Όταν προηγούμενες συνομιλίες με έναν καλά εκπαιδευμένο υπάλληλο - αυτός που ξέρει τι αναμένεται και δεν έχει εμπόδια που τον εμποδίζουν να εκτελέσει τις εργασιακές του ευθύνες - δεν έχουν οδηγήσει στην επιθυμητή συμπεριφορά ή απόδοση εργασίας, μια προφορική προειδοποίηση είναι το επόμενο λογικό βήμα. Μια προφορική προειδοποίηση είναι μια μορφή πειθαρχικής ενέργειας που εκδίδεται με την επικοινωνία των προσδοκιών σας με προειδοποίηση σε έναν υπάλληλο και προειδοποιώντας τον ότι θα προβείτε σε περαιτέρω πειθαρχικές ενέργειες εάν η απόδοσή του δεν βελτιωθεί.
Συνεργαστείτε με κάποιον στο τμήμα ανθρωπίνων πόρων του γραφείου σας ή μιλήστε με τον άμεσο προϊστάμενό σας για να μάθετε τη σωστή διαδικασία για την έκδοση προφορικής προειδοποίησης. Για παράδειγμα, παρόλο που θα μιλήσετε στον υπάλληλο, θα πρέπει ακόμα να τεκμηριώσετε εγγράφως την προειδοποίηση, ώστε να υπάρχει μια εγγραφή.
Ελέγξτε τις σημειώσεις που ενδεχομένως έχετε κάνει στο παρελθόν σχετικά με τις συνομιλίες με τον υπάλληλο σχετικά με τα ίδια θέματα που σας οδήγησαν να αποφασίσετε να εκτελέσετε μια προφορική προειδοποίηση. Συγκεντρώστε τα γεγονότα της κατάστασης πριν αντιμετωπίσετε τον υπάλληλο, ώστε ο σκοπός και η προειδοποίησή σας να είναι ξεκάθαροι. Η γνώση των γεγονότων σας βοηθά επίσης να αντέξετε τη θέση σας αν ο εργαζόμενος προσπαθήσει να διαφωνήσει μαζί σας σχετικά με παρελθόντα γεγονότα. Σημειώστε οτιδήποτε προηγουμένως πρότεινε ότι ο εργαζόμενος πρέπει να κάνει για να βελτιώσει τη συμπεριφορά του ή την απόδοσή του. Σχεδιάστε να συζητήσετε γιατί οι στρατηγικές δεν λειτουργούσαν και γιατί οδήγησαν στην προφορική προειδοποίηση.
Ζητήστε από έναν άλλο επόπτη να καθίσει, καθώς δίνετε την προφορική προειδοποίηση. Έχετε τον υπάλληλο να σας συνοδεύσει σε έναν ιδιωτικό χώρο ή γραφείο όπου ο άλλος επιβλέπων ήδη περιμένει. Αφήστε τον υπάλληλο να γνωρίζει ότι η παρουσία του άλλου επιβλέποντος είναι μάρτυρας της συνομιλίας. Εξηγήστε τα προβλήματα με την επαγγελματική συμπεριφορά ή την απόδοσή του με έναν ευγενικό, επαγγελματικό τρόπο. Πες του πώς μπορεί να διορθώσει το πρόβλημα. Ρωτήστε τον αν κατανοεί το ζήτημα και ζητάει τις ιδέες του για να διορθώσει το πρόβλημα.
Ενημερώστε τον ότι του εκδίδετε μια προφορική προειδοποίηση που γίνεται μέρος του μόνιμου αρχείου εργασίας του. Τον πείτε αν δεν κάνει τα συνιστώμενα βήματα για να διορθώσει το πρόβλημα, μπορεί να οδηγήσει σε περαιτέρω πειθαρχική ενέργεια, μέχρι και την απώλεια της δουλειάς του. Ζητήστε του να επιβεβαιώσει ότι καταλαβαίνει ότι η δουλειά του κινδυνεύει.
Ξεκινήστε τη συζήτηση με μια θετική σημείωση, δώστε τα αρνητικά νέα και ολοκληρώστε σε μια θετική σημείωση. Για παράδειγμα, στο τέλος της συνομιλίας, πείτε του ότι είστε σίγουροι ότι μπορεί να κάνει τις αλλαγές που είναι απαραίτητες για να βελτιώσει τη συμπεριφορά ή την απόδοσή του. Να είστε σταθεροί αλλά ευγενικοί ανά πάσα στιγμή.
Αναγράψτε γραπτώς τις λεπτομέρειες της προφορικής προειδοποίησης για τα αρχεία του υπαλλήλου. Υπογράψτε και δώστε ημερομηνία στο έγγραφο. Ζητήστε από τον επιβλέποντα μάρτυρα να υπογράψει και να χρονολογήσει το έγγραφο. Αυτό το βήμα ολοκληρώνεται αφού ο υπάλληλος εγκαταλείψει το γραφείο, καθώς δεν χρειάζεται ο υπάλληλος να υπογράψει μια προφορική προειδοποίηση, καθώς ο επιβλέπων επόπτης επαληθεύει την προφορική προειδοποίηση μέσω μαρτυρίας και υπογραφής. Εάν έχετε τον υπάλληλο υπογράψει, θα μπορούσε αργότερα να πω ότι δεν έλαβε ποτέ προφορική προειδοποίηση, η οποία θα μπορούσε ενδεχομένως να προκαλέσει νομικά προβλήματα.
Συμβουλές
-
Ακόμη και κατά τις περιστασιακές συνομιλίες με τον υπάλληλο σχετικά με τα θέματα επιδόσεων εργασίας, πάντα να λαμβάνετε σημειώσεις για να αναφερθώ αργότερα.
Βεβαιωθείτε ότι ο υπάλληλος καταλαβαίνει ότι εκδίδετε μια προφορική προειδοποίηση και τις συνέπειές της. Χρησιμοποιήστε τις λέξεις "προφορική προειδοποίηση" και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει ότι η δουλειά του κινδυνεύει αν δεν λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να διορθώσει το πρόβλημα.
Προειδοποίηση
Ακούστε την εξήγηση του υπαλλήλου όταν εκδίδετε την προφορική προειδοποίηση. Μπορείτε να συνειδητοποιήσετε ότι υπάρχει ένα πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί για να βοηθήσει τον υπάλληλο. Κάνε ό, τι μπορείς - μέσα σε λογικό επίπεδο - να βοηθήσεις τον υπάλληλο να βελτιώσει την απόδοσή του.
