμολόγιο αναφέρεται επίσης η ημερομηνία έκδοσης και οι όροι (όπως το καθαρό ποσό 30, που οφείλεται εντός 30 ημερών), έτσι ώστε ο αγοραστής να μπορεί να υποβάλει την πληρωμή έγκαιρα.
