Όταν τρέχετε ή διαχειρίζεστε μια εταιρεία που εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αγορά προμηθειών ή πρώτων υλών, πρέπει να εξοικειωθείτε με τη διαδικασία αγοράς. Η διαδικασία αγοράς περιλαμβάνει ορισμένα βήματα που εξασφαλίζουν ότι έχετε τα σωστά αντικείμενα όταν τα χρειάζεστε. Σχεδιάστε μπροστά, έτσι ώστε η διαδικασία παραγγελίας σας να τρέχει ομαλά.
Προκαταρκτικές αποφάσεις
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία αγοράς είναι να καθορίσετε τι χρειάζεστε, καθώς και τη συχνότητα με την οποία θα χρειαστείτε τα στοιχεία για την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να παραγγείλετε αναλώσιμα γραφείου, αποφασίστε εάν θέλετε να κάνετε νέα παραγγελία κάθε εβδομάδα, κάθε μήνα ή μόλις φτάσετε σε κάποιο επίπεδο αποθέματος. Πρέπει επίσης να καθορίσετε πόσα χρήματα μπορείτε να ξοδέψετε για τα αντικείμενα που χρειάζεστε για να μπορείτε να διαπραγματευτείτε τιμές με προμηθευτές.
Επικοινωνήστε με τους προμηθευτές
Μόλις ξέρετε τι χρειάζεστε, τότε πρέπει να επικοινωνήσετε με τους προμηθευτές που μπορούν να σας παράσχουν ό, τι χρειάζεστε. Καλέστε μια ποικιλία προμηθευτών για να ζητήσετε έναν κατάλογο ή ένα φύλλο τιμολογίων που να αναφέρει τα διάφορα στοιχεία της λίστας σας. Διαπραγματευτείτε μια συμφωνία προμηθευτή με κάθε εταιρεία που θέλετε να παραγγείλετε από το να προσδιορίσετε τους ακριβείς όρους της συμφωνίας. Οι όροι περιλαμβάνουν το ποιος θα πληρώσει για τη ναυτιλία, το πρόγραμμα έκπτωσης ή το κόστος ανά στοιχείο και τον αριθμό των ημερών που μπορείτε να περιμένετε για την πληρωμή της παραγγελίας (συνήθως 30 ή περισσότερες ημέρες).
Υποβολή παραγγελίας αγοράς
Μόλις ξέρετε τι θέλετε να αγοράσετε, το επόμενο βήμα είναι η υποβολή της παραγγελίας σας στον προμηθευτή. Μια εντολή αγοράς είναι μια φόρμα που αναφέρει τις πληροφορίες της επιχείρησής σας καθώς και εκείνη του προμηθευτή μαζί με έναν πλήρη αναλυτικό κατάλογο των αντικειμένων που θέλετε να παραγγείλετε. Μπορείτε να στείλετε την παραγγελία σας μέσω του ταχυδρομείου, μέσω φαξ ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Υποβολή πληρωμής
Αφού λάβετε την παραγγελία σας από τον προμηθευτή, πρέπει να εκπληρώσετε την πλευρά της συμφωνίας αγοράς. Ο προμηθευτής σας αποστέλλει τιμολόγιο που αναγράφει το συνολικό οφειλόμενο ποσό, το οποίο αναφέρει την ημερομηνία λήξης της πληρωμής σύμφωνα με την αρχική σας σύμβαση. Στείλτε την πληρωμή σας στον προμηθευτή εντός της προθεσμίας που καθορίζεται στη συμφωνία σας μέσω επιταγής ή πιστωτικής κάρτας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαληθεύσει ότι έχετε παραλάβει όλα τα παραγγελθέντα αντικείμενα πριν καταβάλετε το τιμολόγιο.
