Σε πολλούς χώρους εργασίας, τα μνημόνια χρησιμεύουν ως βολικό και αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας. Αν απαντήσετε σε ερωτήσεις σε ένα μνημόνιο, αντί για επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο, μπορείτε να αυξήσετε τόσο τον αριθμό των εργαζομένων που φτάνει η απάντησή σας όσο και να δώσετε στους εργαζόμενους ένα φυσικό ή ηλεκτρονικό έγγραφο για αναφορά αργότερα αν ξεχάσουν την απάντηση που δώσατε. Για να διασφαλίσετε ότι το σημείωμα σας είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικό, διαμορφώστε σωστά την επικοινωνία σας και συντάξτε το με προσοχή στο κοινό σας.
Δημιουργήστε μια επικεφαλίδα σημείωσης. Συμπεριλάβετε την "Ημερομηνία:" που ακολουθείται από την πλήρη ημερομηνία κατά την οποία στέλνετε το σημείωμά σας, "Προς:" με μια εξήγηση για το ποιον στέλνετε το μνημόνιο στο "Από:" με το όνομά σας και το "Θέμα: συνοπτική περιγραφή του θέματος. Εάν προετοιμάσετε το μνημόνιο σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτή η επικεφαλίδα πιθανόν να είναι ήδη διαθέσιμη για εσάς. Εάν πληκτρολογείτε τη σημείωσή σας, τοποθετήστε όλες αυτές τις πληροφορίες στο επάνω μέρος της σημείωσης, ευθυγραμμισμένες στα αριστερά.
Τοποθετήστε την ερώτηση στη γραμμή θέματος. Εάν η ερώτηση στην οποία απευθυνθείτε ήταν υπερβολικά μεγάλη, συμπυκνώστε τη με τη σύντομη φράση δύο ή τριών ουσιαστικών λέξεων. Αν σχεδιάζετε να απαντήσετε σε περισσότερες από μία ερωτήσεις στο μνημόνιο σας, παραθέστε το θέμα των ερωτήσεων, ακολουθούμενο από το "Q & A" για να ειδοποιήσετε τους υπαλλήλους για τα περιεχόμενα του σημειώματος. Τοποθετώντας αυτή την ερώτηση ή τη βαθμολογία Ε & Α στη γραμμή θέματος, διευκολύνετε τους υπαλλήλους να βρουν το σημείωμα αν χρειάζεται να το αναφέρουν αργότερα.
Απαντήστε στην ερώτηση ή τις ερωτήσεις συνοπτικά αλλά σαφώς. Οι εργαζόμενοι θέλουν τις απαντήσεις στα ερωτήματά τους, και όχι τις περιπλοκές. Διατηρώντας την απάντησή σας σαφή και σύντομη, μπορείτε να αυξήσετε την πιθανότητα οι αναγνώστες να κατανοήσουν την απάντηση και να ανταποκριθούν αποτελεσματικά σε αυτήν.
Ενημερώστε τους υπαλλήλους τους οποίους θα πρέπει να επικοινωνήσουν εάν χρειάζονται πρόσθετες πληροφορίες. Εάν θέλετε να καθαρίσετε οποιεσδήποτε σύγχυση σχετικά με τις ερωτήσεις οι ίδιοι, ζητήστε τους να σας μιλήσουν. Αν υπάρχει άλλο τμήμα στην επιχείρησή σας που θα ήταν πιο κατάλληλο για να απαντήσει σε ερωτήσεις σχετικά με το θέμα, πείτε στους υπαλλήλους σας να αναφερθούν σε ένα συγκεκριμένο άτομο σε αυτό το τμήμα και να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού του ατόμου.
